Era un venerdì ed è successo di nuovo.

Negli ultimi anni mi accade sempre più raramente, ma ancora non sono immune a questa tendenza comune dei nostri tempi che molto a lungo è stata talmente celebrata come capacità di cui vantarsi da renderla una pessima convinzione difficilissima da estirpare.

Sto parlando di quel momento in cui sei convinta che l’unico modo di sopravvivere a un’intensa settimana sia fare tutto contemporaneamente.

Quello che in realtà stai facendo è costringere il tuo cervello a passare rapidamente da un’attività ad un’altra con un immenso spreco di energia e tempo.

Ma di tutte le bugie che ti hanno raccontato sul multitasking che ti hanno convinta a farne illusoriamente una tua qualità te ne ho già parlato QUI, quindi non mi dilungo.

Ti racconto invece del mio venerdì mattina, di quel pessimo momento in cui mi sono ritrovata a un certo punto, senza rendermene conto, a fare tutto quanto insieme.

Sì, ammetto i miei errori e ci tengo ad analizzarli con te per due motivi:

  1. Ho fatto un errore pazzesco che puoi già leggere nella frase appena scritta qui sopra
  2. Ne sono uscita in 3  passaggi che potrebbero essere utili anche a te

 

Prima di tutto: hai individuato il primo errore che ho fatto? Niente?!

Rileggi bene “…quel momento in cui mi sono ritrovata a un certo punto, senza rendermene conto, a fare tutto quanto insieme”.

Si certo il problema è avere l’illusione di aver fatto tutto insieme, ma l’errore è un altro.

È “senza rendermene conto” e ora ti dico perchè.

Senza CONSAPEVOLEZZA non può esserci controllo del tuo tempo e della tua energia.

Se sei qui a leggermi probabilmente quello che cerchi sono soluzioni per organizzarti meglio.

Bene, sappi che questo concetto è per il mio metodo un punto fermo non negoziabile.

Non ti fornisco bacchette magiche e non vendo metodi standard che vanno bene per chiunque in qualunque situazione.

Essere consapevole ti permette di:

  • Fermarti e intervenire prontamente
  • Imparare dagli errori, migliorare ed essere pronta la volta in cui ti ricapiterà (perchè ricapiterà te lo garantisco)

Se invece non sei consapevole di quello che stai facendo e come lo stai facendo cosa succede?

  • Stai sprecando vagonate di energia per consumare le tue connessioni celebrali
  • Arriverai alla fine della giornata con emicrania, sonnolenza, stanchezza, irritabilità, stress….
  • Non saprai il perchè di tutto questo e probabilmente ripeterai le stesse dinamiche nel tempo e darai la colpa della tua inefficienza alla mancanza di tempo, alle troppe cose da fare, agli altri che ti interrompono e disturbano… Insomma a tutto e tutti tranne che a te stessa.

Non che ci siano colpe, intendiamoci, non è questo il punto.

Ma, di fatto, quando sei lì alla scrivania e stai sclerando fermati un attimo e riprendi il controllo di te stessa.

Sai riconoscere il momento in cui perdi il controllo ed entri in modalità multitasking?

Mettiamo un attimo da parte questa riflessione facendo finta che la risposta sia sempre sì, e andiamo avanti.

Una volta che ti sei resa conto del problema, come fai a intervenire per risolverlo?

Quando il multitasking prende il sopravvento

Era un venerdì ed è successo di nuovo, me ne sono accorta e ho preso provvedimenti.

Devi sapere che tendenzialmente il venerdì non lavoro o lavoro pochissimo, è un giorno che dedico principalmente a me stessa, alla casa, al marito e soprattutto alle mie figlie.

Tuttavia riprendevo la routine dopo qualche giorno di vacanza al mare quindi ho fatto un’eccezione, ma ho deciso che mi sarei dedicata a cose poco impegnative e molto piacevoli per riprendere il ritmo con calma.

Essendo stata via da casa inoltre, non mi ero portata avanti con la preparazione dei pasti, così mi piazzai in cucina e, tra un cosa di lavoro e l’altra, giravo il ragù.

Nella stanza accanto le mie bimbe giocavano tranquille.

Dentro di me sapevo benissimo che bastava già questa combinazione di elementi a mettermi in una condizione ad altissimo rischio di multitasking, ma l’ho ingenuamente ignorata e, se ora stai leggendo questo post, sai che avrei dovuto dar retta al mio istinto, ma anch’io sono umana e ogni tanto sbaglio.

Ma quel venerdì ho fatto più di un errore.

Di lì a poco infatti le mie attività piacevoli che potevo concludere in fretta sono state sotterrate da un susseguirsi di telefonate, mail, whatsapp e chiamate di amiche, sorelle, fratelli, clienti, colleghe, commercialista, insegnante, figlie, marito… e dall’odore di bruciato della pentola del ragù.

