Sentivo mia figlia leggere ad alta voce nella sua stanza, ma non riuscivo a capire di cosa si trattasse perché le pause erano tante e le frasi monche, così andai da lei per curiosare.

Stava leggendo “Il Piccolo Principe”, il capitolo della Terra. Lo conosci?

Te ne riporto un estratto.

“Per darvi un’idea delle dimensioni della Terra, vi dico che prima che fosse scoperta l’elettricità bisognava tenere, sommando i sei continenti, una vera armata di quattrocentosessantaduemilacinquecentoundici lampionai.

Visto un po’ da lontano faceva uno splendido effetto. I movimenti di questa armata erano regolati come quelli di un balletto d’opera. Per primo c’era il turno dei lampionai della Nuova Zelanda e dell’Australia. Dopo di che, costoro avendo accesi i loro lampioni, se ne andavano a dormire. Quindi iniziavano il balletto i lampionai della Cina e della Siberia. Poi anch’essi rientravano tra le quinte. Allora veniva il turno dei lampionai della Russia e delle Indie. Poi di quelli d’Africa e d’Europa. Poi di quelli dell’America del Sud. Poi di quelli dell’America del Nord. E mai che sbagliassero la sequenza del loro ingresso in scena. Era grandioso.”

Grandioso davvero, non trovi? Un flusso di lampionai che a ondate illumina la Terra, perfettamente coordinati tra loro seguendo un ritmo armonico.

Prova a immaginare come sarebbe la tua giornata di lavoro se potessi viverla allo stesso modo.

Il flusso di lavoro è un insieme di azioni che ogni giorno compi in una determinata sequenza affinché ti permettano di svolgere e portare a termine i tuoi impegni con soddisfazione e senza sprecare tempo e energia.

Quando il tuo flusso di lavoro funziona è un vero spettacolo! Gli obiettivi sono raggiunti e tu non ti stanchi.

Tuttavia, prova a pensare a quanti elementi e persone sono coinvolte nella realizzazione di un’opera da portare in scena che richiede preparazione, formazione e tempo.

Allo stesso modo, anche tu, prima di buttarti a capofitto sulle cose da fare, devi studiare i passi, prepararti la parte, esercitarti per migliorare e trovare il giusto ritmo.

Sarà che ho un passato da ballerina, ma questa similitudine tra flusso di lavoro e balletto d’opera mi sembra perfettamente calzante, ma visto che ci tengo a darti suggerimenti pratici e utili ora entriamo meglio nel dettaglio.

Come trasformare il flusso di lavoro nel tuo spettacolo più bello

La preparazione della scena

Ogni spettacolo ha sul palcoscenico la propria scenografia e oggetti di scena studiati e preparati con cura.

Il tuo palco è il tuo ambiente di lavoro che deve essere adatto alla tua attività e favorire la concentrazione e la produttività. Che tu abbia un ufficio tutto tuo, una scrivania in un co-working o lavori sul tavolo della cucina devi studiare e prepararti i tuoi oggetti di lavoro e uno spazio adeguato.

L’assegnazione delle parti

Quando hai tantissime cose da fare, ma non hai dedicato del tempo alla preparazione, ti butti a capofitto con tanta buona volontà, ma scambierai ciò che è urgente con ciò che non lo è, inizierai attività convinta di metterci due minuti e invece ti porteranno via due ore e procederai a casaccio, per tentativi.

Se non ti prendi del tempo per capire chi è il protagonista, quali sono le priorità, ti ritroverai affannata, nel caos più totale e arrivi a sera distrutta con la sensazione di non aver concluso nulla e avere la maggior parte delle attività lasciate a metà.

Non è un bello spettacolo.

Lo studio della coreografia

Anche se lo spettacolo è lo stesso, ad esempio “lo Schiaccianoci”, ogni messa in scena sarà il risultato di un progetto di regia che avrà un proprio stile e un’interpretazione unica.

Anche se tutti abbiamo un lavoro, una casa da gestire e una famiglia da accudire, non siamo tutti uguali e ciò che fai deve adattarsi al tuo modo di essere e di lavorare per trovare il tuo stile e fare in modo che il risultato sia armonico e non ti faccia sentire in una gabbia.

Studiare la tua coreografia significa anche dare un ordine di priorità e un tempo definito per ciascuna attività per non ritrovarti ad aprire le mail e poi leggere quel documento, mentre provi a fare quella telefonata o ritrovarti solo a intervenire per risolvere quell’imprevisto o quella richiesta urgente (per qualcun altro) lasciando sempre in fondo alla lista ciò che conta davvero per te.

Ricordi i lampionai del Piccolo Principe? Non arrivavano alla rinfusa senza sapere dove andare e cosa fare.

Metti davanti a te tutto il lavoro che devi fare, scrivi ogni voce su un foglietto diverso oppure un lunghissimo elenco con tutto quello che ti viene in mente e che andrà a comporre la tua opera finale, ma prima di aprire il sipario assicurati che ogni cosa sia al posto giusto, che segua il giusto ordine e che anche la comparsa con la parte più piccola sappia esattamente cosa fare, dove e nel momento giusto.

Le prove prima di andare in scena

Qual è questo “giusto”? Il giusto posto, il giusto ordine, il giusto momento?

Se bastasse studiare a tavolino uno spettacolo non sarebbe necessario fare le prove, ma è solo quando ti immergi completamente nella scena e la vedi davanti a te che ti accorgi se qualcosa non funziona come dovrebbe e non trasmette esattamente ciò che vuoi che arrivi al tuo pubblico.

Se bastasse conoscere tutte le tecniche di organizzazione e gestione del tempo non saresti ancora lì a chiederti com’è che non hai mai tempo per fare tutto, ti affanni e non ti godi ogni attimo serenamente.

Invece, una volta che hai letto tutti i tuoi libri e blog di time managment del mondo, devi testare, correggere il tiro, monitorare i progressi, entrare bene nella parte. Devi capire cosa c’è che funziona perché diventi una buona abitudine e ciò che invece ti sta boicottando per modificarla.

Senza essere consapevole di ciò che fai e come lo fai, perdi tempo e sprechi energia. Prendi l’abitudine di capire come gestisci le tue giornate e poi “guardati” da fuori, come se guardassi il tuo spettacolo dalla platea. Potrebbe essere sufficiente invertire l’ordine con cui fai le cose per assecondare il tuo bioritmo, o aggiustare un po’ il modo in cui fai un’attività per evitare di fare troppi inutili passaggi.

Si apre il sipario, che lo spettacolo abbia inizio!

C’è sempre emozione prima di aprire il sipario, anche se le prove sono state andate bene e tutto è pronto.  Lo senti sempre quel piccolo tuffo al cuore quando si comincia perché ci stai mettendo tutta la tua passione e non sai mai come andrà, finchè lo spettacolo non sarà finito.

Appassionati e divertiti nel fare ciò che fai, ogni tanto, dopo una fatica, fermati, fai un bell’inchino e goditi gli applausi.

L’organizzazione è lo strumento che ti permette di gestire al meglio le tue giornate per fare il “tutto esaurito” a ogni spettacolo e avere tutta la platea che si alza in piedi per applaudire. E se c’è qualcosa che non ti fa sentire innamorata delle tue giornate, agisci per cambiare! Sentiti libera di vivere la vita che desideri e prenditi il tempo che ti serve per fare ciò che vuoi.

Se non ti senti mai pronta per andare in scena, se continui a provare e riprovare, ma non riesci a individuare ciò che non funziona, se il tuo flusso di lavoro non fa che incepparsi, uno sguardo esterno può aiutarti a ritrovare consapevolezza e finire la tua opera.

Puoi dare un’occhiata QUI oppure scrivermi: carolina@myzenmanager.com.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager