Se non controlli il tempo che hai a disposizione, il tempo controllerà te.

Qualche giorno fa Michela (solito nome di fantasia) mi ha scritto questo:

“Sono sempre stata molto organizzata, ma da quando mi sono messa in proprio, riuscire a gestire lavoro, casa e famiglia è diventato un dramma”.

Massima solidarietà per Michela.

Freelance o dipendente, penso che anche tu ogni tanto ti sia sentita come lei.

La sensazione piuttosto diffusa è quella di arrivare a fine giornata e non capire dove sia finito tutto quel tempo che avevi davanti al mattino appena alzata.

Eppure le ore sono sempre quelle, non è che qualcuno te le ha rubate.

Capita anche a chi ha già una buona capacità di organizzazione di auto-sabotarsi facendo alcuni di questi errori che ho raccolto qui per te.

La cattiva notizia è che sono errori in cui è veramente facilissimo incappare, probabilmente ti riconoscerai leggendoli e non te n’eri mai accorta.

La buona notizia è che mi stai leggendo, quindi sei tra le fortunate che d’ora in poi potranno evitarli.

La verità è che per fare le cose che desideri molto probabilmente hai tutto il tempo che ti serve.

Si, sei convinta del contrario, sei sicura che in realtà di tempo non ne hai mai abbastanza.

Invece io ti garantisco, perché ho abbastanza esperienza da averlo visto nella vita di tante persone, che se sommassi tutto il tempo che perdi qua e là avresti da qualche parte almeno un’ora (minimo) in più che ti avanza!

Purtroppo non te ne rendi conto perché non siamo abituati ad essere consapevoli di quello che stiamo vivendo azione dopo azione, minuto dopo minuto.

Quello che puoi fare in due ore, lo fai nel doppio del tempo.

Quello che potresti fare in un momento migliore, lo fai nel momento sbagliato.

E via dicendo…

Non sempre, ma abbastanza ed è per questo che poi non capisci come sia possibile non riuscire a fare quello che ti eri (ri)promessa di fare.

Ho raccolto per te i più comuni e diffusi errori che ogni giorno ti fanno perdere minuti preziosi che scivolano via come sabbia tra le mani.

ERRORE N.1: Non Metti La Scadenza

Sei diventata bravissima a fare le liste (oppure dai un’occhiata QUI).

Sai esattamente cosa devi fare e hai anche programmato quando farla.

Ottimo!

A quando i risultati?

Quante volte ti capita di saltare questo passaggio fondamentale?

Devi metterti una scadenza, una data, un orario, un tempo ultimo entro qui controllare e mettere un punto.

Va bene anche un punto e virgola se il progetto è complesso e hai previsto più step, ma il monitoraggio ti aiuterà a ottimizzare tutto il tempo dall’inizio fino a quel momento .

Un po’ come il “pepe” che ti serve quando dimezzi il tempo a disposizione e ti devi dare da fare per evitare l’errore n. 2 che adesso ti spiego.

ERRORE N.2: Ti Dai Tempi Troppo Ampi

Tutti gli esperti di gestione del tempo conosco bene la Legge di Parkinson che dice:

“Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.”

Io questa legge l’ho capita ai tempi dell’Università.

Quando avevo due mesi per preparare un esame e mi ritrovavo a studiare giorno e notte solo gli ultimi 15 giorni.

Ho capito che in realtà quei 15 giorni erano sufficienti per preparare bene quell’esame, ma di fatto in quei due mesi sapevo che quella era l’attività importante e impegnativa e non potevo inserirne molte altre nello stesso lasso di tempo.

Se avessi stabilito io, prendendo il controllo del mio tempo fin da subito, che avevo 15 giorni per preparare l’esame, l’avrei fatto.

Stabilisci un tempo e poi dimezzalo.

Sarai più produttiva, efficiente, concentrata!

Va da sé che ci vuole anche un po’ di buon senso tenendo conto quello che devi fare, ma tieni sempre a mente questo subdolo errore di valutazione.

ERRORE N.3: Non Consideri Il Tempo Vuoto

Gli imprevisti sono dietro a ogni curva e non puoi fare nulla per evitarli.

Però puoi giocare d’astuzia evitando di riempire l’agenda fitta fitta, per esempio.

Lascia del margine di errore, lascia del tempo senza riempirlo.

Quando lavoro con il metodo del Timeboxing con le mie clienti, insegno loro a programmare un tempo non occupato da attività.

Ci deve essere, perché se non lo prendi in considerazione, lui arriverà lo stesso e comanderà al posto tuo.

Sei sempre tu quella che deve avere il controllo del tempo, non devi subirlo.

ERRORE N.4: Non Prevedi Automatismi

Sempre in prima linea, sempre di persona, sempre fisicamente e mentalmente attiva e presente.

Ma anche no.

Le bollette si possono pagare facendole addebitare direttamente sul conto on-line e ciò accade mentre sei a farti il colore dal parrucchiere.

Le mail hanno gli invii automatici che ti aiutano a dare contenuti al cliente anche se ti scrive alle 4 di notte (succede!) e si può scaricare il tuo ultimo e-book.

Impostare una sveglia come promemoria prima di un appuntamento ti aiuta a prepararti per tempo e ricordartelo al momento giusto, senza perdere minuti preziosi

Ti ho fatto giusto tre esempi banalissimi, ma per darti l’idea di quante cose puoi sicuramente far fare in automatico.

Anche delegare qualche compito a qualcuno è una forma di automatismo che ti fa evitare inutili perdite di tempo.

ERRORE N.5: Permetti Le Intrusioni

Mi riferisco alla tua disponibilità verso il mondo.

Non va bene.

No, non è sano essere sempre reperibile, a meno che il tuo mestiere non preveda di salvare vite umane e ci sia un’emergenza in corso.

La Treccani definisce intrusione:

“intruṡióne s. f. [der. di intrudere]. – 1. L’intrudere o l’intrudersi; introduzione, inserzione forzata, indebita, irregolare o furtiva, di persone che senza diritto, senza merito o comunque non invitate o non gradite entrino a far parte di un ambiente, di un gruppo di persone, s’inseriscano in un’attività, e sim.”

Anche se sono persone gradite, a cui vuoi anche tanto bene, si tratta di una forzatura quando interrompono qualcosa che richiede la tua attenzione e la tua concentrazione.

Le mail, le notifiche dei social, le chat di WhatsApp sono tutte intrusioni devastanti per la tua produttività.

Ogni volta che perdi il filo di quello che stavi facendo ci vuole tempo per riprendere il ritmo e sono minuti davvero preziosi che possono fare la differenza tra un lavoro concluso e uno diluito senza controllo.

Senza contare la fatica e lo stress che la tua mente deve sostenere.

Immagina questa situazione ripetuta più volte al giorno per più giorni.

Metti dei paletti, per piacere.

ERRORE N.6: Non Sai Dire Di No

“Si ma Carolina, mi stai dicendo sempre la stessa cosa, ho capito!”

No, non è la stessa cosa perché mettere dei paletti significa limitare l’intrusione forzata da parte di elementi esterni.

Ma anche le intrusioni interne sono controproducenti.

Mi riferisco alla necessità di avere focus sulle cose davvero importanti e lasciar perdere tutto quello che ti porta via tempo ed energia.

Più che concentrarti a dire “SI” a quello che conta, la sfida è imparare a dire “NO” a tutto il resto dovendo fare delle scelte, selezionare, escludere e rinunciare.

Non è facile, ma ti farà evitare delle grandissime perdite di tempo e più lo fai, più diventerà semplice farlo.

ERRORE N.7: Non Raggruppi Attività Simili

Nella pratica vuol dire che se hai delle commissioni da fare concentrarle in un’unica mattina ti farà risparmiare molto più tempo piuttosto che distribuirle a casaccio durante la settimana.

Vuol dire che se devi fissare degli appuntamenti dai clienti ha senso dividerli per zone in modo da ottimizzare i tempi degli spostamenti (te ne avevo parlato anche QUI).

Oppure potresti assegnare un argomento specifico del tuo lavoro a un giorno preciso della settimana in modo da avere maggiore concentrazione o organizzarti con tutti gli strumenti che ti servono.

Ma vale anche quando sai che hai regolarmente un momento vuoto pianifica in anticipo come sfruttarlo e organizzati con quello che potrebbe servirti.

Ad esempio se tutti i giovedì porti tuoi figlio a inglese e hai un’oretta da aspettare puoi portarti dietro del lavoro, o quel libro che vorresti leggere e non hai mai tempo oppure preparati i vestiti da fitness e vai ad allenarti al parco.

ERRORE N.8: Ti Affidi (Ancora) Al Multitasking

Il multitasking è il male.

Se stai lavorando, lavora. Se stai facendo la mamma, dedicati alla prole.

Se stai portando avanti un progetto finisci quello che hai pianificato e DOPO passi ad altro.

Fare più cose contemporaneamente ti dà l’illusione di risparmiare tempo, ma non è così.

Te l’ho già detto vero? Si lo so, infinite volte, soprattutto QUI ma è una di quelle convinzioni dure a morire.

ERRORE N.9: Non Riesci A Individuare Le Priorità

Fare meno e meglio, puntare all’essenzialità è la vera svolta che ti fa risparmiare tempo.

Cosa devi fare assolutamente entro oggi? Entro il mese?

Quali risultati mi porta questa attività? Posso delegarla? Posso programmarla per un altro momento?

Ci sono molte tecniche che ti aiutano a individuare le priorità, ma non sapere in quale direzione andare è il primo passo verso un’abbondante perdita di tempo.

ERRORE N.10: Non Prevedi Del Tempo Per Pianificare

Non programmare la giornata in anticipo, alzarti la mattina e pensare “Ok, oggi che si fa?” è un buon modo per perdere vagonate di ore e arrivare a sera senza aver concluso nulla.

Certo, si, lo sapevi già, è ovvio.

Lo fai?

Quando? La sera quando hai finito di lavorare ti prendi quella manciata di minuti per aggiornare l’agenda? La mattina prima di iniziare a lavorare?

Guarda che ti vedo! Controllare le notifiche dei social e aprire le mail è già il passo successivo.

Procurati gli strumenti giusti per farlo in modo semplice: un’agenda cartacea, un taccuino, un planner da tavolo, fogli da disegno e pennarelli colorati.

Quello che preferisci, nel momento della giornata che ti sembra più utile.

Lo scopo è quello di pianificare e programmare le tue attività in modo da essere sempre consapevole del tempo che hai e come ottimizzarlo.

Non sottovalutare questo errore perchè è piuttosto insidioso.

ERRORE N.11: Non Sei Ordinata E Disciplinata

Più mantieni l’ordine e meno tempo sprecherai a riordinare

Più rispetti il tuo programma e meno tempo sprecherai tra un’attività e l’altra.

Questo non ha bisogno di molte spiegazioni, no?

Insomma intendo una base minima da sopravvivenza.

ERRORE N.12: Non Ti Svaghi E Non Ti Lasci Andare

Sembra in contrasto con quanto ti ho detto prima, ma il mio approccio Zen è anche questo.

Ci vuole equilibrio!

Non sei un robot e non puoi pensare di avere sempre tutto pianificato e incasellato da rispettare al minuto-secondo.

Ci vuole anche improvvisazione, libertà, pause, divertimento ,relax, distrazioni.

Si, anche non perdere mai tempo è un errore!

Soprattutto se il tuo lavoro prevede del tutto o in parte attività creative l’assenza di attività è nutrimento per le idee.

Quando senti che una situazione non si sblocca, fermati e distraiti. Stacca completamente la mente e lasciala vagare senza meta.

Vedrai che quando tonerai operativa sarai più lucida e produttiva e risparmierai tempo che altrimenti avresti vissuto forzatamente.

ERRORE N.13: Non Vivi Il Presente

“Carpe Die, quam minimum credula postero” 

“Cogli l’attimo, non fidarti per nulla del domani” cantava Orazio nelle sue Odi.

Proiettarti verso il futuro incerto genera stati di ansia e ti fa perdere consapevolezza in ciò che stai facendo e l’unico momento che realmente esiste è il “qui e ora” come insegnano i saggi orientali.

Rimanere ancorata a quello che ancora non hai fatto genera frustrazione e blocca le azioni che devi ancora compiere.

Insomma, cogli il momento dopo ogni momento e fai esattamente quello che c’è da fare.

Il segreto è la buona organizzazione e pianificazione che hai impostato quando, evitando l’errore n.10 ti sei presa il tempo per farla e il gioco è fatto!

Si, insomma, il gioco è fatto, quasi…

Sono 13 errori, sono tanti.

Ma tu controlla il tuo tempo prima che il tempo controlli te.

E posso sempre approfondirti minuziosamente ogni singolo errore e analizzare in quali situazioni specifiche capita proprio a te di perdere tempo.

Hai individuato quali sono quelli che fai anche tu?

Se sono solo un paio non sei messa poi tanto male e ti basterà un piccolo sforzo per vedere subito un buon miglioramento.

Se invece ti sei riconosciuta in molti di questi errori, farcela da sola è veramente dura.

Non è facile riprendere il controllo del tuo tempo con consapevolezza ed equilibrio senza stressarti, assecondando il tuo stile di vita e la tua natura, facendo un passo alla volta, ma nella direzione giusta.

Per non perderti a ogni bivio ti serve una guida.

Nel mio e-book “Un’ora in più al giorno” trovi suggerimenti pratici e semplici per smettere subito di perdere tempo.

Per averlo è semplicissimo: CLICCA QUI, iscriviti alla NL e lo ricevi gratis direttamente nella tua casella di posta.

Tranquilla anch’io odio lo Spam e riceverai solo gli aggiornamenti del blog + una mail a settimana con consigli e promozioni esclusive e dedicate.

L’organizzazione rende liberi

Carolina
La Tua zen manager