Ieri sera sono stata all’incontro della Rete al Femminile della mia zona, Biella.

Sono riunioni che si tengono una volta al mese e ci vado sempre molto volentieri.

Nonostante io ci dedichi ben 4 ore della mia giornata.

No, la riunione non dura 4 ore.

Ma tra lasciare le figlie dai nonni, i 40Km di strada di andata con il traffico dell’ora di punta e altri 40Km di ritorno con la calma di fine giornata, la ricerca del parcheggio e magari dover fare anche un tratto a piedi, va da sé che il tempo complessivo si dilata.

Devo tenerne conto per organizzare tutti gli altri impegni di conseguenza.

Ma le riunioni della Rete sono interessanti e bene organizzate, ne vale pena.

Ed è proprio questo il punto: il tempo è prezioso per tutti e deve avere un senso partecipare.

Nella mia esperienza purtroppo però non è sempre stato così.

Anzi.

Ho partecipato a riunioni di ogni tipo: aziendali, associative, del direttivo, del “team work”, quelle motivazionali, quelle di programmazione, quelle di brainstorming, con 3 o 50 persone, con 1 o 10 relatori.

Ho provato quelle seduti in cerchio intorno a un tavolo, in cerchio ma con il block notes sulle ginocchia e penne che cadono, al banco come a scuola, in piedi con il caffè in mano, al bar e nelle hall degli alberghi.

La maggior parte di queste riunioni erano davvero importantissime.

Molte ora si sono evolute nella versione on-line delle “CALL”, ma nella sostanza cambia poco.

L’unica cosa che spesso mi veniva in mente prima, durante e dopo la riunione era:

Si però un po’ più di organizzazione, dai…”.

Ok, sono un po’ fissata lo ammetto, ma perché, tu non l’hai mai pensato?

Non hai mai desiderato di essere altrove friggendo sulla sedia impaziente di andartene al più presto?

Non ti sei mai lasciata distrarre dal telefonino? O dal vicino di sedia?

Si eh?! Immaginavo…

Prima o poi arriviamo a un certo punto della nostra vita, in cui ci poniamo domande esistenziali.

“Chi sono?””Perché sono qui?””Dove sto andando?”

Ma soprattutto: “Cosa caspita ci faccio a questa riunione?”

L’organizzazione rende liberi

anche da riunioni lunghe, noiose che non portano da nessuna parte.

Come organizzare riunioni efficaci senza perdere tempo e senza sprecare energia?

Adattando i metodi di organizzazione manageriale ai princìpi delle filosofie orientali.

O viceversa.

Lo zen e l’arte di organizzare riunioni efficaci (risparmiando tempo ed energia)

 

Se stai per organizzare una riunione tieni bene a mente questi 3 elementi fondamentali:

CONSAPEVOLEZZA – EQUILIBRIO – ESSENZIALITÀ

Dopo ti spiego bene cosa intendo perché tu possa metterli in pratica.

Nel frattempo ti suggerisco di usare lo strumento che usano i giornalisti: la regola delle 5 W

Hai presente? Who, what, where, when, why. (Chi, cosa, dove, quando, perché)

Vediamole insieme.

  • CHI:

Seleziona, fai partecipare solo le persone direttamente interessate.

Eventuali altre persone potranno essere aggiornate in tempi diversi o tramite comunicazione scritta.

Essere consapevoli significa essere presenti a se stessi, nel qui e ora, se non ti interessa quello di cui si sta parlando potrai essere lì fisicamente, ma avrai la mente altrove.

Coinvolgi i presenti assegnando alcune mansioni, individua uno o più leader che conducano il meeting, alterna i ruoli, abitua le persone a delegare e a sentirsi parte di una squadra.

  • COSA:

Bisogna sapere qual è lo scopo preciso, la direzione da seguire.

Ci vuole un ordine del giorno insomma e i partecipanti devono averlo ricevuto con il dovuto anticipo.

È opportuno conoscerlo per potersi preparare eventuali domande, dubbi da chiarire, interventi da fare.

  • DOVE:

Serve una sede ovvio, ma la scelta è molto importante e può fare la differenza tra una riunione efficace e un buco nell’acqua.

Stare seduti comodi per due ore di fila non aiuta la concentrazione, aiuta la voglia di fare un riposino e le riunioni diventano eterne e noiose.

Meglio creare del movimento, magari prevedere delle attività in cui sia necessario alzarsi o spostarsi, con delle pause frequenti oppure fare riunioni in posti diversi dal solito, magari anche all’aperto se non serve scrivere a un tavolo.

  • QUANDO:

Con precisione ci vuole un orario di inizio e di fine.

Alcuni sono precisi al minuto, proprio al minuto, e fissano l’inizio della riunione alle 9.27 o 10.12. Pare che questo stratagemma renda i partecipanti più attenti e puntuali.

Ma ci vuole attenzione anche per decidere il momento ideale della giornata, stabilire la durata complessiva e dei singoli step.

Se vuoi evitare l’effetto sonnolenza post pranzo evita di fissare le riunioni nel primo pomeriggio.

In generale non fare riunioni troppo lunghe, non dovrebbero durare più di un’ora.

Hai mai notato che più tempo hai a disposizione più tendi ad occuparlo dilatando le attività fino a non avere più tempo libero?

Facci caso, capita proprio così.

Anche per le riunioni.

Più tempo dedichi a una riunione e più tempo verrà utilizzato senza ottimizzarlo e prosciugando le energie.

Stabilisci un tempo limite a beneficio di tutti.

Se ben organizzate saranno brevi, efficaci e abitueranno le persone a usare meglio il proprio tempo e rispettare quello degli altri.

  • PERCHÉ:

Le riunioni posso servire per:

  • Trovare soluzioni
  • Condividere informazioni
  • Produrre nuove idee
  • Prendere decisioni

Ci deve essere almeno uno (o più) di questi scopi e deve essere ben chiaro a tutti.

Se puoi evitare di fare una riunione perché ti accorgi che basta una mail di aggiornamento, anche se era già in calendario, non farla!

Dopo la riunione non deve mai mancare un riepilogo, un aggiornamento, un feedback, un followup..quello che preferisci, ma che aiuti tutti a capire da dove si è partiti, dove si è arrivati e da dove si riparte la volta successiva.

Fatti le domande giuste, organizza la riunione di conseguenza e non sbaglierai!

Alla luce di tutti questi suggerimenti torniamo al punto di partenza e ai tre principi Zen:

Consapevolezza:

  • Fai in modo che tutte le persone coinvolte siano presenti non solo fisicamente, ma soprattutto con la mente attiva e reattiva. Tutti devono sapere cosa si fa e perché è utile impiegare il proprio tempo prezioso stando lì.
  • Pianifica con il dovuto anticipo, condividi le informazioni, delega alcune mansioni.

Equilibrio:

  • Dai a tutti la possibilità di intervenire attivamente: come relatori, facendo domande o semplicemente ascoltando con attenzione.
  • Evita il troppo: troppo lungo, troppo comodo (o troppo scomodo), troppo statico…

Essenzialità:

  • Devi chiudere un cerchio. Partendo da un problema da risolvere o una decisione da prendere devi arrivare alla conclusione del percorso o aver raggiunto l’obiettivo della riunione e programmare quella successiva.
  • Sapendo cosa serve e dove vuoi arrivare potrai fare le azioni necessarie e indispensabili ed eviterai riunioni inconcludenti, dispersive e inutili.

 

Gli incontri sono importanti, basta organizzarli bene.

Se non sei tu che organizzi, ma devi partecipare.. beh, potresti casualmente condividere questo post facendo in modo che venga letto da chi organizza.

Se invece devi organizzare una riunione e vuoi farlo nel miglior modo possibile devi solo scrivermi.

Sarò a tua disposizione per approfondire questo argomento e studiare nel dettaglio la strategia più adatta alla tua situazione.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager