C’è stato un tempo in cui le to-do list sembravano essere l’unica salvezza per chiunque volesse gestire meglio il tempo.

In realtà trovarti ogni giorno con un lunghissimo elenco di voci da spuntare che puntualmente non riesci a completare del tutto, (anzi di solito aumentano durante la giornata) è la cosa meno produttiva che tu possa fare.

Sorpresa?

Imparare a usare il sistema delle to-do list non è affatto semplice e, appunto, il più delle volte è controproducente.

Te ne avevo già parlato anche QUI 

Quindi, se hai l’abitudine di scandire la tua giornata con la lista da spuntare e resti puntualmente in riserva di tempo, forse è il caso che mi scrivi così studiamo un pronto intervento!

Intendiamoci, le liste non sono il male assoluto, se fatte con criterio, hanno i loro bei pregi. Quello che però fanno le persone che sembrano avere giornate di 48 ore, è qualcosa di diverso.

No, purtroppo anche se scoprissi il loro segreto, non basterebbe applicarlo pari pari alla tua vita, perchè tu sei tu e non sei loro, ma sicuramente ci sono dei principi fondamentali che puoi adattare a te stessa. .

Uno di questi è la pazienza.

La pazienza è la virtù degli organizzati

“Come la pazienza? Le persone organizzate se ne stanno in tutta calma ad aspettare, accettando rassegnate, che le cose accadano e si facciano da sole?”

Ovviamente no.

Le persone organizzate sanno avere pazienza quando si tratta di ottenere un risultato.

Io per anni ho lottato con un mio limite difficile da estirpare (e ancora ogni tanto mi ritrovo ad averci a che fare): volere tutto e subito.

Hai presente? Ti metti in testa di voler fare qualcosa e se non ci riesci subito e come dici tu vai fuori di testa. Decidi di voler ottenere un determinato risultato e non sei disposta ad avere pazienza per dar modo a tutti i processi che hai attivato di portarti al traguardo.

Ecco appunto, è di questa pazienza che sto parlando.

La pazienza che le persone organizzate hanno è la capacità di saper investire del tempo nel presente per ottenere più tempo nel futuro.

Non puoi gestire il tempo oggi, se non hai gestito bene il tempo ieri.

Si, certo, il tempo è sempre quello, hai sempre 24 ore al giorno a disposizione e non puoi metterne da parte un paio al giorno per trovarne 10 in più nel weekend.

Infatti non puoi “gestire il tempo”, ma puoi gestire quello che fai in quel tempo e nessuna lista, nessun calendario, nessun planner, nessun metodo sarà efficace se non hai energia, se non sai individuare la tua priorità, se non organizzi le attività con metodo e se non ti dai il permesso di concentrarti su ciò che conta davvero e seguire le tue emozioni.

La maggior parte delle persone che vuole avere più tempo si illude di riuscirci pensando di dover fare le cose più velocemente oppure farne di più e sempre di più.

È un modo molto comune di pensare alla produttività, ormai superato. Piuttosto che pensare all’elenco di compiti che hai da fare, ha molto più valore il come li fai e, ancor di più, quello che scegli consapevolmente di non fare.

Essere paziente ti permette di scegliere consapevolmente di investire del tempo oggi, per avere più tempo domani.

Essere paziente è dedicare del tempo a qualcosa ora che ti sembra sprecato, sapendo che ti permetterà di avere più tempo poi.

“Carolina, molto interessante, ma non ho ancora capito cosa devo fare!”

Hai ragione, mi sto un po’ dilungando nelle teorie e invece sai che per me è importante dare anche consigli pratici, quindi: passiamo ai fatti.

4 situazioni in cui vale la pena essere paziente

1.Procrastinare consapevolmente

La procrastinazione è sempre vista come qualcosa di esclusivamente negativo da rifuggire come la peste, invece io ti ho già detto QUI e ti ripeto ancora che: puoi fare in modo che “la rimandite” diventi tua alleata.

Hai presente, ad esempio, quando ti accanisci nel fare insistentemente qualcosa in un preciso momento anche se non c’è verso di riuscirci? Tipo voler per forza scrivere un progetto quando hai l’encefalogramma piatto perchè magari hai passato la notte in bianco?

Ecco, avere la pazienza di accettare la situazione e riprogrammare l’attività in un momento più adatto è la scelta più intelligente e produttiva che tu possa fare.

Ovvio che se hai una scadenza urgente è meglio organizzarsi per tempo per evitare di ritrovarti in questa situazione, ma questo è un altro discorso. Ricordi? “Non puoi gestire il tempo oggi, se non hai gestito bene il tempo ieri.

Durante i miei percorsi di consulenza individuale insisto molto sull’imparare ad ascoltarsi, anche attraverso la meditazione e la mindfulness, per conoscere il proprio bioritmo, assecondare i livelli di energia, individuare i momenti della giornata in cui si rende di più o di meno. Ci vuole pazienza per allenarti nella pratica.

 

2.Automatizzare i processi

Quando ti ritrovi a fare sempre le stesse cose nello stesso modo, perchè non trovi il modo di rendere tutto il procedimento più efficiente? Magari scopri che puoi evitare dei passaggi, oppure li puoi rendere automatici.

Banalmente farti addebitare le bollette direttamente sul conto corrente per evitare di dover perdere tempo ogni volta per andare a pagarle è un automatizzazione del processo.

Ci vuole pazienza perchè devi prenderti del tempo “oggi” per migliorare il tuo tempo “domani” e questo tempo te lo devi prendere anche se ogni giorno di ripeti “lo devo fare, ma non ho tempo, lo faccio domani….” e poi quel domani non arriva mai e questa non è la procrastinazione che ti fa bene.

Quindi armati di santa pazienza e prova a pensare a tutti i processi che puoi automatizzare.

 

3.Delegare

Se vuoi avere più tempo una delle strategie che devi imparare ad adottare è la delega, mettiti il cuore in pace.

Lo so quali sono i tuoi pensieri ricorrenti:

Come lo faccio io nessuno mai….”,  “Ci metto più tempo a spiegarlo che a farlo da sola….”.

È vero, come lo fai tu non lo fa nessuno, ma perchè escludere la possibilità di trovare qualcuno che lo faccia meglio? O che questo “modo diverso” non sia comunque efficace per il risultato che vuoi ottenere?

Il tempo che ci metti a “spiegare come fare qualcosa” è esattamente quel tempo che percepisci come “perso” -di cui sopra-e che invece stai proprio investendo!

Delegare non è facile, e ci vuole, guarda un po’, pazienza. Magari non basterà una volta, nemmeno due, ma prima o poi ci sarà qualcosa che puoi evitare di fare tu stessa ma che verrà fatta comunque.

Ehi, guarda che non mi riferisco solo al lavoro. Quante volte non ti sei fatta aiutare dal tuo compagno nell’accudire i figli o pulire la casa perchè non l’hai ritenuto all’altezza? Attenta perchè vi state auto-limitando e invece potresti avere piacevoli sorprese!

 

4.Padroneggiare un metodo

All’inizio, quando impari a fare qualcosa di nuovo, ci metti molto più tempo rispetto al momento in cui hai preso confidenza, o è diventata un’abitudine. Ti basti pensare a quando da piccoli impariamo a camminare..

Per ottenere un risultato, per sostituire una cattiva abitudine con una nuova, per cambiare stile di vita o apportare un qualunque cambiamento nella tua vita, ci vuole tempo.

Ci vuole pazienza perchè se non ce l’hai fallirai, ti ritroverai a ripartire da capo, dovrai riprovarci o cominciare su un’altra via e in ogni caso avrai mal investito il tuo tempo.

Succede, non c’è mai nulla che non si possa migliorare, ma la pazienza è sorella di costanza ed è grazie a loro che puoi imparare l’arte dell’organizzazione.

Non credere in chi promette di svelarti il trucco per diventare organizzata in due giorni, ti propone l’unico vero metodo infallibile o cose simili, perchè non c’è nessuna magia e nessun metodo universale.

Il mio metodo, ad esempio, prevede un percorso.

La soluzione fast, ci può anche stare per intervenire in caso di emergenza e risolvere un problema specifico, ma se vuoi fare in modo che l’organizzazione ti renda libera dalla schiavitù del tempo che non basta mai per sempre, in modo sostenibile e duraturo, allora…beh..devi avere pazienza!

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Leggere le mie mail non ti cambierà la vita dall’oggi al domani, ma se ogni settimana dedicherai poco tempo alla lettura e riuscirai a mettere in pratica anche solo uno dei miei consigli, allora sarà tempo investito che darà buoni interessi.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager