Una delle cause della procrastinazione, uno dei tanti motivi per cui non ti decidi a chiudere quella faccenda che continui a rimandare è la mancanza di volontà, non hai voglia di farla, punto. Le ragioni per cui non ne hai voglia possono essere varie, tra cui: preferiresti fare qualsiasi altra cosa tranne quella, pensi sia un’inutile perdita di quel tempo che a mala pena basta per la sopravvivenza, è faticoso, scomodo, noioso o tutte queste tre insieme.

Ti capisco perchè indipendentemente dalla quantità di tempo libero che tu possa avere ogni giorno a disposizione ci sarà sempre un’attività che avrà la precedenza su altre, ma ciò che non fai resta lì, in sospeso, nei tuoi pensieri che ogni tanto ricordano, quando ci passi davanti, quando ti capita tra le mani, quando qualcuno te ne parla e, alla fine, quando non potrai più rimandare dovrai fare un immenso sforzo per agire.

Nella casa dove sono cresciuta, dove ci sono ancora i miei genitori da più di trent’anni e dove hanno vissuto cinque figli e sono passati altrettanti nipoti, c’è un notevole numero di questo genere di attività da fare che sono state rimandate per anni e anni. Ora che la casa è in vendita e c’è in programma un trasloco è arrivato il momento di smetterla di rimandare e darsi da fare per affrontarle.

Immagina la gioia.

In effetti non ho esattamente esultato felice quando mia mamma mi ha chiesto di buttare via tutti i CD vecchi, masterizzati, rovinati accumulati su scaffali e in varie stanze a prendere polvere, ma ho fatto subito la mia scelta: potevo concentrarmi sul non aver voglia, preferire fare altro, sulla fatica, sul tempo perso, oppure viverla come l’occasione per togliersi il pensiero, fare un bel decluttering, gustando già la soddisfazione finale, a opera conclusa, di vedere lo spazio libero, pulito e tanto materiale a cui dare nuova vita.

Prima ancora del modo in cui fai le cose c’è l’atteggiamento mentale con cui ti approcci a un’attività.

Prova  a pensare a quanto scorra lentamente il tempo quando stai facendo qualcosa che ti annoia o non ti va di fare. Un’eternità, una tortura. E non è solo una questione di percezione, se fai le cose controvoglia rischi di metterci davvero più tempo. Va da sé che se ti metti a fare qualcosa partendo con il presupposto negativo non ti aiuterà a gestire quel tempo nel migliore dei modi, no?

Trasformare il compito in qualcosa di piacevole o divertente che non ti richieda troppo sforzo è una delle soluzioni che ti avevo proposto QUI per cambiare punto di vista e smettere di procrastinare.

Ma l’atteggiamento mentale, da solo, non basta.

Il modo in cui fai le cose ti renderà produttiva: farai meglio, in meno tempo e con meno fatica.

Per “modo” intendo proprio come ti muovi nello spazio, quali strumenti usi, quanta fatica fai, quali azioni compi  e in che sequenza.

Hai presente le routine? Quella sequenza invariata di azioni che compi quando svogli un’attività abituale?

Ti avevo già parlato QUI di come routine e rituali possono essere un valido alleato per aumentare la produttività e ridurre lo stress. Le routine però sono qualcosa che ti costruisci nel tempo, con la pratica e la ripetizione di qualcosa che fai di frequente, anche quotidianamente, che sai già fare, che conosci ed è più facile trovare il sistema migliore per svolgerla.

Oggi ti voglio dare una soluzione per tutte quelle attività, saltuarie o nuove, che ti capita di fare e per le quali non hai nessuna intenzione di sprecare tempo e energia.

Quando devi iniziare un’attività ti si apre davanti a te una rosa molto ampia di possibili modi in cui svolgerla. Tra tutte le opzioni possibili cerca il sistema che renda tutto il più comodo, armonioso, fluido, tranquillo, senza intoppi e meno faticoso possibile. Se si tratta di qualcosa che non hai mai fatto potrebbe non essere così semplice individuare il tuo miglior sistema, trovare subito la routine ideale.

Lo so perchè ci sono passata e continua a capitare a me e alle persone che seguo durante i percorsi individuali. Ecco perchè ho deciso di condividere i 3 passaggi su cui soffermarti per farti le domande che ti guidano per trovare il TUO modo di fare le cose.

1.Individua ciò di cui hai bisogno

La prima cosa che ti devi chiedere è semplice e intuitiva: COSA TI SERVE per svolgere il tuo compito?

Hai bisogno di tanta luce? Di un piano d’appoggio? Meglio in piedi o seduta? Serviranno dei contenitori? Fai mente locale, immagina di compiere già tutti i passaggi che dovrai fare e pensa a quello di cui potresti aver bisogno in modo da PREPARE tutto prima ancora di iniziare.

Non preoccuparti se non ti verrà in mente tutto, è normale, soprattutto sei stai facendo qualcosa che non hai mai fatto prima, ma non è vietato correggere il tiro in corsa, sai? Più cose riesci a preparare in anticipo e meno ti “incepperai” dopo nel flusso di lavoro, ma non sarà comunque un problema.

Potresti pensare che ci sia una perdita di tempo nella preparazione, ma si tratta di un “investimento”: dedichi qualche istante alla partenza per viverti meglio il viaggio.

> Io ho fatto così: per occuparmi dei CD in casa dei miei ho pensato che avrei prima di tutto usato una scatola per raccogliere tutto quello che avrei trovato in giro nelle varie stanze e portarlo in unico posto (dove c’era la maggior parte di CD), poi ho pensato che potevo benissimo sedermi sul letto e usare il letto difronte come piano di appoggio, ma mi mancavo i contenitori per la raccolta differenziata del materiale quindi prima di iniziare mi sono procurata un sacco per plastica, una grande borsa per la carta e un altra scatola per i CD.

2.Inizia e ascoltati

Quando pensi di essere pronta, comincia e datti da fare, ma osservati e presta attenzione alle tue sensazioni.

Sei comoda? Continui a sbagliare qualcosa perchè la mente pensa in un modo, ma le tue mani fanno altro? Ti accorgi che per spostare qualcosa da A a B passi da C, ma sarebbe meglio passare da E? Vale anche per il tuo lavoro al computer, se per esempio per completare un documento non fai che tagliare e incollare o riscrivere quando magari potresti semplificare qualche passaggio?

In questa fase ciò che conta è individuare tutti quei passaggi che percepisci come “scomodi”, contorti, che ti fanno fare giri inutili o faticosi.

Per riuscirci devi essere completamente immersa in ciò che stai facendo, pienamente consapevole di ogni tuo gesto ed è uno dei tanti modi per allenare la mindfulness, può tranquillamente diventare una forma di meditazione in movimento.

Prova a pensare all’importanza dei movimenti e della gestualità nei riti giapponesi, nelle arti marziali o nella cerimonia del te, ad esempio. Nulla viene lasciato al caso o eseguito in modo affrettato e scomposto, ma tutto è curato, con attenzione, e ogni gesto e l’insieme dei gesti in sequenza assumono una connotazione spirituale densa di significato.

Non è una questione di velocità o lentezza, ma di presenza e intensità.

> Io ho fatto così: ho spostato i contenitori della differenziata. Avevo messo il sacco alla mia sinistra sul letto dove ero seduta e la borsa di carta per terra davanti a me, ma non funzionava perchè continuavo a sbagliarmi mettendo la plastica nel sacchetto della carta e nel correggermi trovavo molto scomoda la torsione che con la schiena ero costretta a fare perchè il sacchetto ancora mezzo vuoto si spostava e si richiudeva su se stesso. Dovevo spostare me stessa, oppure i contenitori oppure modificare i movimenti delle mani.

3.Fai scorrere l’energia in modo fluido

Ora che ogni cosa è al posto giusto e tu sei comoda e senti di lavorare nel miglior modo possibile, senza intoppi, puoi concentrarti sui movimenti più fini, sui dettagli, per affinarli, per migliorare ancora, per sentirti sempre meglio. Come ti accorgi di aver trovato il TUO sistema? Quando senti che l’ingranaggio non ha bisogno di essere oliato, quando tutto scorre senza affanno, senza intoppi, senza ostacoli, senza dispersioni. È come una musica armoniosa senza stonature, come  una danza.

Ti è mai capitato di iniziare un nuovo corso di ballo? Di yoga? Di arti marziali? Come ti sei sentita alla prima lezione? Lenta e impacciata o veloce ed esperta? Ecco, è la stessa cosa.

Funziona sempre così, per ogni nuova attività, fisica o intellettuale che sia. Quando impari un nuovo lavoro o sperimenti una nuova piattaforma, un software o una nuova funzione di un programma del tuo PC per migliorare il tuo lavoro.

All’inizio non sai bene di cosa potresti aver bisogno, poi inizi ma sei incerta, lenta, è facile sbagliare, confondersi, sentirsi impacciati o scomodi e non ti senti pienamente nel flusso di lavoro, anzi.

Poi è solo con la pratica e la ricerca continua di miglioramento che la situazione inizia a cambiare e prendi confidenza con l’ambiente, con il tuo corpo, con le difficoltà che impari a superare.

Che sia una nuova grande impresa, o buttare via dei vecchi CD tutto può essere semplificato e padroneggiato con consapevolezza.

> Io ho fatto così: ho iniziato a prenderci gusto e andare velocissima, ma poi mi sono persa nei ricordi. Avrei potuto portare a termine la stessa attività in molti altri modi, forse non ci avrei messo molto tempo in più. Le mani si muovevano rapidissime: apri il CD, mettilo nella scatola, stacca la plastica, metti la carta della copertina nella borsa e la plastica della confezione nell’altra. Mi sentivo fluida, rapida, come un divertente swing, ero svelta e soddisfatta. Quanto avrei potuto risparmiare? Non saprei, ma non ha importanza, non era una gara. Mi fermavo volentieri quando tra le mani passava una vecchia compilation che aveva fatto da colonna sonora alla mia prima vacanza da sola in Sicilia, oppure iniziavo a canticchiare qualche titolo che leggevo sulle copertine fatte a mano delle mie raccolte preferite. Tre minuti che avrei risparmiato erano tre minuti felicemente spesi tuffandomi nel passato.

L’obiettivo non deve essere quello di cronometrarti e trovare il sistema per risparmiare, che ne so, 186 secondi, ma fare in modo che tu possa vivere ogni azione quotidiana senza stress, sapendo di avere tempo ed energie a disposizione.

Hai ventiquattro ore al giorno. Fanne buon uso.

È questo che significa per me diventare organizzati in modo “Zen”: non tendere a trasformarti in una specie di macchina super efficiente che fa tutto in maniera perfetta e nel minor tempo possibile al solo scopo di riempirti sempre più le giornate di impegni, non per poter fare di più, ma meglio e trasformare ogni giornata in un susseguirsi di istanti, di qui e ora intensi sì, ma scelti consapevolmente e vissuti con serenità e soddisfazione.

La prossima volta che dovrai portare a termine una qualunque voce della tua to-do-list, fai caso al modo in cui lo stai facendo, poni l’attenzione sui tuoi movimenti, sul tuo corpo, ascolta le tue sensazioni e trova il miglior sistema possibile perchè sia piacevole, gratificante.

Potrebbero esserci nella tua giornata diverse attività di cui ti devi occupare, ma che assorbono le tue energie senza che tu te ne renda conto, a cui stai dedicando molto più tempo del necessario, perchè non sei consapevole di quanto tu ti distragga, ti perda via tra mille cose, fai fatica. Potresti aver bisogno di qualcuno che dall’esterno ti aiuti a individuare questi momenti per gestirli meglio e trovare il giusto equilibrio. Potresti aver bisogno di avere al tuo fianco la tua “Zen Manager”. Per scoprire come lavoro e cosa posso fare per te, scrivimi: carolina@myzenmanager.com 

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager