Ogni volta che qualcuno mi manda una mail il mio telefono vibra, sulla barra in alto del display compare il simbolo o la foto del mittente e si accende il led di colore verde.

Proprio così, in barba a tutte le “regole di gestione del tempo” io ho tutte le notifiche attivate, quelle pericolosissime fonti di distrazione che ti fanno perdere la concentrazione e, di conseguenza, il preziosissimo tempo che stai dedicando al tuo lavoro.

Perchè non le tolgo? Perchè non mi cambia assolutamente niente dal momento che quando devo dedicare il mio “preziosissimo tempo” al lavoro non tengo vicino il telefono che può vibrare e illuminarsi come una albero di Natale quanto gli pare tanto sarò sempre libera di controllarlo e ricevere chiamate davvero urgenti come e quando decido io.

Il problema non è togliere o tenere le notifiche, installare o non installare le App, ma quanto tu impari a essere consapevole e padrona del tuo tempo per agire di conseguenza.

Se controlli compulsivamente e ossessivamente le mail (o i social) ogni 5 minuti, è la prima cosa che fai appena sveglia, l’ultima prima di andare a dormire e quando lavori ti lasci perennemente distrarre da vibrazioni e luccichini: un problema c’è, ma le notifiche sono solo la punta dell’iceberg ed è meglio intervenire un po’ più in profondità.

Qualche mese fa, a proposito di disintossicarsi dalla dipendenza tecnologica ho pubblicato questo post: Come organizzare la tua giornata per un “digital detox” definitivo.

In uno dei punti ho scritto:

“Stabilisci uno o più orari per il controllo delle e-mail/ messaggi di lavoro e organizzati seguendo un metodo, una classificazione, un’archiviazione precisi.”

Scrivendolo ho pensato: “Solo su queste due righe potrei scrivere un intero altro post!”.  Ed eccomi qui.

Solitamente preferisco non dare consigli troppo specifici, non perchè voglia mantenere segreto chissà quale mistero, ma per una precisa convinzione professionale: non esiste “IL” metodo che va bene a tutti, ma ti aiuto a trovare il “TUO” metodo perfetto per te adattando tecniche e strategie alla tua situazione specifica (che se non sei già mia cliente, non posso conoscere).

Capisci bene che partendo da questa premessa, che è anche il fondamento su cui si basa tutto il mio metodo flessibile e adattabile a chiunque, dire genericamente e indistintamente: “Fai così e poi così, perchè io faccio così (o Tizio ha detto di fare così) e funziona” non è molto coerente e soprattutto ti direi qualcosa in cui non credo nemmeno un po’.

Detto questo, penso anche che ogni tanto raccontarti la mia esperienza diretta, o le soluzioni che propongo alle mie clienti, possa esserti di ispirazione e permetterti di prendere qua e là qualche passaggio da fare tuo.

Se però vedi che resti incasinata e senza tempo, ti garantisco che stai tentando di risolvere il solito “iceberg” di cui sopra per il caso delle notifiche, perdendo probabilmente di vista qualche altro meccanismo inceppato.

I consigli che ora leggerai qui di seguito sono appunto il mio sistema perché per la mia gestione dell’attività, il mio flusso di lavoro è, al momento, perfetto così (e poi vedrai anche perchè).

Tuttavia, detto proprio schiettamente, col piffero che lo suggerirei ad esempio a mia sorella, dirigente in una multinazionale!

E anche se lei ha quotidianamente un flusso di 2400 mail NON lette (pensa il totale!) non è affatto una questione di quantità di mail che ricevi a fare la differenza, ma tutto il workflow, tutti i processi, tutte le attività di cui lei e ciascun membro del suo e di altri team è responsabile.

Non dimenticare quindi di considerare tutta la tua giornata e l’organizzazione del tuo lavoro nel suo insieme, oltre a semplificare la gestione delle mail che resta un aspetto molto importante per non sprecare tempo ed energia da dedicare ad altro.

