Il piacere della delega l’ho scoperto dopo aver indossato per troppo tempo i panni della super wonder woman che non deve chiedere mai. Per mia fortuna ho capito in tempo che delegare è come un asso nella manica che ti fa vincere la partita contro lo stress da caos, fatica e tempo che corre.

Sei sempre impegnata a correre così a testa bassa per andare più veloce, che finisci per guardarti solo le tue scarpe e il tuo obiettivo si riduce solo a quello di arrivare, al traguardo. Non come, arrivarci.

Viva, per esempio.

Ciò che voglio dire è che se ti dai il permesso di farti aiutare, al traguardo ci arriverai lo stesso, ma anche meglio. Non in affanno, ma soddisfatta e pronta a goderti il risultato.

Per questo consiglio sempre alle mie clienti di individuare quali sono le attività su cui poter chiedere aiuto e delegare.

Delegare è difficile, lo so, posso sentire i tuoi pensieri fino a qui: “Ci metto più tempo a spiegare cosa fare che a far da me” oppure “Non troverò mai nessuno che lo faccia esattamente come voglio io” o peggio “Sono capacissima di imparare a fare tutto da sola e non ho bisogno di aiuto”. Eppure può essere il tuo salvagente quando senti che stai per affogare.

Io, attraverso My Zen Manager, posso aiutarti a organizzare al meglio le tue attività, stabilire dei blocchi di tempo durante la tua giornata che ti aiutino a sentirti più libera e leggera, ma non mi sostituisco a te. Non faccio le cose al posto tuo. Non sono io la persona a cui delegare le tue attività.

Già. E allora a chi puoi delegare?

La buona notizia è che esiste una figura professionale fantastica che ti aiuta proprio in questo: semplificarti la vita affidandoti a chi può fare le cose al posto tuo che tu scegli di delegare per poterti concentrare al meglio su altro.

Sto parlando degli Assistenti Virtuali.

Cosa fa un’assistente virtuale? Quali attività puoi delegare? Come funzionano i servizi?

Come sempre ogni professionista ha la propria specializzazione e il proprio metodo di lavoro, ma, oggi, hai la possibilità di trovare proprio qui nel mio blog alcune risposte alle più frequenti domande perché c’è un ospite speciale che ho intervistato per te.

Ti presento Elena Gioco, assistente virtuale

Ciao Elena e benvenuta! Raccontami un po’ di te per conoscerci meglio.

Ciao Carolina! Sono Elena e sono un’assistente virtuale. Ma anche una mamma, e mi piace specificarlo perché è stata proprio la nascita di Pietro la molla che mi ha portato a stravolgere la mia vita professionale. Arrivavo da oltre 10 anni con il classico lavoro da impiegata, commerciale estero in una multinazionale nel mio caso, naturale prosecuzione della mia laurea in lingue straniere. Dopo la maternità, la distanza e gli orari di quel lavoro mi stavano stretti e casualmente mi è capitato di leggere un articolo che parlava di assistenza virtuale: mi si è aperto un mondo! Era la soluzione perfetta per me, mi permetteva di offrire tutta la mia esperienza e professionalità costruita in anni di lavoro e studio, con allo stesso tempo la flessibilità che tanto mi serviva in quel momento. Non ci ho pensato due volte e mi sono lanciata in questa avventura piena di entusiasmo: la scelta migliore che potessi fare!

In cosa consiste esattamente il tuo lavoro?

Immagina di avere qualcuno che si occupi al posto tuo della routine d’ufficio, a cui passare le tante piccole attività “mangia-tempo”, mentre tu ti concentri sulla parte fondamentale del tuo business: bello, no? È proprio questo il mio lavoro. Aiuto liberi professionisti o piccole aziende con le attività che portano via tempo prezioso, ad esempio tutte le impostazioni della newsletter, del blog e dei social network; l’elaborazione e l’aggiornamento di file, la gestione di email, la piccola amministrazione…sono veramente pochi i lavori d’ufficio che non possono essere svolti da remoto!

Chi sono principalmente i tuoi clienti e cosa possono delegarti?

I miei clienti sono principalmente liberi professionisti e la mia offerta di servizi è composta da 4 pacchetti:

Newsletter: questo servizio comprende tutto quello che è legato, appunto, alla newsletter. Mi occupo del processo dall’inizio alla fine. Con la bozza del testo, a tutto il resto penso io.

Blog: chi ha un blog sa bene quanto è importante essere costanti nella pubblicazione dei contenuti e quanto tempo porti via la formattazione e programmazione. Tu mi passi i testi, scritti o anche per messaggio vocale, poi ci penso io.

Social: programmare i social può diventare davvero un buco nero “mangia-tempo”. La soluzione è scegliere con cura i social in cui avere una presenza di qualità (non serve essere ovunque, l’importante è essere dove sono i tuoi clienti) e delegare! I social di cui posso occuparmi sono Facebook e Linkedin.

Ufficio su misura: ti serve un aiuto per attività diverse? Vuoi riorganizzare la tua casella di posta, poi ti serve aiuto con delle presentazioni commerciali, la rilettura del catalogo, la registrazione delle fatture, l’organizzazione di quel corso, l’editing di video e magari anche un podcast…qui creiamo su misura il pacchetto con tutto (e solo) quello che ti serve.

Quali sono i principali benefici che hanno i tuoi clienti grazie al tuo servizio?

I vantaggi del collaborare con un’assistente virtuale sono molti e, soprattutto, sono chiari e ben percepibili. Ti parlo di quelli che per me sono i più importanti.

Il primo beneficio per chi lavora con me è sicuramente quello di liberare tempo prezioso da dedicare a ciò che in quel momento è più importante per lui: un progetto, un cliente particolare, la famiglia o anche semplicemente se stesso!

Poi ci sono tutti benefici di avere un collaboratore, come potrebbe essere anche un dipendente, ma senza però l’impegno che comporta: io lavoro solo quando serve, nei periodi in cui non c’è bisogno di me non costo nulla. Niente ferie, malattia, permessi, tfr., niente spese fisse d’ufficio e lavorando esclusivamente da remoto non c’è neanche bisogno di trovarmi un posto dove stare.

Infine l’approccio mentale: come assistente virtuale sono anch’io una libera professionista, ho scelto un lavoro che amo fare e questo mi permette di farlo con entusiasmo. So quali sono i pensieri e le preoccupazioni di un professionista, semplicemente perché li vivo anch’io.

Come nasce e si sviluppa una collaborazione con te? Ci sono tempi e costi fissi?

Si parte sempre con una chiacchierata in cui cerco di entrare un po’ nel mondo della persona che mi contatta, del suo lavoro e delle sue necessità.

Quindi se il cliente ha già scelto un pacchetto servizi specifico (ad esempio la Newsletter) raccolgo tutte le informazioni necessarie per poi inviargli il preventivo preciso e dettagliato per quello che gli serve. Se invece il pacchetto è quello di “Ufficio su misura” prenderò nota nel dettaglio dei lavori che il cliente vorrebbe affidarmi, dando immediatamente indicazioni sulla fattibilità (ebbene no, non so fare tutto!) e facendolo seguire da un preventivo dettagliato.

Tutta questa prima fase è completamente gratuita.

Se il preventivo viene accettato, invio il contratto da firmare e chiedo le varie informazioni, credenziali di accesso e similari che mi servono…quindi si parte!

Spesso fino a questo punto sento una certa titubanza nei miei clienti, l’assistenza virtuale è qualcosa ancora di abbastanza nuovo e per molti è la prima esperienza di questo tipo. La cosa più bella è, dopo qualche settimana, sentirli chiedersi perché non hanno pensato prima di collaborare con un’assistente virtuale. Sentire di poter alleggerire le loro giornate mi da una grande carica e mi fa amare davvero tanto quello che faccio. Spesso poi, collaborando mese dopo mese, si crea un rapporto di sintonia davvero speciale, vedo i loro progetti crescere e prendere forma, la soddisfazione e l’entusiasmo, a volte raccolgo anche i momenti di sconforto e le preoccupazioni. Trovo bellissimo questo aspetto del mio lavoro e se dovessi dire cosa c’è davvero di speciale in quello che faccio, al di là di tutti i numeri e i calcoli, direi che è il cuore che metto nel seguire la storia di ciascun mio cliente.

Grazie Elena per il tempo che ci hai dedicato!

Per seguire Elena: Sito web. – Pagina Facebook.Pagina Linkedin. 

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Ci sono altre domande che vorresti fare ad Elena per conoscere meglio lei e come può aiutarti? 

Stiamo lavorando a un progetto insieme che partirà a brevissimo e rispondere alle tue domande sarà utile a te, ma migliorerà anche il progetto.

Scrivimi e resta connessa!

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L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager