Qualche giorno fa ho aiutato S. a rivedere la pianificazione settimanale perché la mole di lavoro era aumentata esponenzialmente nel giro di poche settimane e il sistema che aveva collaudato non riusciva più a sostenere i nuovi ritmi più intensi.

Come spesso succede, le attività lavorative avevano fagocitato tutto lo spazio libero che si erano trovate davanti, libertà che S. aveva conquistato con grande soddisfazione.

Non seguivo S. da diverso tempo, ormai autonoma nella sua routine organizzativa, che, appunto, le aveva permesso di far decollare il suo lavoro senza sacrificare i momenti da dedicare a se stessa e alla sua famiglia.

A volte, però, ci sentiamo un po’ disarmati difronte alle incalzanti richieste di responsabilità e abbiamo bisogno di qualcuno che osservi la situazione da fuori per aiutarci a individuare come un cecchino il punto debole del caos che stiamo vivendo in quel momento.

S. è stata tempestiva, mi ha scritto prima che la situazione diventasse insostenibile e abbiamo fissato un appuntamento.

La difficoltà principale emersa era dovuta alla notevole varietà di tipologie di attività che S. doveva gestire in modo diverso, portandole avanti tutte insieme.

S. è freelance e, a sua volta, ha clienti freelance che appartengono a categorie professionali molto diverse, con esigenze molto diverse, modalità di lavoro a volte diametralmente opposte che generano tempistiche di lavoro molto complesse.

S. si ritrovava spesso a lavorare fino a tardi e tutti i week-end per non restare indietro, ma, anche consegnando i lavori richiesti in tempo, restava la sensazione di malessere per aver lavorato costantemente sul filo dell’urgenza.

Faticava a stabilire piani sul medio-lungo termine perché gli imprevisti e le richieste dell’ultimo minuto prendevano il sopravvento rendendole molto difficile restare concentrata sui progetti per un tempo sufficiente.

Come abbiamo lavorato

La prima parte della consulenza la dedico sempre all’analisi dettagliata e approfondita della situazione specifica.

Ho lasciato che S. mi raccontasse delle sue giornate e delle problematiche che incontrava, ho indagato a fondo sulle sue routine lavorative e sui flussi di lavoro specifici per ogni cliente.

Adoro questa fase, mi permette di sintonizzarmi totalmente con chi ho davanti, anche se attraverso lo schermo. È come se in quel momento richiamassi dalla memoria tutte le esperienze vissute, tutti i libri studiati e andassi a pescare esattamente ciò che mi serve. Fino a quando si accende la lampadina e la soluzione mi si rivela in modo chiaro e nitido!

Per semplificare posso dirti che c’era un problema legato al multitasking, al voler fare tutto e subito, ma andando un po’ più a fondo ti posso confermare che il problema era nella mancanza di una pianificazione strategica.

Quello che S. faceva era organizzare la settimana in base al cliente, una full-immersion, in cui assegnava, a ciascuno, uno slot temporale della giornata o della settimana.

In linea di massima non è certo sbagliato.

Nessun sistema è giusto o sbagliato in senso assoluto, ma ciò che conta è che sia funzionale e sostenibile per te.

In breve: fai come ti pare, ma, se sei stressata c’è qualcosa che non funziona.

Nel caso di S., quel tipo di programmazione, non solo non le dava i risultati sperati in termini di benessere (perché, come abbiamo detto, in termini lavorativi i risultati già c’erano, consegnando sempre tutto in tempo e con ottimi riscontri), ma era anche molto limitante.

Il limite oggettivo era dato dal numero di ore che, umanamente, avrebbe potuto sostenere in ogni giornata. Assegnando a ogni cliente un tot di ore alla settimana poteva crescere fino a un certo punto, poi sarebbe stata satura e non avrebbe potuto trovare spazio per nessun altro.

Ed è esattamente ciò che è successo.

Ci vuole strategia

Abbiamo preso la situazione e l’abbiamo ribaltata.

Anziché organizzare la settimana per “nome cliente”, l’abbiamo programmata in base alla tipologia di attività a cui dedicarsi.

Ho notato che c’erano dei punti di contatto su clienti diversi. Erano attività diverse, ma che potevano essere processate nello stesso modo perché avevano modalità simili nella richiesta di attenzione da parte di S.

C’erano attività che potevano essere automatizzate, c’erano attività che richiedevano tempi lunghe e complesse fasi di progettazione per dare una struttura al lavoro, altre richiedevano velocità, altre ancora richiedevano una mente libera e creativa per far germogliare nuove idee.

Ti è chiara la situazione?

Ogni cliente ha bisogno di tutte queste diverse tipologie di attività, ma che vengono processate nella mente di S. in modo totalmente differente.

Quindi, ad esempio, se il lunedì S. decideva di dedicarsi solo al cliente “X” si trovava a iniziare un lavoro di routine che poteva essere automatizzato, poi passava a una fase di progettazione complessa, ma doveva tenere un po’ di tempo per trovare soluzioni innovative e sicuramente si sarebbe presentata una richiesta urgentissima da evadere in velocità.

Il giorno dopo, nuovo cliente, stesso sclero.

Ora.

S. è un genio nel suo campo professionale e ha sicuramente le capacità per dedicarsi efficacemente a tutte queste tipologie di attività diverse, ma è anche evidente che più cresce il numero di clienti da seguire e più il rischio di lavorare male e rovinarsi la vita privata aumenta.

La settimana di S, quindi, è organizzata in modo strategico per tipologia di attività in base a cosa preferisce fare a seconda dei momenti della giornata e, a sua volta, ogni tipologia di attività è dedicata a uno solo o a più clienti a seconda di obiettivi specifici.

In pratica ci ancora giorni in cui si dedica a complete immersioni in flussi di lavoro lunghi dedicati a un solo cliente specifico, ma ci sono anche giorni in cui fa lo stesso tipo di attività per più clienti diversi, e così via.

Infine, per non perdere traccia dei vari step e mantenere la visione di insieme si appoggia a Trello.

Ho poi lasciato che S. testasse questo nuova pianificazione per avere la certezza che tutto potesse corrispondere alla realtà e non restare solo una grandiosa idea.

La fase di test e sperimentazione è fondamentale perché tutto può essere rivisto e migliorato, ma se senti che le tue giornate non stanno andando come vorresti, non devi aver paura di metterti in discussione e abbandonare vecchi schemi che non funzionano solo perché “hai sempre fatto così”. Anche tu cambi e anche le tue esigenze possono trasformarsi nel tempo e, di conseguenza, anche la tua organizzazione deve adattarsi a te.

Puoi farlo anche tu

Quando parli di lavoro, cosa intendi esattamente? Di quali attività specifiche stiamo parlando?

Se non hai chiaro questo passaggio è inutile cercare metodi e sistemi che ti risolvano il problema, devi andare alla fonte.

Sono sicura che anche tu nel tuo lavoro hai delle attività che preferisci fare la mattina come prima cosa oppure nel primo pomeriggio, ci sono attività che ti richiedono prontezza e velocità, mentre per altre preferisci avere molte ore di tranquillità a disposizione. Ci sono task che puoi evadere uno dopo l’altro perché ciascuno richiede pochi minuti di esecuzione e altri che ti occupano giornate intere.

Ecco.

Organizza le tue attività raggruppandole per tipologia in base alle tue preferenze, al tuo modo di lavorarci sopra perché, credimi, non esiste nessuna regola universale che dice che ti devi occupare, per esempio, del calendario editoriale una volta alla settimana al mattino, piuttosto che mezzora tutti i giorni la sera.

Trova tu il momento migliore per ciascuna attività lavorativa e pianifica la settimana di conseguenza.

Questo vuole dire che se hai bisogno di un’intera mattina per lavorare a quel progetto che è per te molto importante e ti richiede molta cura e attenzione, non necessariamente lo devi inserire il lunedì mattina come prima cosa. Potrebbe essere molto efficace inserirlo il giovedì, perché è funzionale rispetto agli impegni, agli appuntamenti e alle richieste degli altri giorni. Perché quel giorno sarai nella perfetta condizione mentale per affrontare al meglio quel tipo di lavoro, la tua concentrazione, la tua motivazione e la tua lucidità saranno ai massimi livelli.

Non basta, quindi, stabilire gli slot di tempo che dedicherai al lavoro. Devi entrare meglio nel dettaglio.

Serve consapevolezza per capire come suddividere il tuo lavoro in base alla tipologia di attività e in base a come tu la elabori. Serve consapevolezza per incastrare tutte le tipologie diverse nel momento che è giusto per te in modo che tutto abbia un senso e un equilibrio.

Ecco perché il primo step del percorso che farai con me si chiama SATORI.

Satori è termine giapponese che può essere tradotto con “rendersi conto, comprendere” ed è un primo passo di consapevolezza per capire come valorizzare i tuoi punti di forza nell’organizzazione quotidiana e intervenire solo dove serve.

Se stai pensando di iniziare dai un’occhiata QUI oppure scrivimi: carolina@myzenmanager.com

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager

 

Foto di Ylanite Koppens da Pixabay