C’è stato un tempo in cui ero davvero convinta di avere il pieno controllo della mia vita: mi preparavo in un certo modo per qualcosa, pianificavo tutto nei minimi dettagli e sapevo che le cose sarebbero andate esattamente come dovevano andare.

Poi sono diventata mamma e all’inizio è stato un po’ frustrante scoprire che le aspettative non avrebbero mai più coinciso con la realtà. Quell’esserino minuscolo avrebbe scombinato qualunque piano e nulla di quello che avevo letto sui manuali modello “mamma perfetta” si sarebbe avverato. Ho guardato in faccia tutte le mie manie di controllo, iniziato ad allenarmi per diventare campionessa olimpionica in gestione degli imprevisti e trovato un nuovo equilibrio.

Capita a tutte le mamme con il primo figlio, ma capita anche a tutti con i buoni propositi.

Magari ti metti di buon impegno, con la tua agenda davanti, per dedicare del tempo a immaginare cosa potresti fare in una settimana, in un mese, in un anno o anche semplicemente il giorno dopo. Hai fatto tutto per  benino con l’elenco delle cose da fare, scritte bene, colorate, ordinate. Guarda come sei stata brava! Un planning bellissimo!

“Il guaio è che quando quel piano splendido ed elegante incontra la realtà, crolla”

(Jeff Sutherland)

Diciamo che, piuttosto che non fare proprio nulla, mettere nero su bianco un minimo di programmazione, per avere anche solo una vaga idea di come puoi impiegare il tuo prezioso tempo, è un buon primo passo, ma non sarà sufficiente.

Che tu sia mamma oppure no, sono sicura che conosci molto bene la sensazione di frustrazione che provi quando pianifichi per benino le tue giornate e poi niente va come dovrebbe e non concludi nulla. E via.. è andata così….

Anche se non potrai mai prevedere l’imprevedibile, una buona pianificazione delle attività ti permette di aumentare esponenzialmente la soddisfazione e annullare la frustrazione.

Cos’è che rende una pianificazione efficace?

Per fare una pianificazione che regga il confronto con la realtà e non crolli al primo imprevisto devi lavorare sulla tua produttività e tenere conto di alcune regole basilari, ma non è necessario doverle applicare tutte quante subito, se non riesci. Inizia a fare un check-up di quello che già fai e quello che invece ti manca, parti da un punto qualsiasi che ritieni di voler migliorare e poi passi a quello successivo. Vedrai che in poco tempo noterai i primi risultati!

Mettiamo il caso che tu voglia far crescere la tua attività, occuparti della tua famiglia, mantenere una casa pulita e avere del tempo per te. Obiettivi ragionevoli e di tutto rispetto, ma immagino che ti piacerebbe ottenere tutto questo preservando la tua sanità mentale, giusto?

Invece solitamente quello che succede è riuscire magari a fare tante cose, ma in una continua gara contro il tempo. Ti alzi al mattino già correndo perchè hai procrastinato la sveglia, i bambini sono dei bradipi e sei già in ritardo su tutto quello che devi fare. Poi inizia la serie di agguati da parte degli imprevisti che trasformano la giornata in una corsa ad ostacoli e tu cerchi in tutti i modi di cavartela arrivando a sera con un po’ d’affanno, con la casa nel caos e senza essere riuscita a prenderti nemmeno cinque minuti per te.

Come puoi ribaltare questa situazione ed evitare che un imprevisto trasformi una giornata (o tutte le giornate) in un completo disastro?

Il problema non è il tempo che non ti basta, ma tutto quello che stai sprecando, senza rendertene conto.

Mettiamo da parte per un momento metodi, griglie, agende e planner e concentriamoci sui princìpi che stanno alla base della pianificazione per organizzare le tue attività in modo equilibrato, efficace e soprattutto sostenibile.

1. Essere consapevole

Prima di riempire le tue pagine dell’agenda sapresti dire quanto tempo impieghi a fare qualcosa, di quanto tempo avresti bisogno per dedicarti a quell’attività o portare a termine un compito?

Osserva come fai le cose davvero e non come “pensi” di farle perchè quasi mai i tempi coincidono e se quello che hai nella tua mente non corrisponde a quello che fai nella realtà allo stesso modo la tua pianificazione ti darà soddisfazione solo sulla carta.

Puoi tenerne traccia liberamente a mano, oppure attraverso un’app come Toggl, ma non è importante lo strumento che usi quanto il risultato che ottieni: scrivere una pianificazione il più possibile fedele alla realtà.

2. Scrivere elenchi sostenibili

Proprio quando manca la consapevolezza, con grandi slanci di entusiasmo e ottimismo, ti ritrovi a scrivere lunghissimi elenchi di cose da fare convinta di poterli spuntare in una sola giornata (non tenendo conto dei possibili imprevisti e del tempo effettivo che ci metti a fare qualcosa).

Se scrivi “to-do list” troppo lunghe rischi di riportare alcune voci di giorno in giorno, magari sempre le stesse attività che continui a procrastinare e questo non fa che aumentare la frustrazione, la bassa autostima e rendere praticamente inutile la tua pianificazione.

Meglio concentrare le energie su poche cose, ma ben definite e importanti piuttosto che fare a pezzi le tue risorse e continuare a sentirti “a metà”. Per avere qualche spunto su come NON fare le to-do list, leggi QUI.

3. Fare una cosa alla volta

Qui mi riferisco proprio all’ordine con cui inserire le tue attività nella pianificazione.

Se devi dedicarti a 3 attività, ad esempio, non passare da una all’altra in continuazione, ma stabilisci una priorità e dedicati a un’attività per volta in un tempo definito. Dipende dal tipo di attività, ma ad esempio il lunedì farai l’attività A, il martedì B e mercoledì e giovedì C, oppure da gennaio a marzo fari A, ad aprile e maggio farai B e da giugno a settembre C..e così via. L’importante e non pensare di fare contemporaneamente A, B e C.

Passare da una cosa all’altra in continuazione ti fa consumare tantissima energia e tempo senza che tu te ne renda conto. Hai l’impressione di fare mille cose, ma se tu facessi le stesse cose dedicandoti a ciascuna singolarmente faresti molta meno fatica e finiresti prima. Il solito inganno del multitasking che fatichi ad abbandonare. Ne avevo già parlato QUI e QUI, eppure è ancora un mito duro a morire.

4. Iniziare e finire

Lasciare le cose a metà è come non averle fatte, con la differenza che hai sprecato tempo e fatica che nessuno ti ridarà indietro!

Non importa quando sia grande il risultato, ma che abbia un valore concreto per te. Se stai lavorando a un progetto lungo e complesso non significa iniziarlo e finirlo in una giornata, ma suddividerlo in step più brevi e sostenibili in un arco di tempo che avrai stabilito e inserito nella tua pianificazione.

Tornando all’esempio delle tre attività di prima. Se A è un compito lungo e difficile dividilo in step più piccoli che saranno: A1, A2 e A3. Quando stabilisci un tempo da dedicare a A1 inizia quell’attività e vai avanti finchè non hai finito e poi passerai a B oppure ad A2, se non hai più abbastanza tempo per concludere una nuova fase del lavoro, non iniziare nemmeno, ma stabilisci quale sarà il momento opportuno per farlo.

5. Tenere conto degli imprevisti

Non puoi prevederli, perchè ti coglieranno di sorpresa, ma puoi cercare di contenere i danni facendo una pianificazione ragionata. Prima di tutto lasciando degli spazi vuoti, non assegnati in cui fare semplicemente quello che potrebbe essere necessario fare in caso di imprevisto. Se non riesci a svuotare un po’ la tua pianificazione è perchè c’è troppa roba: togli, semplifica! In secondo luogo puoi evitare di lavorare sempre e solo sull’orlo dell’urgenza, se ti riduci sempre a fare ogni cosa all’ultimo minuto non c’è pianificazione che tenga.

A proposti di imprevisti puoi leggere anche QUI.

6. Lavorare meno

Le pianificazioni che non funzionano sono quelle troppo fitte, con tante attività tutte concentrate e che stancano, e se ti stanchi hai meno energia e puoi fare più errori che ti fanno perdere tempo o ti puoi distrarre più facilmente e metterci di più a fare le cose…

Se vuoi essere più produttiva non devi lavorare per più ore, ma devi lavorare meglio. Nella tua pianificazione devi tener conto delle pause, del riposo, del tempo libero e inserire nelle ore giuste le attività giuste, che siano cioè allineate al tuo livello di energia e durante le quali tu possa essere al massimo della concentrazione e dell’efficienza.

Non c’è una regola: puoi concentrare le attività più impegnative solo al mattino oppure distribuirle durante tutta la giornata intervallate da frequenti pause, oppure trovare altre combinazioni che senti più adatte al tuo modo di lavorare, ma non sentirti una fannullona se non passi tutto il giorno alla scrivania perchè ciò che conta sono i risultati.

7. Monitorare spesso

Brava hai fatto la tua pianificazione tenendo conto delle prime 6 regole:

  • hai considerato il tempo effettivo che ti serve per fare ciò che scrivi
  • sei stata attenta a non scrivere troppe cose
  • hai assegnato a ogni tempo stabilito una sola attività molto specifica
  • hai diviso impegni lunghi e complessi in sezioni sostenibili per non lasciare lavori in sospeso
  • hai lasciato spazi vuoti da riempire in caso di emergenza e programmato le attività importanti con giusto anticipo sulle scadenze
  • hai fatto in modo che il tempo per il lavoro fosse ben bilanciato con il tempo per il riposo assecondando il tuo bioritmo.

Quando fai la tua pianificazione? A settembre? A gennaio? A giugno? E poi? Ogni quanto controlli come stai andando? Non dimenticarti di tutto il lavoro che hai fatto, ma controlla regolarmente e spesso la tua pianificazione!

Io faccio così:

  • Ogni 3 mesi controllo la pianificazione annuale
  • Un giorno al mese controllo la pianificazione mensile
  • Tutti i giorni controllo la pianificazione settimanale

Se ti sembra eccessivo controllare il planning settimanale ogni giorno considera che preferisco prendermi 5 minuti a fine giornata per essere sicura che tutto stia andando come piace a me piuttosto che ritrovarmi a fine settimana con l’acqua alla gola e dover fare delle corse folli per recuperare qualcosa che mi sono dimenticata o che nel frattempo, causa imprevisti, è diventato urgente (e magari sono stanca e ci metto il doppio del tempo per farlo!).

Se tieni conto di tutti questi parametri quando devi inserire tutte le attività nella tua pianificazione dovrai solo rispettarla, ma sarà sostenibile e anche  in caso di imprevisto riuscirai a mantenere l’equilibrio senza che tutto crolli rovinosamente.

Riuscire a portare avanti i tuoi progetti, dedicare del tempo a te stessa e alle persone a cui vuoi bene bilanciando lavoro e vita privata è possibile!

Ti sembrano regole semplici in teoria, ma poi non sai come metterle in pratica? Contattami subito e prenota la tua consulenza così che possa aiutarti a trovare il sistema più efficace per adattare metodi e strategie alla tua vita di ogni giorno.

L’organizzazione rende liberi

Carolina 

la Tua zen manager