Quando si tratta di pianificare, il primo passo che devi fare, il punto di inizio, è sempre stabilire l’obiettivo.

Se non sai dove vuoi arrivare non hai nessun percorso da definire.
Ma l’obiettivo, da solo, non basta.

Per riuscire a raggiungerlo dovrai schivare alcune difficoltà che continuamente si insinueranno nel tuo cammino: gli imprevisti, le urgenze o potresti ritrovarti a un certo punto del percorso senza gli strumenti e le risorse necessarie per farcela.

Nel primo articolo di questa trilogia dedicata alla pianificazione, che puoi leggere QUI, ti ho proprio parlato di come puoi affrontare queste prime difficoltà, ma ahimè, non sono le uniche.

Ecco perché riuscire a trasformare un’idea in un risultato concreto può sembrare tanto difficile.
Non basta volerlo forte, forte, forte. Certo, se non lo vuoi e non ti interessa, non c’è nulla di cui parlare, ovvio, ma è utile e necessario mettere in atto una serie di scelte, azioni e strategie con consapevolezza per affrontare tutti gli ostacoli che troverai lungo il percorso.

Oggi ti voglio parlare di altri quattro aspetti che è bene tener bene a mente per non perdersi al primo bivio.

Hai presente quando puoi ben immaginare il traguardo, lo puoi quasi vedere, eppure continui a:

  • non riuscire a raggiungerlo perché continui a prendere la strada più lunga e ti stanchi inutilmente,
  • ti distrai ogni tre passi per guardare i bellissimi fiorellini lungo la strada,
  • non ti accorgi di aver sbagliato uscita (per la quarta volta di fila) e continui a rifare lo stesso tragitto,
  • guardi il traguardo e resti immobile, paralizzata dalla paura di non farcela pensando che sia troppo lontano, troppo fatico, troppo ambizioso per te?

Capisci di cosa sto parlando? No, non di sentieri e autostrade reali, ma di quello che vivi ogni giorno con i tuoi progetti e i tuoi programmi che poi non riesci a rispettare o che abbandoni a metà o di cui ti dimentichi il giorno dopo averli pensati (tipo i buoni propositi di fine anno, così, un esempio a caso)

L’ABC della Pianificazione. Gli altri 4 passi

Disperdi tempo, energie, risorse inutilmente quando potresti farti aiutare.
Continui a rimandare la partenza perché c’è sempre qualcosa che cattura la tua attenzione
– Sei sempre troppo proiettata su ciò che è ancora da fare e non vedi ciò che invece hai già fatto
– Tieni gli occhi fissi sulla meta, ma non sai come raggiungerla e non riesci a fare nemmeno il primo passo perché non sai in quale direzione mettere il piede.

Eccoli qui i quattro punti principali dell’articolo di oggi.

Vediamoli meglio, più nel dettaglio

5° Impara a delegare

Lo so che se lo fai tu ti viene meglio, sei più soddisfatta e non perdi tempo a spiegare a qualcun altro come vuoi che sia fatto un lavoro, ma in questo modo ti stai sovraccaricando di mansioni che assorbono una notevole quantità di energia che potresti invece dedicare ad altre attività molto più fruttuose.

Delegare è un investimento di tempo, non una perdita, e, anche se magari non troverai subito la persona giusta e ti scoccerà parecchio: prima la cerchi, prima la trovi, prima inizierai a raccogliere i frutti.

Prova ad analizzare tutto ciò che fai ogni giorno, nel tuo lavoro e nella tua quotidianità e chiediti se non c’è qualcosa che potresti delegare in toto o in parte e datti una risposta onesta. Potrebbe essere l’occasione per far crescere un tuo collaboratore, per dare maggiori responsabilità al tuo figlio più grande o semplicemente per concentrare le tue energie in ciò che per te è importante senza disperderle in mansioni che non hai interesse a imparare e che un professionista farebbe decisamente meglio e in un terzo del tempo.

6° Tieni a bada la procrastinazione

La procrastinazione non è sempre e per forza qualcosa di negativo di per sé, finchè c’è consapevolezza. Scegliere di rimandare un’attività a un momento più opportuno non intaccherà il tuo piano.

Se ti stai dedicando ad alcuni progetti importanti che ti richiedono molta energia e concentrazione e ne stai trascurando altri che restano lì in un angolo e sai che prima o poi li dovrai fare, non devi farti prendere dal senso di colpa che ti assale quando pensi “non sto facendo tutto” perché non puoi fare tutto. Non tutto insieme, non tutto e subito.

Ma cadere nella “rimandite acuta” e perderne la consapevolezza e il controllo è facile, insidioso e può mettere a repentaglio tutta la tua pianificazione anche se l’hai costruita in modo impeccabile.

Come distinguere la procrastinazione consapevole dalla rimandite acuta?
Devi ritornare al tuo punto di partenza, al primo passo: il tuo obiettivo. Quello che stai scegliendo di fare rispetto a quello che stai rimandando in che zona si trova rispetto al tuo obiettivo?
Stai rimandando qualcosa che non è importante per concentrarti con focus su un’attività che ti avvicina al tuo obiettivo? Allora è procrastinazione consapevole.
Stai rimandando una voce di to do list che sai che vale 100 per passare da una attività all’altra che insieme non valgono 10. Sei affetta da rimandite acuta.
Quando scrivi il tuo piano, o lo riscrivi per adattarlo con elasticità alle situazioni che inevitabilmente possono cambiare, tieni sempre a mente che hai il potere di decidere cosa fare e quando e se c’è qualcosa che avevi in mente di fare e continui a non farla, forse dovresti individuarne il motivo. Prova a dare una lettura a QUESTO post.

7° Analizza il passato

Una delle prime cose che consiglio alle mie clienti quando hanno come obiettivo la pianificazione del nuovo anno per realizzare i propri sogni è di guardarsi indietro.
Prima di pensare al 2019, le aiuto a riflettere sul 2018.
Cosa hai fatto che ti ha dato soddisfazione? Cosa invece non ha funzionato per niente? E perché?
Esattamente come prima di iniziare qualsiasi percorso personalizzato per migliorare la propria organizzazione chiedo: come ti stai organizzando ora? Cosa funziona e cosa no?
Anche se il passato è andato e non può tornare perché non esiste più, in ogni tuo passo presente c’è un po’ di traccia del tuo passo precedente e un po’ di intenzione per il passo successivo.
Non esiste una bacchetta magica che ti trasformerà nella perfetta pianificatrice dalla notte al giorno, ma puoi costruire un cambiamento costante attraverso un percorso di miglioramento continuo imparando dai tuoi errori, per farne di nuovi che ti insegneranno cose nuove per sbagliarne altre e così via, crescendo ed evolvendoti.
La tua pianificazione di oggi non sarà la stessa di ieri né di domani, così come tu non sei la stessa persona che eri ieri e che sarai domani. Ogni cellula del nostro corpo cambia e si trasforma continuamente, che tu ne sia consapevole o meno.

8° Cammina all’indietro

C’è un sistema valido, efficace e non particolarmente difficile che funziona per pianificare un qualsiasi progetto indipendentemente dalla sua complessità. È la tecnica dello scalatore o back-planning.
Ti avevo già parlato QUI della tecnica dello scalatore e il back-planning funziona più o meno allo stesso modo. In pratica parti dal tuo obiettivo, dal traguardo finale, e da lì procedi a ritroso fino ad arrivare al punto di partenza.
A seconda della complessità dell’obiettivo puoi scrivere i vari step in sequenza temporale lineare già ordinata, oppure usare una mappa mentale e scrivere i vari passaggi in modo random, casuale come ti vengono in mente e riordinarli in un secondo momento.
Per esempio immagina di dover pianificare una cena romantica a casa tua. Come sarà il risultato finale? Come sarà apparecchiata la tavola? Quale sarà il menù? Come immagini l’atmosfera? Come sarai vestita? Dove acquisterai gli ingredienti? Quali sono i tempi di cottura delle singole pietanze?…
Per ogni punto chiediti qual è lo step immediatamente precedente che richiede una tua azione fino ad arrivare al primo passo da compiere.

***
Come vedi una volta che hai capito i meccanismi alla base di ogni tecnica e individuato la soluzione migliore alle difficoltà che potresti incontrare non devi fare altro che provare, testare e metterti in gioco per migliorare.

La prossima settimana scoprirai come ci sono ancora 3 punti importantissimi che spesso vengono sottovalutati, ma che possono fare la differenza tra un planning che funziona e uno che va in frantumi.

Niente che tu non possa fare. Non serve avere chissà quali doti eccezionali, l’arte dell’organizzazione è alla portata di tutti! Forse sei convinta di essere lontana anni luce, oppure senti che sì, in qualcosa te la cavi, ma su alcuni fronti sei un vero disastro.
Ho abbastanza esperienza per dirti che nessuno è un caso “irrecuperabile“, tutti possono imparare e migliorare, ad alcuni può venire più naturale e spontaneo, ad altri serve solo un po’ più di tempo, di tentativi e fallimenti da cui imparare, oppure puoi trovare la tua guida giusta.

E se fossi proprio io la guida giusta che stai cercando?
Scrivi per scoprire cosa posso fare per te: carolina@myzenmanager.com

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager