Una delle cose che più mi appassiona e al tempo stesso mi fa sentire molto grata è la relazione che si instaura con le persone che affianco nei loro percorsi. Fin dal primo incontro entro, in punta di piedi, in vite altrui attraverso i racconti di donne che stanno vivendo un periodo di affaticamento e stress.

È un po’ come quando leggi un libro o guardi un film e ti sembra di essere lì a emozionarti con i personaggi. Anch’io mi immedesimo nei racconti delle persone che sono al di là dello schermo della video chiamata ed è grazie anche a questa sensibilità se riesco ad esserti utile davvero.

Certo, vedo solo una piccolissima parte, quel tanto che basta per individuare le difficoltà legate alla gestione delle attività, al tempo che sfugge e c’è un confine molto netto tra il mio ruolo e quello di altre professioni. Eppure, è come se vivessi tante vite. Resto connessa a un filo invisibile anche dopo, a lungo, con i pensieri, per trovare le migliori soluzioni, sono le energie che investo nella mia missione.

Le energie non sono inesauribili e ogni attività quotidiana se ne prende una parte. Ecco perché prima di preoccuparti di avere tempo devi conoscere i tuoi flussi di energia, come cambiano nella giornata, nel mese, nell’anno, cosa ti ricarica, cosa ti consuma.

Ecco perché stabilisco quanto tempo voglio dedicare alle consulenze in base a quanto so che posso sostenere per dare tutta me stessa, senza sacrificare nulla di ciò che è importante per me.

Ok, adesso ti dirò una cosa che controcorrente, ma, per quanto il mio lavoro mi faccia sentire grata, appassionata e realizzata, non vivo per lavorare, ma lavoro per vivere.

Ama il tuo lavoro e non lavorerai un solo giorno della tua vita” Confucio (ma anche no!)

Sono abbastanza sicura che la frase di Confucio sia stata sempre mal interpretata perché, così com’è, mi pare una gigantesca ca..stroneria!

Qui, ora, mentre scrivo: sto lavorando. Per quanto mi piaccia farlo, è un tempo che ho stabilito di dedicare a un’attività professionale frutto di una scelta intellettuale e formativa ben precisa, per cui mi faccio un gran mazzo e per cui percepisco del denaro.

È lavoro. È una scelta responsabile ed è prioritaria e il tempo che dedico al lavoro è esattamente ciò che ritengo necessario per la mia visione e per i miei obiettivi.

Ci sono mansioni del mio lavoro che amo: quelle che costituiscono il cuore pulsante dell’attività, altre mi scocciano da matti e, se potessi, le eliminerei del tutto, e invece sono necessarie e nemmeno marginali.

Quindi, caro Confucio, facciamo un passo indietro: so quanto tempo voglio dedicare al lavoro perché sono consapevole che si tratta di uno spazio ben distinto da tutto il resto.

Ed è qui che voglio portarti oggi, in uno spazio che tu definisci.

Lo spazio-tempo che tu definisci

Pochi giorni fa, durante il primo colloquio con una nuova cliente, sono rimasta molto colpita dalla sua energia, curiosità, e intraprendenza. Una ragazza dinamica e creativa, strattonata a destra e sinistra dagli impegni che lei stessa si è scelta e da quelli che si trova a gestire per generosità e altruismo.

È una situazione che ho visto fin troppo spesso: passi da un’attività a un’altra, mentre molte vengono trascurate o procrastinate. Sei sempre con il cellulare in mano, con notifiche su tutte le icone, casella mail ingolfata, pensieri e preoccupazioni che prendono vita e ti danno ordini.

Giornate che si riempiono di urgenze che sono priorità per altri mentre ciò che è prioritario per te finisce relegato in un angolino. A fine serata, quando le energie sono agli sgoccioli, tu fai leva sulla tua passione (quella di Confucio) per dedicare un po’ di tempo a ciò che per te è importante.

Ma ti pare?! Davvero vuoi che le tue giornate siano sempre così? Sei tu che ti dedichi alle tue attività o sono le attività che si prendono pezzi di te senza chiedere il permesso?

Ogni attività ti occupa uno spazio della giornata, l’organizzazione consapevole ti permette di essere tu quella che assegna questi spazi. Proprio come hai deciso che le calze le metti nel terzo cassetto e le mutande nel primo, puoi decidere che ti dedicherai al progetto X solo una mattina alla settimana, mentre all’attività Y un’ora tutti i pomeriggi.

Incastrare tutto non è facile, non è immediato, ma è la svolta che stai cercando.

Una delle prime difficoltà che si incontrano quando vuoi programmare le giornate stabilendo delle fasce orarie da assegnare alle attività è la quantità di tempo necessario da considerare.

Un modo per avere un’idea più precisa è molto semplice: misurati.

Tieni una traccia di quello che fai per un paio di settimane per capire di quanto tempo hai bisogno per fare quello che fai abitualmente.

Un altro modo, meno matematico ma comunque valido è di partire dall’elenco di tutto ciò che fai e inserire le attività in base al loro “peso” alla loro importanza e allo spazio di cui devono avere bisogno assegnando molte ore alle attività più importanti e via via che il tempo a disposizione diminuisce inserisci le attività minori.

Puoi anche prenderti la libertà di preferire al mattino alcune attività rispetto ad altre, decidere cosa fare prima e cosa fare dopo in base a tutte le valutazioni che puoi fare di capacità di attenzione, relazioni con gli altri, flusso di lavoro…

Dal più grande al più piccolo

Per farti un esempio di cosa intendo quando dico che la tua settimana deve avere la maggior parte dello spazio occupato dall’attività prioritaria e poi riempire quello che avanza con il resto, racconto la storiella del “barattolo di sabbia”.

Se non ne hai mai sentito parlare te la racconto brevemente.

Si narra che un professore portò in classe un barattolo di vetro, ci mise dentro delle palline da golf e chiese agli studenti se il barattolo fosse pieno. “Si” risposero. Prese quindi della ghiaia e aggiunse i sassi alle palline da golf e, di nuovo, chiese agli studenti se il barattolo fosse pieno. “Si” dissero. Aggiunse infine della sabbia che si infilo in tutti gli spazi vuoti disponibili tra i sassolini e le palline da golf e chiede ancora se il barattolo fosse pieno. Ovviamente gli studenti non potevano che continuare ad affermare. A questo punto il professore apri due birre e le versò nel barattolo e il liquido riuscì a infiltrarsi senza difficoltà.

Cosa voleva dimostrare? Il barattolo è la nostra giornata, il tempo che abbiamo a disposizione. Le palline da golf rappresentano ciò che è più importante per noi: la famiglia, la salute, il lavoro.. quello che vogliamo. I sassi sono cose che contano, ma meno importanti e la sabbia è tutto il resto, piccole cose di poco conto. Se le nostre giornate le riempiamo di sabbia le palline da golf non riusciremo a farle entrare.

E la birra? Il professore rispose: “Non importa quanto possa sembrare piena la vostra vita, c’è sempre spazio per un paio di birre con un amico”.

Questo per dire che, anche se non sai quanto dura esattamente una delle tue palline da golf, anche se non hai cronometrato ogni tua mossa, l’importante è che le palline da golf ci siano, che tu le metta come prima cosa e anche che tu sappia che per quanto possa essere piena la tua giornata c’è sempre la possibilità di fare spazio tra un sassolino e l’altro per qualcosa di importante.

Equilibrismi

Se fosse tutto facile, come riempire un barattolo di palline da golf, nessuno avrebbe bisogno dell’aiuto di un professional organizer, ma perché è tanto complicato? Perché siamo esseri umani complessi, emotivi e in equilibrio precario. Diamoci il permesso di essere così.

Ed è qui che il mio metodo organizzativo si fa “easy” per concentrarsi sul “qui e ora” e si fa stabile sulla consapevolezza nel rispetto della tua essenza.

All’immagine del barattolo preferisco, piuttosto, quella di una piramide alimentare.

Mi piace pensare che le attività a cui doniamo la nostra energia siano al tempo stesso nutrimento per la nostra anima. 

Di cosa ti vuoi nutrire oggi? Con quali alimenti vuoi sentirti più sana, resistente e leggera? Perché se ci sono giornate in cui il lavoro ti assorbe come noi mai, ti sei caricata di risultati e successi da una parte, ma prima o poi ti accorgerai di qualche carenza che vorresti colmare, e così, organizzi le tue giornate per compensare.

È come un flusso di energia che ti attraversa e, bilanciando forze opposte, trovi il punto di equilibrio.

Come impilare i sassi uno sopra l’altro, una forma di mediazione a cui mi dedico ogni volta che ne ho la possibilità, perché allena la calma, la pazienza, la concentrazione per trovare la stabilità sfidando la gravità, con le loro forme irregolari, pesi diversi, movimenti imprevedibili.

Quando pensi al tuo nutrimento e devi preparare i pasti, inizi a pensare al condimento? Darai la precedenza a grassi e zuccheri? Quando pensi alla costruzione fatta di sassi in equilibrio dove immagini i sassi più piccoli? Alla base per reggere tutto il resto?

Se pensi alla tua giornata di domani a cosa darai più spazio? Stabilisci le tue regole, decidi tu quali sono i sassi che daranno stabilità alla tua giornata e posizionali dove sai che daranno solidità. Altrimenti, crolla tutto.

 

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager

 

Photo by Austin Neill