Oggi ti racconto un po’ del mio recente viaggio, fatto gli ultimi cinque giorni di Agosto, itinerante tra Francia e Spagna, con marito e figlie di 8 e 5 anni.

L’idea di questo post non è mia, ma delle mie carissime amiche che mi hanno giustamente fatto notare come in tutto quello che faccio metta tutta me stessa. La stessa persona che trovi dietro “My Zen Manager”, quella che quando ti dice che “l’organizzazione rende liberi” ci crede davvero, quella che ciò che pensa, dice e ciò che dice, fa (anche se ciò che fa, non sempre lo racconta).

Racconto poco di me perchè sono timida e riservata, anche se cerco di non darlo a vedere. Così ogni tanto fa bene avere una spinta da chi crede in te e ti butta nella mischia e tu, costretta a uscire dalla zona confortevole e sicura in cui sei, non puoi fare altro che del tuo meglio.

Ora il mio “meglio” è condividere con te le fasi organizzative del mio viaggio in cui ritroverai gli stessi concetti  basilari di altri post.

Infatti ho prima sognato, poi pianificato e infine vissuto questa vacanza con il mio solito approccio “zen”, la mia idea di equilibrio e il metodo che applico sempre per affrontare ogni singolo giorno da un bel po’ di anni a questa parte.

Bene. Dopo questa dichiarazione di intenti ti faccio anche una sfacciata confessione:

“Questo viaggio è frutto di un errore di pianificazione e

un susseguirsi di imprevisti che hanno scombinato tutti i piani.”

Sì, hai letto bene!

Ecco com’è andata e come ci siamo portati a casa, una vacanza semplice, ma stupenda!

 

1. Dal giorno speciale all’idea del viaggio

Devi sapere che eravamo già stati in vacanza a inizio estate, quelle vacanze di sole-mare-spiaggia in totale relax, dove non devi pensare a nulla e lasci volentieri spazio alla noia.

Oddio, proprio annoiata non tanto perchè in quella settimana sono rimasta pienamente operativa con il lavoro e ho anche seguito un corso di formazione on-line (concentrando il tutto in determinate ore della giornata, se eri già iscritta alla mia Newsletter sai di cosa parlo, ricordi?)

Comunque, fatto sta che il capitolo “vacanza” a fine Giugno era concluso e archiviato salvo giusto qualche gita fuori porta qua e là.

Se non che, a un certo punto, io e mio marito realizziamo che il 30 Agosto era il giorno del nostro decimo anniversario di matrimonio! E niente, non ci avevamo fatto caso.. Però che fai? Non festeggi?!

E siccome i viaggi sono una specie di droga di famiglia, quando c’è da festeggiare noi pensiamo subito alla nostra “wish-list” di possibili destinazioni e questa volta eravamo tutti d’accordo su Londra!

Yeah! Si dai facciamoci un week-end londinese.

 

2. Delegare è sempre una buona idea

Fin da subito abbiamo deciso di affidarci, almeno in parte, a un professionista.

Credo tantissimo nel valore della delega. Nessuno può essere esperto in tutto e, siccome organizzare viaggi non è il mio lavoro, sono molto felice di poter ricevere il giusto aiuto da persone competenti e specializzate.

In questo caso abbiamo ideato da soli l’itinerario, ma ci siamo appoggiati a un’agenzia viaggi per la parte per noi più antipatica: cercare e prenotare gli hotel.

Tieni sempre a mente l’opportunità di delegare parte del tuo lavoro quando pensi di non farcela o semplicemente quando sai che c’è qualcuno che può aiutarti a ottenere risultati migliori.

 

3. L’errore di pianificazione e il cambio di programma

Quando ti dai un obiettivo devi valutare tutta una serie di parametri e il tempismo delle azioni è fondamentale.

Certo gli imprevisti non hanno aiutato visto che era un continuo susseguirsi di ritardi e problemi tecnici, ma di fatto abbiamo rimandato troppo le decisioni finché ci siamo ritrovati troppo a ridosso della partenza con i prezzi dei voli alle stelle.

Con quello che avremmo speso con i voli avremmo potuto fare due viaggi al posto di uno, così abbiamo preferito cambiare destinazione.

Gli imprevisti sono stati dei chiari segnali (almeno a noi piace vederli così) che qualcosa di alternativo e bellissimo era in serbo per noi.

Non sempre le cose vanno come le hai programmate, ma sta a te reagire agli imprevisti in modo utile e costruttivo per prendere tutto ciò che di buono ha da offrirti. Quando pianifichi tieni conto degli imprevisti, ma anche di fare ciò che serve al momento opportuno.

 

4. La valutazione delle risorse per definire l’itinerario

Dovevamo escludere l’aereo.

E ora? Che si fa? Dove si va? Una crociera? Un viaggio di gruppo?” No, non sono nella nostra idea di viaggio…

Un po’ tristi, lasciammo l’agenzia e tornammo a casa con la data dell’anniversario sempre più vicina. Per sognare un po’, quella sera, riguardammo tutti e quattro insieme il filmato del nostro viaggio di nozze on the road tra Nevada, California e Florida.

Eh! Quella sì che è la nostra idea di viaggio” disse mio marito.

Ma certo! Andiamo in macchina!” dissi io.

Evviva!” esultarono felici le bambine sempre curiose e pronte a partire per scoprire il mondo.

Con Google Maps da una parte e un taccuino dall’altra, iniziai a calcolare tutte le distanze percorribili in un giorno partendo da casa nostra per trovare la giusta direzione. Non dovendo prendere l’aereo potevamo utilizzare il budget pianificato per aumentare i giorni di viaggio.

Possiamo arrivare in Provenza” disse mio marito.

Possiamo arrivare a Barcellona!” dissi io.

E così iniziai a studiare la strada, scoprire le possibili tappe lungo il percorso, raccogliere tutte le informazioni utili, le distanze, gli orari, i luoghi da visitare.

Quando stabilisci un obiettivo devi porti una serie di domande per capire in che modo lo puoi raggiungere.

Considerando tanti fattori tra cui tempo, budget, energia e mantenendo il giusto equilibrio tra desiderio e possibilità, puoi fare una pianificazione sostenibile, realistica e che ti renda felice.

 

5. La pianificazione della pianificazione

Perdona il bisticcio di parole, ma per organizzare un viaggio serve tempo.

Ho adattato la mia pianificazione settimanale alle nuove necessità di tempo che mi servivano sia per organizzare il viaggio che per tutti gli impegni collaterali.

Ad esempio, oltre alle mie solite attività ho trovato un tempo per:

  • preparare le valigie
  • portarmi avanti con il lavoro
  • trovare qualcuno a cui dare indicazioni per prendersi cura degli animali
  • fare un piano per le pulizie per non ritrovarmi isterica e affannata il giorno prima di partire e trovare la casa pulita e ordinata al ritorno
  • stabilire un tempo “post-viaggio” per disfare le valigie e stampare le foto ricordo
  • organizzare i pasti e la spesa per i giorni prima della partenza per non avanzare nulla, ma lasciando qualcosa per il ritorno prima della spesa successiva.
  • un’attenzione particolare l’ho dedicata all’auto nella quale avremmo passato molte ore, sia per farla controllare per la sicurezza, sia per renderla il più possibile confortevole soprattutto per le bimbe, perchè avessero i loro giochi con cui intrattenersi e non annoiarsi

Inoltre ho anche dovuto ripianificare completamente tutta la settimana del viaggio perchè inizialmente dovevamo stare via solo il week-end e invece, a causa di tutti gli imprevisti che hanno cambiato il programma, abbiamo anticipato la partenza occupando anche i giorni precedenti.

L’uso strategico dell’agenda, delle liste, del planning sono strumenti indispensabili per riuscire a incastrare tutto quello che serve, senza impazzire, ma bisogna saperli usare bene.

 

6. Stabilire le priorità per fare scelte consapevoli

Mi piace risparmiare e non mi piace sprecare.

Per me è uno stile di vita fondato sul rispetto di ciò che ho a disposizione e di ciò che appartiene a tutti.

Indipendentemente dalla disponibilità economica mi piace essere libera di decidere in cosa investire anche quando viaggio, mi piace adottare alcune strategie per risparmiare in alcune cose piuttosto che in altre.

La comodità degli alberghi ad esempio non è qualcosa su cui mi interessa investire mentre non bado a spese se si tratta di biglietti dei musei.

Preferisco partire affamata di conoscenza e faticare un po’ di più per imparare cose nuove, piuttosto che accontentarmi delle briciole per tornare a casa meno stanca, ma non c’è un modo giusto o sbagliato di vivere un viaggio.

Non siamo tutti uguali e ciò che è importante per me può non esserlo per te e viceversa.

Conoscere le tue preferenze per poterle assecondare è ciò che rende ogni metodo di organizzazione unico e irripetibile. Conta solo ciò che per te è importante. Non c’è una regola che stabilisce quanti soldi, tempo, energia tu debba investire nella tua vita, non esiste un sistema che funzioni allo stesso modo dando a tutti gli stessi risultati.

 

7. L’elasticità della pianificazione

È vero, ho immaginato a lungo e nel dettaglio il programma di ogni giornata.

Ho messo per iscritto l’orario della sveglia, della partenza, di ciascuna singola tappa considerando i tempi di percorrenza ed eventuali soste intermedie.

Sapevo dove potevamo essere e cosa potevamo fare ad ogni ora.

Abbiamo rispettato questi orari? No.

È stato un problema? No.

È stata una pianificazione sbagliata? No.

Era solo una traccia su cui sentirsi completamente liberi? Esattamente.

Sapevamo che alla notte avremmo avuto un posto in cui dormire e che c’erano alcuni luoghi che ci avrebbe fatto molto piacere visitare, fine.

Avevo dedicato molto tempo e attenzione per scrivere il programma eppure non credo che un solo orario abbia coinciso con la realtà, ma non mi dispiace nemmeno un po’.

Perchè? Perchè per noi è sempre più importante il viaggio della meta.

Se lungo la strada vedevo un paesaggio che mi incantava volevo sentirmi totalmente libera di potermi fermare ad  ammirarlo, anche se questo avrebbe rallentato la tabella di marcia.

Anche se abbiamo cambiato la destinazione siamo partiti con lo stesso entusiasmo, curiosità e voglia di divertirci di sempre, senza pretese e senza manie di perfezionismo.

Quando il timing si fa rigido diventa stretto e soffocante.

Bisogna sempre fare in modo che i confini siano elastici e che la pianificazione si adatti a te e non il contrario.

 

8. Gli imprevisti non possono mancare

Devo ammettere che questo viaggio non è stato poi così avventuroso, in passato ho dovuto affrontare situazioni molto più critiche, ma il margine per gli imprevisti deve essere sempre considerato.

Pur avendo pianificato ogni giornata nel dettaglio non ho pensato nemmeno per un istante che sarebbe andata davvero così.

Sapevo che ci sarebbero stati gli imprevisti, anzi un po’ ci speravo perchè rendono il viaggio speciale e nel superarli impari sempre qualcosa.

Se mi fossi aspettata solo di rispettare la tabella di marcia, al primo imprevisto mi sarei probabilmente arrabbiata, agitata, preoccupata.

Invece ero pronta ad accogliere ogni ritardo, ogni intoppo, ogni problema.

Non riempire le tue giornate in modo fitto fitto, lascia spazio agli imprevisti, perché è sicuro che arriveranno.

Essere organizzata mi ha permesso di:

  • Partire. Perchè tra imprevisti e perdite di tempo il rischio di non partire affatto era altissimo ed stato solo quando ho preso in mano il controllo del tempo e delle decisioni che ho concretizzato quello che poteva rimanere solo un desiderio.
  • Essere serena. Dall’inizio alla fine, senza lasciare nulla in sospeso che potesse darmi pensieri, tranquilla di partire con tutto quello che di fondamentale poteva servire, sapendo che le mie cagnoline e la gatta sarebbero state bene, che io mi sarei riposata mentre la mia attività sarebbe andata avanti…
  • Godermi il viaggio. Assecondare il sentire del momento è per me la vera libertà, quando sei tranquilla, sai che ci sono i rassicuranti punti fermi che hai voluto, tutto il resto può semplicemente accadere e tu lo puoi vivere pienamente.

Potrei parlarti di questo viaggio ancora e ancora, approfondendo nel dettaglio ognuno di questi 8 punti.

Ti piacerebbe scoprire tutti i miei segreti di organizzazione? Anche a te piace viaggiare, ma la parte organizzativa ti mette in difficoltà?

Il mio lavoro non è organizzare viaggi, ma sono specializzata nel trovare il tempo che ti serve, individuare il metodo adatto a te e aiutarti a concretizzare i tuoi desideri.

Organizzare mi piace, ma mi piace ancora di più quando l’organizzazione ti rende felice e ti permette di essere libera di andare dove vuoi, fare ciò che vuoi, vivere la vita che vuoi.

Se anche te piacerebbe tutto questo, ma non sai nemmeno da dove iniziare puoi partire da QUI. Scarica il tuo regalo di benvenuto e restiamo in contatto.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager