Qualche settimana fa, ho pubblicato, sia su Instagram che nel gruppo Facebook, un sondaggio e un quiz per capire quanto fosse conosciuto il “metodo del pomodoro” e sono emersi risultati molto interessanti. Se sei curiosa di scoprire cosa hanno risposto trovi tutto nelle storie in evidenza del mio profilo IG oppure nei post del gruppo “My Zen Garden” (ma in questo caso possono vedere i post solo le iscritte e puoi passare da qui).

Davo per scontato, sbagliando, che la totalità delle persone che mi seguono, non solo conoscessero il metodo, ma lo usassero anche in modo efficace. Invece, è emerso che una buona parte di loro non ne avesse mai nemmeno sentito parlare e che, anche chi lo conosce, non riesce a sfruttarne al massimo le potenzialità, così ho pensato di raccontarti la mia esperienza e aiutarti a farne un uso consapevole e pienamente soddisfacente.

Del metodo del pomodoro te ne avevo già parlato qui , qui e qui,  e, se vuoi approfondire puoi acquistare questo libro, ma oggi voglio mettere insieme tutte quello che ti serve sapere per capire quando usarlo e perché.

Curiosa?

Partiamo dalle basi: Cos’è e perché si chiama così.

La tecnica del Pomodoro è un metodo che utilizza un timer meccanico per suddividere le attività in brevi slot di lavoro, alternati a brevissimi slot di pausa.

Si chiama così perché, Francesco Cirillo, un imprenditore di origini italiane che ha sviluppato questa tecnica alla fine degli anni Ottanta, ha utilizzato un timer da cucina a forma di pomodoro trasformando così, un banale accessorio per i tempi di cottura, in una delle più efficaci strategie di gestione del tempo adottata dagli esperti di tutto il mondo.

È una tecnica nata dall’impegno che l’ideatore ha preso con se stesso, per vedere quanti minuti riusciva a studiare restando concentrato, senza distrarsi e ha semplicemente iniziato a usare un timer per monitorarsi.

È accaduto quello che, nella mia esperienza di professional organizer, ho visto accadere spesso.

È la consapevolezza di come viviamo il nostro tempo a darci la possibilità di innescare processi di miglioramento, attraverso la misurazione o l’osservazione o l’analisi o l’intuizione. Sono micce semplici e istintive che possono però accendere percorsi e strategie sempre più elaborate che meglio si adattano al nostro modo di essere perché diventino “nostre”.

La tecnica che utilizza in modo metodico un timer è solo uno strumento, e la sua efficacia dipende sempre e solo dall’uso consapevole che ne facciamo.

Come funziona?

L’utilizzo di questa tecnica è quanto di più semplice tu possa immaginare, letteralmente a portata di bambino.

Scegli un’attività che vuoi svolgere con questa tecnica, ma sceglila con cura perché determinerà l’efficacia del metodo. (Quali parametri considerare per fare la tua scelta te lo spiego più avanti, quindi leggi il post fino in fondo, mi raccomando).

Hai scelto? Bene. Ora prendi qualcosa per scrivere e un bicchiere d’acqua.

Se ti stai chiedendo quando dovrai prendere il timer, ci arriviamo, ma, prima, procurati queste due cose perché ti serviranno.

Ora puoi prendere il tuo timer meccanico (sì, puoi usare anche un timer digitale, ma ora concentrati sulla tecnica originale) e impostalo su 25 minuti.

Fatto? Ottimo. Ora datti da fare e dedicati solo ed esclusivamente all’attività che hai scelto per venticinque minuti senza distrarti, senza pensare a quello che devi fare dopo, senza guardare il cellulare ogni dieci secondi.

Se pensi di non riuscire a restare concentrata per 25 minuti senza distrarti sappi che è tutto normale, in questo post ti ho raccontato che la capacità che abbiamo di mantenere l’attenzione è veramente imbarazzante, ma ci sono buone speranze.

Se, durante i 25 minuti, alcuni pensieri si sono insinuati nella tua testa, prendine subito nota sul pezzo di carta che ti ho fatto preparare prima (va bene un supporto qualsiasi, quello che preferisci).

Allo scadere dei 25 minuti di lavoro, quando il timer trilla, impostalo di nuovo su 5 minuti e concediti una pausa.

Prendi il tuo bicchiere d’acqua e bevi. Se ti sei detta almeno una volta: “dovrei bere più acqua che fa bene, ma mi dimentico, non sono abituata”, ecco, due piccioni con un pomodoro.

Idratati, muoviti, respira, riposa la mente e se, tra le voci che ti hanno distratta prima, c’è qualcosa che puoi finire in meno di due minuti, falla subito! Altrimenti, prendi l’agenda e programmala.

Ricapitolando: 25 minuti di lavoro – 5 minuti di pausa, ripetere. Dopo 4 giri da 25 minuti fai una pausa più lunga di 15/30 minuti.

Semplicissimo, vero? – Sì, ma a cosa serve?

A cosa serve?

È una domanda che mi faccio sempre quando vengo a conoscenza di un nuovo strumento e dovresti fartela sempre anche tu altrimenti rischi di adattarti a qualcosa solo perché ti è stato consigliato, ma che potrebbe non darti gli stessi risultati di altri.

È stata ideata per studiare meglio, serve per allenare la concentrazione e lavorare in modo produttivo, ovvero bene senza sprecare tempo ed energia.

A chi serve?

A te, se stai iniziando a prendere confidenza con la gestione del tempo e stai imparando a organizzarsi in modo consapevole muovendo i primi passi e cerchi metodi molto semplici e immediati.

A te, se ti distrai spesso oppure vieni interrotta continuamente e hai bisogno di mettere dei confini precisi tra il momento del lavoro e il momento della pausa.

A te, se sei affetta da “rimandite acuta”, da procrastinazione e continui a posticipare alcune attività a un “dopo” che non arriva mai.

A te, se sei una che non ti fermi mai, solo quando sei stremata anziché concederti pause rigeneranti che fanno tanto bene alla tua lucidità ed efficienza mentale.

Se ti riconosci in una o più di queste situazioni, sei nel posto giusto.

Come scegliere l’attività adatta?

Non è una tecnica che funziona sempre e per tutto. Come tutti i metodi di gestione del tempo, nessuno escluso, bisogna prima comprenderne l’utilità e il funzionamento e poi scegliere con cura quando usarlo.

Sperimenta, ascoltati, fai delle prove per capire qual è il tuo ritmo ideale di lavoro a seconda della tua capacità di restare concentrata, a seconda della tipologia di attività che devi svolgere.

Quattro situazioni in cui può esserti utile

È un sistema efficace per tutte le attività meccaniche, ripetitive, lunghe o pesanti che non vuoi mai fare ma vuoi toglierti il pensiero. Il timer ti aiuta a spezzare il lavoro in piccole parti, molto più digeribili.

È utile per mettere in pratica la Legge di Parkinson che, detta in parole povere dice che se hai tanto tempo, lo userai tutto e lo sprecherai, quando, invece, hai poco tempo, la motivazione sale e ti dai da fare. Se hai una prospettiva di appena 25 minuti, puoi fare del tuo meglio per lavorare al massimo della concentrazione per finire in tempo.

È perfetta per eliminare l’ansia da “tempo che scorre. Hai presente quando ti dedichi a un’attività e continui a guardare l’orologio pensando cose tipo “ci sto mettendo troppo, devo fare mille altre cose e sono ancora qui…” . Ecco, lascia perdere. C’è il timer che si preoccupa di avvisarti quando il tempo è scaduto, mentre tu devi solo pensare a lavorare dimenticandoti dell’orologio, tanto sai che dopo farai altro.

È un ottimo allenamento mentale. Alleni il tuo super potere della concentrazione partendo da pochi minuti fino ad aumentare gradualmente imparando a isolarti dal resto del mondo e immergenti completamente nel tuo flusso di lavoro.

Obiezioni frequenti

Ci sono situazioni in cui è davvero una tecnica utilissima, ma riconosco che potresti trovarti in difficoltà ad usarla, magari ci provi ma non ti trovi bene, oppure la usi per un po’ e poi te ne dimentichi. C’è il fastidio per il ticchettio, oppure la difficoltà a usarla quando lavori in un ufficio condivido. C’è il fastidio di dover interrompere l’attività a metà o di spezzare il flusso creativo. Spesso si colleziona un pomodoro dopo l’altro saltando le pause perché “tanto…solo solo 5 minuti… Cosa posso fare?! Tanto vale andare avanti…”.

Anch’io la uso pochissimo, ne uso una variante con minutaggi diversi e la applico in contesti diversi.

La prossima volta ti racconterò come superare le difficoltà, come sfruttare al meglio le pause e quali adattarla alle tue esigenze e quali sono gli altri possibili ambiti di applicazione.

Nel frattempo, iscriviti alla newsletter così sei sicura di non perderti nulla e di restare in contatto diretto con me.

L’organizzazione rende liberi.

Carolina

la Tua Zen Manager