In una delle mie precedenti vite lavorative ero impiegata in un ufficio, in particolare mi occupavo della gestione della sezione economica per una società di servizi.

Come puoi immaginare una delle attività che comunemente gli impiegati ritengono noiosa e la più procrastinata di tutte è l’archiviazione dei documenti cartacei.

Moduli compilati, contratti, documenti, circolari amministrative …tutta la carta che non era più “work in progress” andava ritirata da qualche parte, ma nel frattempo giaceva impilata in un angolo della scrivania o di uno scaffale.

E la pila saliva, saliva, inesorabilmente e senza sosta.

Giustamente!” – penserai – “Ogni giorno si devono seguire i clienti, si deve rispondere al telefono, alle mail, lavorare sui progetti in corso sempre urgenti con scadenze incalzanti, nessuno ha tempo da perdere a mettere in ordine l’ufficio.

Hai perfettamente ragione.

Finché, a un certo punto, quando meno te l’aspetti, arriva LA richiesta: “Dov’è il modulo D23/C dell’azienda Taldeitali? Mi serve per ieri.”

Panico.

Sì perché archiviare i documenti non è solo un fattore estetico per avere un ufficio bello da vedere, ordinato e spazioso, ma è fondamentale per NON PERDERE TEMPO!

Si ma se mi metto ad archiviare perdo comunque del tempo” penserai.

La differenza è tutta qui: tra perdere tempo o investirlo.

 

Se è vero che il tempo è denaro, il paragone calza a pennello.

Se non investi mai alcuni minuti della giornata, o una parte della settimana, ad archiviare, ti ritroverai a sprecarne molti di più quando arriverà il momento di cercare qualcosa.

Quel momento arriverà e non ti avviserà.

La soluzione c’è ed è semplice: organizzati prima!

 

Vale esattamente lo stesso discorso per i documenti di casa.

Bollette, documenti, referti medici, garanzie, assicurazioni, manuali d’istruzione, fatture, contratti…. Se non ti organizzi bene per conservarli con cura arriverà il giorno, per esempio, in cui dovrai dimostrare di aver pagato quella tassa, o chiedere un finanziamento, o fare la dichiarazione dei redditi… e come la mettiamo?!

E vogliamo forse dimenticare la quantità di dati virtuali che raccogliamo continuamente da ogni fonte tecnologica che abbiamo a disposizione?

Come conservi la tua musica? Le tue foto? Le tue ricette? I ricordi dei tuoi figli? Le pagine web che salvi sulla barra dei preferiti le hai organizzate bene? Hai un desktop con pochissime icone?

Io, da buona maniaca ho fatto dell’organizzazione il mio super potere che mi aiuta a vivere meglio. Ricordi? Te ne avevo già parlato qui.

Potrei fare un elenco lunghissimo di situazioni che necessitano di una bella pratica di organizzazione e archiviazione.

 

Viviamo costantemente bombardati da parole, suoni, immagini.

Siamo letteralmente sommersi dalla carta e dalle informazioni digitali.

L’unico modo per non soccombere trovando sempre ciò che cerchiamo senza perdere tempo è imparare ad organizzarsi per archiviare i documenti e apprendere

LO ZEN E L’ARTE DI ARCHIVIARE CON CURA

 

Quando si tratta di archiviare documenti a cui solo noi abbiamo l’accesso è indubbiamente più facile creare un sistema di catalogazione e trovare ciò che cerchiamo, o almeno è così che dovrebbe essere.

Quando condividiamo i documenti con altre persone si fa più complicato perché lo schema mentale può non essere sempre così intuitivo per tutti allo stesso modo, ma anche in questo caso, come sempre, c’è la soluzione.

Catalogare è qualcosa che impariamo fin da bambini quando riordiniamo la cameretta in base alle categorie di giocattoli (a proposito anche questo sembra un bell’argomento scottante, non trovi?) o impariamo l’ordine dell’alfabeto e dei numeri.

Si ordina per categorie e per nome, facile.

 

Il difficile è stabilire il criterio di catalogazione e mantenere l’ordine nel tempo, ci vuole qualche accorgimento.

Quello che puoi fare prima di tutto è: limitare la produzione di carta più che puoi.

Valuta bene prima di stampare e fai in modo che banche, assicurazioni, medici, scuola, pubblica amministrazione…ti mandino il più possibile comunicazioni via email.

Seconda cosa: Usi già FlashJetScan per digitalizzare i documenti? Provalo, potrebbe fare al caso tuo.

E ora, prenditi il giusto tempo per iniziare questa operazione e portarla avanti fino a quando non avrai finito.

Indicativamente, dovendo partire da zero e fare un lavoro ben fatto, considera un tempo di almeno 4 ore.

Tutte le altre volte, se impari ad organizzarti, ti possono bastare anche 5 minuti!

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Ecco gli step principali che devi seguire:

  • PREPARARE IL TERRENO:

Che sia cartaceo o digitale, on-line o off-line, l’archivio deve essere predisposto ad accogliere ciò che devi conservare.

Prima di tutto lo spazio: armadietti, scaffali..

Poi il materiale: cartelline, raccoglitori, buste, faldoni… cartelle-sottocartelle a PC.

Procurati: Scatole, faldoni, cartelline di cartoncino, fogli A3, buste trasparenti, etichette, pennarelli, pinzatrice, elastici, graffette.

Devi PRIMA decidere quale criterio di catalogazione usare e POI nominare ed etichettare ogni contenitore.

Ad esempio hai le bollette da ritirare?

Fai un faldone “Bollette” all’interno metterai una cartellina per ogni fornitura “gas” “luce” “telefono”…

Lo stesso criterio lo userai per l’archiviazione a PC e per ogni cosa che ha bisogno di essere organizzata e facilmente ritrovata.

Usa le etichette per poter riconoscere il contenuto in modo semplice, intuitivo.

 

  • SEMINARE CON CONSOCIAZIONE:

Consoche…?!” Nella coltivazione biodinamica è quando si preferisce coltivare mettendo vicine alcune piante, ma non accostandole ad altre, ad esempio ok i broccoli vicino ai pomodori, ma non con le fragole.

In pratica, se hai stabilito un criterio rispettalo con logica e buon senso, se hai dei dubbi chiediti se per associazione di idee è comunque compatibile o no.

Organizza bene anche lo spazio, non solo i contenuti.

Ad esempio, tutto ciò che riguarda i documenti fiscali da una parte e quelli medici da un’altra. I faldoni con i tuoi documenti di lavoro separati da quelli della famiglia…

In ogni caso: etichetta senza pietà.

Attenzione! Non farti tentare dal creare cartelline “varie” sono il male assoluto! Se proprio devi lasciare qualcosa in sospeso non archiviarlo nella terra di nessuno o il re di quella terra prenderà in un attimo il controllo su tutto il resto dell’archivio.

 

  • DEDICARSI AL RACCOLTO:

Ci sono dei momenti in cui è necessario raccogliere e fare nuovo spazio.

Alcuni documenti vanno conservati per anni oppure sono ormai da buttare, oppure è arrivato il momento di prenderli perchè li devi usare (ad esempio per la dichiarazione dei redditi o per delle visite mediche..)

A Gennaio/Febbraio trova un momento per fare il raccolto dell’anno precedente e preparare il terreno per la nuova semina.

 

  • POTARE CON REGOLARITÀ:

Non aspettare ogni volta di avere pile e pile di carta da sistemare, prepara una vaschetta sulla scrivania, o un porta carte nell’ingresso di casa o qualsiasi altro punto di raccolta a cui ti dedicherai ogni tanto per svuotarlo.

Tagliare i rami secchi è sempre una buona pratica…un po’ per tutto.

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Imparare ad archiviare e organizzare i documenti, cartacei, digitali, fisici o virtuali che siano, è un campo d’azione molto vasto che non è possibile trattare qui in maniera esaustiva.

Voglio però lasciarti con un ultimo consiglio importante:

Prenditi cura del tuo archivio come fanno gli orientali nell’arte del bonsai.

Vivi questo momento noioso e apparentemente banale come un’occasione di meditazione per liberarti la mente.

Può essere molto rilassante lasciar andare i pensieri più complicati e stressanti per dedicarti a un’attività quasi automatica che non richiede particolare impegno mentale.

L’ideale è che tu possa programmare le tue giornate alternando momenti di maggiore concentrazione e produzione ad altri più meccanici, fisici.

Come riuscire a gestire quest’alternanza senza accumulare gli impegni né i documenti? Devi organizzare il tempo che dedichi a ogni cosa, devi impare a gestire meglio il tempo rendendolo il tuo miglior alleato.

Per non finire sommersa dalle tue stesse informazioni , per non soffocare sotto il pesante peso della carta, per non perderti tra centinai di link e sottocartelle, potresti iniziare da un’azione semplicissima: scrivermi una mail a carolina@myzenmanager.com e ti dirò come fare i prossimi passi.

 

L’organizzazione rende liberi.

Carolina,

La Tua zen manager