6 consigli pratici (+1) per semplificare la gestione delle mail

1. PIANIFICA

Non c’è scampo: la prima cosa da fare e la più importante di tutte che vale da sola metà del lavoro di gestione è pianificare.

Pianificare cosa? Il tempo da dedicare ogni giorno alle mail.

Io, come ti dicevo, ho le notifiche attivate quindi appena una mail arriva lo posso vedere (se in quel momento ho il telefono in mano e non sto facendo altro), ma ho tre momenti della giornata destinati al controllo volontario, diciamo così:

• la mattina presto verso le 8.30-9.00, dopo aver accompagnato le mie bimbe a scuola, dopo il caffè, prima di mettermi a lavorare.
• in tarda mattinata o nel primo pomeriggio verso le 11 o le 15, a seconda dei giorni prima o dopo pranzo.
• nel tardo pomeriggio o subito dopo cena verso le 17 o le 21, a  seconda dei giorni prima o dopo cena.

In questi tre momenti della giornata controllo le notifiche che nel frattempo possono essersi accumulate e apro la Posta in Arrivo. Sono momenti di controllo non quelli che dedico a rispondere, intendiamoci. In questi tre momenti io applico tutto il processo elencato qui di seguito e posso: telefonare, rispondere subito, inviare una mail di passaggio, scrivere in agenda o mettermi un promemoria per rispondere con calma, archiviare o eliminare.

Rispetto sempre questi orari tutti i giorni? No, ci sono variabili e imprevisti. Controllo le mail solo ed esclusivamente in questi orari? No. Le controllo anche in altri momenti se sono libera, se posso, se ne ho voglia, ma senza ansia perchè:

• Non salvo vite umane, quindi chiunque può aspettare qualche ora che non muore. Pensa che c’è stato un tempo in cui sentivo di doverci essere per tutti sempre, tutti i giorni, tutto il giorno, poi ho capito che era pura follia.
• So che non perderò pezzi per strada perchè al blocco di tempo successivo riprendo le fila e tutti i passaggi che ormai sono automatici.
• Ho le mie priorità a cui dare il giusto tempo e quando non rispetto le mie priorità, ma rincorro le priorità degli altri i miei livelli di stress si impennano, e non va bene perchè tutti i risultati ne risentono negativamente.

Prima di stabilire questa mia regola però mi sono fatta un sacco di domande (per non dire paranoie) che magari sono le stesse tue, tipo:

• “Eh ma se mi scrive un potenziale cliente e non rispondo subito poi non mi chiama più”
• “Eh ma se sto sempre sul chi va là per rispondere subito a tutti mi distraggo e non vado avanti con il lavoro”
• “Eh ma se uso il risponditore automatico e mando mail standard è una comunicazione fredda e impersonale”

C’è un fondo di verità in queste e altre legittime obiezioni di cui tengo conto.

Esperti di marketing lo sanno benissimo che più aspetti a rispondere più si abbassa la percentuale di conversione di vendita, così come esperti di time management ti mettono in guardia dalle terribili fonti di distrazione che ti fanno consumare tempo e energia, e poi dai, ma a nessuno fa piacere sentirsi come un semplice numero, no?

Facendo le mie personali considerazioni ho trovato una via di mezzo, il mio personale equilibrio che, al momento, mi soddisfa pur sapendo che sono sempre libera di cambiare.

Come ti ho detto non c’è una regola che valga per tutti, ma se trovi il tuo equilibrio e pianifichi in modo consapevole vedrai che inizierai a essere tu a controllare le mail e non a farti controllare da loro, perchè è questo lo scopo della pianificazione.

Puoi anche decidere di controllare le mail e seguire un processo metodico di gestione ogni 30 minuti o ogni 5 ore, il principio non cambia: hai tu il controllo del tuo tempo e delle tue azioni.

Una volta pianificato e stabilito ogni quanto controllare la posta elettronica puoi seguire questi altri passaggi.

2. UNA TELEFONATA?

A volte si tratta di argomenti delicati, altre volte è più efficace accorciare i tempi con una telefonata piuttosto che rischiare che l’email venga letta troppo tardi rispetto all’urgenza. Ci sono queste o altre situazioni in cui prima di scrivere una mail o una risposta via mail è bene chiedersi se non sia meglio fare una telefonata.

Temi che con la telefonata poi non resti traccia delle informazioni importanti e vengano perse? Prendi appunti durante la conversazione e pianifica un tempo da dedicare alla stesura di una breve mail che, per punti, riprenda la telefonata per aggiornare il tuo interlocutore o altri che possa essere necessario informare.

Quindi quando ricevi una mail chiediti subito se puoi risolverla con una telefonata. Se non puoi chiamare subito puoi rispondere brevemente prendendo accordi per quando sentirvi appena possibile. Questa breve risposta rientra nelle casistiche del punto successivo.

3. TOGLITI IL PENSIERO

Tenere a mente le cose da fare è molto stancante e stressante e la regola di fare subito ciò che non ti porta via troppo tempo vale per tutto, non solo per le mail.

Se ti arriva una mail che richiede una risposta veloce, non star lì a chiederti dove archiviarla, quando rispondere, che voce aggiungere alla to-do list.… rispondi e basta e passa ad altro.

La trovi come “regola dei 2 minuti”, ma il senso è quello di ottimizzare e semplificare i processi. Se tutti gli altri passaggi ti richiedono più tempo o energie mentali, semplicemente non li fai e passi subito all’azione.

Se è qualcosa che non puoi toglierti subito dalla mente e archiviarla definitivamente allora passa al punto 4.

4. URGENTE O IMPORTANTE?

Come per tutte le tue attività, anche per ogni mail che ricevi devi sempre individuare nel più breve tempo possibile se si tratta di qualcosa di urgente o di importante.

Tutti vogliono le cose fatte per ieri, sembra sempre tutto al tempo stesso urgente e importante, ma non lo è mai, solo che in questa frenetica corsa contro il tempo non ci prendiamo 5 secondi per chiedercelo.

Se la mail prevede qualcosa che è effettivamente urgente controlla subito la tua pianificazione, puoi farlo subito? Puoi rispondere subito? Puoi spostare altre attività meno urgenti in un atro momento? Bene, procedi.

Altrimenti se è qualcosa di non poi così urgente, ma potrebbe essere importante, ha bisogno di un suo spazio che devi ricavare nella tua giornata o in quelle successive e per questo ti rimando sempre al concetto di pianificazione e consapevolezza.

Chiediti quando puoi rispondere, di quanto tempo hai bisogno per rispondere, quando puoi dedicarti a fare ciò che la mail ti chiede di fare e segnati quando farlo facendoti aiutare da altri strumenti di cui ti dico qui sotto.

5. ALTRI STRUMENTI DI SUPPORTO

Alla mail puoi affiancare altri strumenti cartacei o informatici che ti aiutIno a semplificare i processi, tenere traccia delle azioni e non perdere nessun passaggio.

Mi riferisco a tutto quello che ti aiuta a organizzare le attività in modo logico e senza sprecare risorse: Agende, planner, calendari, liste sia cartacee che in App come Google Keep, Calendar, Todoist, Evernote, Remember del Milk, Toodledo… oppure anche programmi specifici come Trello, Asana ….

In pratica quando ricevi una mail che prevede che tu faccia qualcosa (dal semplice prenderti del tempo per rispondere a lavorare a una parte di progetto) prendi nota, aggiorna la tua pianificazione per sapere sempre cosa devi fare, entro quando (non dimenticare di mettere una scadenza!) per avere sempre chiara, aggiornata e sotto controllo la tua situazione a prova di imprevisto, urgenza o difficoltà.

6. ALTRI TRUCCHETTI PER VELOCIZZARE I PASSAGGI

• Affronta una mail alla volta. Quando ne ricevi tante in poco tempo la tentazione di aprirle tutte e gestirle contemporaneamente è alta, ma ricorda che il multitasking è solo un’illusione (vedi QUI e QUI). Una per una processala e segui tutti gli step prima di passare alla successiva.
• Quando ti prendi del tempo per rispondere alle mail raggruppale per argomento (ad esempio rispondere ai clienti, rispondere ai fornitori, mail di progetti in team….) in questo modo resterai più focalizzata e concentrata: ti stanchi meno e sei più produttiva.
• Usa delle mail “di passaggio”. Per non tenere il mittente troppo a lungo in attesa di una tua risposta completa ed esaustiva, puoi inviare subito un breve messaggio avvisando che sei impegnata in altro e che risponderai appena possibile (o magari specificando anche entro quando).
• Tieni pronti dei modelli standard o dei risponditori semi-automatici che ti permettano di non dover fare ogni volta che devi inviare mail simili di fare tutti i passaggi, ma aggiornando o inserendo solo alcuni dettagli che rendano la mail personalizzata. Ad esempio se devi inviare delle fatture, oppure rispondere a richieste di informazioni su un servizio.
• Rispondi in interlinea o riassumi per punti. Ci sono mail lunghissime, che richiedono non solo molto tempo per una risposta, ma che rischiano di essere dispersive nella risposta. In questi casi anziché rispondere ex novo potresti scrivere direttamente nel testo del mittente tra un paragrafo e l’altro, rispondendo dove serve, utilizzando un font o colore diverso senza dover ripetere interi concetti. Oppure puoi rispondere con una nuova mail ma che riprenda in un elenco puntato solo i concetti più importanti.
• Prepara l’archivio per tenere la Inbox il più libera possibile. Utilizza cartelle, sotto cartelle, etichette, per spostare velocemente le mail in entrata nel posto giusto e andarle a recuperare se e quando ti serve. Anche la cartella “cestino” non è male usarla qualche volta, non aver paura di eliminare mail inutili!
• Pianifica un riordino. A cadenza regolare che può essere una volta a settimana, al mese, valuta tu in base alle tue esigenze, prenditi del tempo per mettere in ordine la tua casella di posta per svuotare, spostare, rispondere a qualcosa rimasto indietro, aggiornare la lista di cose da fare… Se lo fai regolarmente sarà più gestibile e meno stressante.

7. DELEGARE

Oltre a tutti questi 6 punti di cui ti puoi occupare tu personalmente, ci sono professionisti, come gli Assistenti Virtuali, che possono avere tra i servizi la gestione della tua mail da remoto. Sono del parere che quando ti manca il tempo o semplicemente scegli di dedicarti ad altri aspetti del tuo lavoro o altre attività, affidarsi a professionisti specializzati sia sempre un ottimo investimento e una preziosa risorsa per fare un salto in avanti nel tuo business.

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Ecco, questi sono i passaggi che seguo io per la gestione delle mail e che si adattano perfettamente all’organizzazione delle mie giornate, alla tipologia del mio lavoro e alle mie scelte personali.

Alcuni step possono essere utili anche a te, ma se la tua casella di posta è fonte di stress e una specie di buco nero che assorbe il tuo tempo e le tue energie potrebbe esserci del lavoro di fino da fare, oppure potrebbe essere un problema di organizzazione più ampio, che non riguarda solo le mail, ma tutto il tuo flusso di lavoro che magari non coinvolge solo te e i tuoi clienti, ma anche altre persone.

Per avere un aiuto mirato, concreto e che si adatti perfettamente al tuo stile vita, scrivimi: carolina@myznemanager.com 

Ora sai che arriverà subito la notifica della tua mail sul mio display, ma potrei non risponderti subito perchè sono concentrata su altro oppure potresti ricevere subito una mia “mail di passaggio” e che sarò poi sempre io personalmente a darti una risposta che sarà in parte standard perchè i dettagli del mio servizio di consulenza sono sempre gli stessi e in parte personalizzata in base a quello che mi dirai e che sarò felice di leggere per conoscerti meglio.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

La Tua zen manager