Come evitare il multitasking e mettere a fuoco una cosa alla volta

A un certo punto mi sono resa conto che così come stava andando la mattinata non era sostenibile e ho preso subito i seguenti provvedimenti.

1)Ristabilire le priorità e riprogrammare la to-do-list

Ti sembra sempre tutto urgente e importante?

Beh, non è così.

C’è qualcosa che dovrai tassativamente fare entro la giornata, qualcosa che potrai delegare, qualcosa che potrai rimandare, qualcosa di assolutamente inutile.

Meglio concentrarsi su poche, pochissime attività, ma davvero importanti piuttosto che saltellare continuamente da una parte all’altra mettendo tutto sullo stesso piano.

In queste situazioni puoi affidarti al metodo conosciuto come “Matrice di Eisenhower”

Metti tutto quanto davanti a te (facendo anche solo una semplice lista) e poi inserisci le attività nel giusto quadrante (o assegna il valore corrispondente) e mettile in ordine di priorità distribuendole durante la giornata o nei giorni successivi.

Se hai bisogno di ripassare questo metodo ne avevo parlato QUI, ma se dovessi trovarti in difficoltà scrivimi! Posso aiutarti ad analizzare e classificare velocemente le tue attività specifiche in base ai tuoi obiettivi.

2)Mettere subito in pratica le principali regole di produttività

Ce ne sono tante, si potrebbero raccogliere in tomi enciclopedici, ma una delle più semplici, immediate ed efficaci per queste situazioni di emergenza è: isolarsi per un po’ dal resto del mondo.

Per esempio tenere la suoneria del telefono alta, il pannello delle mail aperto e pensare di lavorare con le figlie  nella stanza accanto è una pessima idea.

Non basta la forza di volontà e il desiderio mentale di lavorare tranquilla, devi anche metterti nella condizione fisica di poterlo fare e l’ambiente che ti circonda è un elemento molto importante che non devi sottovalutare. 

3) Recuperare la concentrazione

Una volta che hai individuato l’attività più importate e ti sei garantita una situazione di tranquillità è il momento di rendere al massimo perchè le cose da fare sono sicuramente rimaste ancora tante e più riesci a concluderne, più sarai felice e soddidsfatta.

Per fare meglio in meno tempo devi mettere focus, attenzione, massima concentrazione su una cosa alla volta, parti dalla prima e vai avanti finchè non ritieni di aver finito. Solo quando hai finito, passa a quella successiva e così via.

È il momento di farti aiutare dai giri di pomodoro! Quale pomodoro? Quello di cui ti ho parlato QUI.

PS: Conosci già il metodo del pomodoro, ma con te “non funziona”, tranquilla, lo so che può capitare e io posso aiutarti a fare in modo che questo sistema si adatti a te perchè ti aiuti a restare focalizzata.

 

Questi sono i tre passaggi che ho utilizzato io quel venerdì mattina, ma non l’ho sempre risolta così, sai?

Eh già! Perchè tutto sta nel capirne la causa, individuare il problema e trovare la giusta soluzione e potrebbe non esserci una sola causa e sempre la stessa, ma più elementi che si combinano tra loro.

La mia situazione poi è diversa dalla tua, non abbiamo probabilmente lo stesso stile di vita, la stessa famiglia, gli stessi orari e nemmeno lo stesso carattere.

Ecco perchè hai bisogno di una soluzione specifica che si adatti perfettamente al tuo modo di essere.

Applicare il metodo di qualcun altro può funzionare, ma fino a un certo punto perchè prima o poi farà attrito con un aspetto del tuo carattere o delle tue emozioni che qui non posso aver considerato.

Tu sei unica e anche il tuo modo di organizzarti lo deve essere.

Qui so che potresti sollevare una legittima obiezione: “Se tu hai il tuo modo di organizzarti, come fai a sapere cosa va bene per me?

Infatti. Non lo so.

Però ho studiato e testato (e continuo a farlo) molti metodi diversi, alcuni li ho integrati nel mio personale modo di organizzarmi, altri no, ma li conosco e posso individuare e proporti quelli più adatti a te.

Ed è proprio per questo che inizio sempre tutti i miei percorsi di consulenza con SATORI (che significa “comprendere, rendersi conto”) perchè mi permette di darti una analisi precisa e mirata della TUA situazione, non la mia nè quella di nessun’altra.

Se non hai ancora prenotato il tuo appuntamento per ricevere la scheda con la mia analisi personalizzata affrettati perchè l’estate si riempie in fretta e non ho più molte date disponibili.

Vuoi riservare il tuo posto? Scrivimi subito e ti darò tutte le info per iniziare: carolina@myzenmanager.com

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager