Il tema della “liste” interessa sempre. Probabilmente perché si sa che sono uno strumento dal potenziale altissimo, ci aiutano ad alleggerire la mente, semplificare i processi, evitare dimenticanze, organizzare la giornata, ridurre lo stress.

Se usate bene, salvano da giornate caotiche, altrimenti peggiorano la situazione.

La lista fa parte della nostra quotidianità anche quando non ne siamo consapevoli. Tutti noi abbiamo fatto almeno una volta un elenco: attività da fare, vestiti da mettere in valigia, cibi da comprare.

Dominique Loreau scrive nel suo “L’arte delle liste“:

“Nella nostra mente sorgono continuamente idee e intenzioni, simili a piccoli lampi, che ci ingombrano la memoria e questo sottofondo permanente di preoccupazioni ci crea una lieve angoscia che deteriora la nostra qualità di vita.
Per evitare di andare in tilt, è essenziale, soprattutto nell’ambito del lavoro, distinguere le cose importanti da tutto il resto [……] Tanti piccoli compiti intimidiscono meno, psicologicamente, di un’unica grossa incombenza e questo è uno dei punti di forza delle liste.”

Dominique Loreau

La “to-do-list” è uno dei primi strumenti rudimentali che impariamo ad usare quando muoviamo i primi passi nell’autonomia organizzativa da bambini. Anche tu avrai avuto l’elenco dei compiti da fare sulle pagine del diario di scuola, no?
Crescendo, c’è chi ha mantenuto l’abitudine di scrivere “i compiti” da svolgere e chi ha smesso.

Tu a quale gruppo appartieni?

Io, come puoi immaginare, appartengo al gruppo di quelle che non ha mai smesso. Sono rimasta affezionata a molti rituali scolastici, come l’anno che inizia a settembre e finisce a luglio, perfetto prolungamento degli anni universitari. Così come il diario, che si è evoluto nell’inseparabile agenda.

Con le liste, tuttavia, non sono mancate difficoltà e periodi di conflitto.

Le problematiche che ho incontrato io anni fa sono le stesse che ho riscontrato nelle donne che seguo nei percorsi individuali oggi, ma, più in generale, nelle persone che non amano fare le liste e non lo ritengono uno strumento valido.

Io sostengo fortemente un paio di pensieri:

• Le liste non sono, ahimè, una bacchetta magica.
• L’efficacia di uno strumento dipende dall’uso consapevole che ne fai.

Fare una lista di cose da fare non basta ad avere una giornata ben organizzata, proprio come fare la lista della spesa non tele-trasporterà i cibi nel tuo frigo.

Ci sono tantissimi fattori da considerare e che dovrei poter analizzare con te per individuare le cause di eventuali difficoltà e agire in modo puntuale.
Tuttavia, per esperienza, posso svelarti quali sono le caratteristiche fondamentali che le liste che fai devono avere per essere più efficaci.

Rendi le tue liste efficaci

Scritte

Prova a pensare all’utilità della lista della spesa o dell’elenco di cose da portarti in viaggio se dovessi tenere tutto a mente.
Il vantaggio della scrittura è duplice: da una parte mettere concretamente le voci nero su bianco aiuterà il processo di memorizzazione, dall’altra ti permetterà di controllare e monitorare nel tempo la situazione.
Puoi usare il supporto che preferisci, è indifferente e, anche se sono una sostenitrice della carta, non inficerà il risultato.

Specifiche

Tornando all’esempio della lista per la spesa, una lista che non funziona è quella che prevede la voce “cibo” al posto di “spaghetti”. Entrare nel dettaglio della tipologia ti permette di focalizzarti nella specifica azione concreta e rendere più efficace la tua organizzazione.
Ciò che potenzia l’utilità della lista è condizionato dalla chiarezza che hai tu nel sapere esattamente cosa devi fare (e poi, quando, ma questa è un’altra storia).
È ovvio che hai del lavoro da fare, ma, precisamente, cosa vuoi fare? Rispondere alle email è sostanzialmente, energeticamente e intellettualmente molto diverso dal seguire un webinar o scrivere un post del blog o redigere un contratto.

Sostenibili

Se hai smesso di scrivere le liste perché avevi una fastidiosa a tratti inquietante sensazione che quell’elenco ti stesse urlando addosso comandi da eseguire, lo capisco.
Insomma, ho visto liste minacciose, spaventevoli. Lunghe, pesanti, piene di attività faticose, interminabili e anche terribilmente incerte.
Come può una cosa del genere esserti di aiuto per raggiungere il tuo obiettivo? Concretizzare i progetti?
Non può.
Perché una lista ti alleggerisca il carico mentale, ti carichi di entusiasmo nello spuntarla per tenere alta la tua motivazione e ti aiuti a individuare la priorità per dare un senso al tempo che hai a disposizione deve essere realistica.
Se hai una giornata fitta di appuntamenti e resta poco margine di tempo per altri tipi di attività, tienine conto.
Tieni conto di tutto: della tua giornata, del tuo livello di energia, della tua fase di ciclo mestruale, della stagione, del tuo umore….
Meglio una lista breve in modo imbarazzante, che una lista minacciosa che ti paralizza.

Corto è meglio?

Non necessariamente.
Sì lo so, ho detto che è meglio che sia breve, ma ho anche detto che devi tenere conto di tanti fattori.
Se un po’ mi conosci, sai quanto mi dia fastidio ragionare in termini di “giusto/sbagliato”, non mi piace dare giudizi perché tu sei unica e non sta a me dirti cosa devi o non devi fare.
Il mio ruolo è quello di proporti soluzioni che ho testato, che mi hanno dato risultati concreti, e non smetto mai di imparare, anche dal confronto.
Per esempio, da un po’ di tempo a questa parte ho sperimentato un modo diverso di scrivere le liste, che sono lunghe, lunghissime, quando due colonne di una pagina di quaderno.
Attingo, poi, dal lungo elenco per compilare la mia agenda, per distribuire con criterio quelle voci su una scala più ampia di un giorno, per usare codici-colore, per assegnare date di scadenza e procedure complesse.
Ecco perché, se fai liste lunghe non è detto che sia sbagliato, ma puoi potenziarne comunque l’efficacia in base a ciò che conta per te.

Non esiste un solo modo di scrivere le liste, non esiste un solo tipo di lista, non esiste un metodo standard.

Le liste sono efficaci se ne fai un uso consapevole.
Se sono scritte, specifiche e sostenibili sei già a buon punto!

A breve termine o per sempre?

Puoi fare liste temporanee o continuative su qualunque argomento ti venga in mente.
Le liste temporanee brevissime sono quelle concise, che durano “un respiro” come gli “Haiku giapponesi”.

Per queste liste, io uso i post-it: pochissime parole, su un ambito molto specifico, per sbrigarmela velocemente e togliermi il pensiero.
Le liste temporanee normali possono durare qualche giorno, un paio di settimane o poco più. Quelle che usi tutti i giorni, ma poi stufano e vanno ravvivate. Sono quelle più comuni, le classiche liste di cose da fare.
Le liste continuative sono invece quelle che non passano mai di moda, anzi, la creano. Sono gli elenchi dei film che hai visto o che vuoi vedere, i viaggi che vuoi fare, i libri da leggere, i progetti futuri, i ricordi….
Ci sono anche le liste di cose da non fare e liste di cose fatte!

Parole o immagini?

Ci sono anche liste che non sono propriamente degli elenchi fatti di parole, ma ti aiutano per immagini.
Io, ad esempio, ho una cartella di foto sul cellulare dove raccolgo tutti i libri che voglio leggere perché mi capita di leggere qua e là consigli, scorrere i social, fare ricerca e trovare una copertina che mi interessa. Faccio lo screenshot dello schermo e lo salvo nella cartella. Quando, a distanza di tempo, mi dedico agli acquisti in un baleno posso risalire a qualcosa che mi aveva colpito e che magari avevo dimenticato.

E, infine, c’è la lista che preferisco più di tutte, quella che viene sempre per prima: non è quella di cose da fare, ma di come voglio essere, di come voglio sentirmi. Libera e serena.

E tu? Come scriverai la tua prossima lista?
Se ti serve il giusto supporto per fare liste davvero efficaci scrivimi subito carolina@myzenmanager.com

L’organizzazione rende liberi
Carolina
La Tua zen manager

Foto: Tirachard Kumtanom