Ci credi se ti dico che domani mattina parto per la Toscana con marito e figlie e la valigia è ancora solo una vaga idea e non ho organizzato praticamente nulla del viaggio?

Certo, non stiamo andando in un posto sperduto dall’altra parte del globo, ma chi ti scrive è un’organizzatrice seriale, no? Eppure, a parte tre parametri che ora ti dico, sarà un susseguirsi di ispirazioni e curiosità del momento. Io la chiamo libertà.

I nostri 3 parametri organizzativi

Prenotare un posto dove passare la notte.

Pura comodità, molto da turisti e poco da viaggiatori. Macinando chilometri, vogliamo essere certi di andare a dormire senza strapazzarci troppo. Potrebbe non essere più un parametro importante quando le bimbe saranno più grandi, chissà.

Contattare gli amici in zona.

Abbiamo cari amici e parenti sparsi su tutto il territorio nazionale e non solo.  Quando non abbiamo tempi particolarmente stretti, facciamo tutto il possibile per incontrarli anche solo per un caffè, un abbraccio e una foto ricordo. Quindi non dimentichiamo un giro di WhatsApp per avvisare e adattare il programma di viaggio di conseguenza.

Decidere che tipo di esperienza di viaggio fare

Possono esserci molte esperienze diverse in un unico viaggio, ma prima di pianificare ascoltiamo i nostri desideri e le nostre preferenze, ciò di cui abbiamo voglia in quel momento.

Vogliamo assaporare il fermento di una grande metropoli cosmopolita? Il programma potrebbe dare molto spazio ai mezzi pubblici, camminate in mezzo alla folla tra i grattacieli e street-food. Abbiamo voglia di arte e cultura? Prevederemo visite a mostre, musei e siti archeologici.

Se il tempo e il budget non sono abbondanti e serve fare una scelta tra un’attività e un’altra, sarà molto più semplice decidere di comune accordo da che parte andare. (Sempre che non si preferisca cambiare totalmente idea sul momento. Viva la libertà!)

Oppure, potrebbe essere importante verificare gli orari di apertura e se è richiesta la prenotazione dei biglietti on-line di un museo. Altrimenti, una volta arrivati a destinazione, non potrà essere considerato un “imprevisto” non essere riusciti a entrare.

Essere consapevoli di ciò che desideriamo fare ci aiuta a stabilire le priorità ed evitare spiacevoli imprevisti.

Ogni programma di viaggio ha senso se rispecchia i tuoi desideri e asseconda le tue scelte, altrimenti rischia di trasformarsi in una serie di cose che ti senti costretta a fare con una certa ansia, a un ritmo che magari non ti senti di sostenere.

Il viaggio di Francesca

Organizzare la tua settimana è un po’ come se dovessi organizzare il tuo prossimo viaggio o esplorare una nuova città”.

È proprio quello che ho detto pochi giorni fa a Francesca, una cliente che seguo da tempo, che sta affrontando un periodo molto intenso e che ringrazio per avermi dato il permesso di raccontare la sua esperienza.

Quando abbiamo iniziato questo percorso, Francesca stava trascurando le sue passioni, i suoi hobby, il tempo libero, mentre i doveri di studio e lavoro prendevano prepotentemente tutto il suo tempo.

Posso dire, con un certo orgoglio, che è riuscita a trovare il tempo che cercava imparando a costruire in totale autonomia la sua griglia temporale su base settimanale che io chiamo “time-plan”. Stiamo invece ora lavorando sulla metodologia delle “to-do-list”, più adatta per il periodo che deve affrontare, per trovare il giusto equilibrio e portare avanti sia progetti a lungo termine che lavori con scadenze ravvicinate.

Quando devi gestire molti impegni diversi tra loro e ugualmente importanti puoi sentirti smarrita e facile preda dell’ansia.

Da dove comincio? Cosa faccio prima? Mi sento stanca solo al pensiero di affrontare tutto questo e le ore scorrono inesorabili? Riuscirò a fare tutto?

Serve un accurato lavoro di programmazione per tener conto di tutte le variabili e fare in modo che tutti gli strumenti organizzativi (agenda, time-plan, liste…) diano tutto il supporto necessario.

Per aiutarla a superare questo momento di confusione, durante la consulenza, mi è venuto spontaneo proporle il paragone con il viaggio. Francesca, infatti, scrive anche per un blog: Piccioni Viaggiatori Fritti, e sapevo che parlando di viaggi ci saremmo sintonizzate subito sulle stesse corde.

Avevamo ormai sistemato l’organizzazione sulla carta, ma non sembrava convincente se paragonata con la realtà. È bastato ricordarle che quello che avevamo messo sulla carta era solo uno strumento, esattamente come una mappa e un programma sono strumenti per un viaggio, non il viaggio.

Gli strumenti di viaggio e di organizzazione

La mappa della città (o dei tuoi obiettivi)

Ti propongo la stessa riflessione che ho proposto a lei.

Immagina di trovarti in una grande città che vuoi visitare per la prima volta. È immensa, fitta di punti interessanti da vedere ed esperienze da vivere. Potresti mai conoscerla in ogni sua parte in una sola giornata? No.

Ecco, comincia a pensare che, ad esempio, ogni tuo nuovo anno, sia come quella città da esplorare.

Hai davanti a te tante strade da percorrere, tante possibilità da intraprendere, ma dove vuoi andare? Cosa vuoi vedere? Ti avvicinerai al centro storico e poi piano piano esplorerai tutti gli altri quartieri?

Puoi fare esattamente la stessa cosa con i tuoi interessi e gli obiettivi del tuo anno (o semestre, o mese, o settimana).

Guarda la tua mappa, il tuo planning, nella sua interezza e poi chiediti quale meta vuoi raggiungere per prima, quali sono le attività a cui darai la priorità questa settimana, da che parte inizierai ad andare ogni mattina.

“Chi insegue due lepri non ne prende nessuna” (Apostolio)

Il programma di viaggio (o della tua giornata)

Immagina ora di trovarti davanti al tuo albergo e di aver deciso di puntare verso il centro storico. Quale potrebbe essere la pianificazione di una singola giornata che prevede una serie di attività da fare dal mattino alla sera?

Dovrai scegliere se passare da una via o da quella parallela, se dedicare qualche ora alla visita di una mostra, entrare poi in una chiesa, o viceversa, comprare in qualche negozio e pranzare in un ristorante. Mettiamo anche il caso che tu abbia deciso di andare subito a visitare una mostra in un palazzo e dopo di andare a mangiare al ristorante.

Fuor di metafora, potremmo parlare di lavorare a quella relazione e poi di rispondere alle mail.

Potrebbe succedere, che, lungo il tragitto per arrivare alla mostra, ti senta svenire dalla fame e sai che se non ti fermi a mangiare non ti godrai la visita.  Potrebbe capitare, che quella mail a cui devi rispondere ti riempie a tal punto la testa di pensieri che non ti permette di lavorare alla relazione con la dovuta concentrazione.

Quindi cosa fare?

Seguire la pianificazione perché se è stata fatta in quel modo significa che è la soluzione migliore, oppure è meglio assecondare la necessità del momento e rivedere la pianificazione?

Francesca ha colto perfettamente il principio del lavoro fatto insieme ed è stata davvero brava nei giorni successivi a rivedere le sue liste e la programmazione quotidiana per lavorare concentrata e produttiva, rispettare le scadenze, ma anche se stessa, i propri tempi e le esigenze di riposo.

Quanta consapevolezza c’è nella tua scelta?

Cosa comporta il cambio di programma? Quali conseguenze potrebbero esserci?

E se ti fermi a mangiare e poi il palazzo chiude e tu arrivi in ritardo per vedere la mostra? E se ti metti a rispondere a quella mail che non è urgente e poi non riesci a consegnare in tempo la relazione che invece è importante e ha una scadenza?

Oppure al contrario, invertire le due attività e toglierti il pensiero della mail potrebbe essere la scelta migliore per poter lavorare in modo molto più produttivo alla relazione.

Rifletti per fare quella che secondo i tuoi criteri si rivela la miglior scelta possibile, senza farti condizionare da conclusioni affrettate.

Planning, to do list, agende, app… sono solo strumenti. L’organizzazione che funziona è quella flessibile, che tiene conto di come ti senti in quel momento, quanta energia hai, cosa ti va di fare.

Ti liberi dalla schiavitù del tempo che non basta mai, per diventare schiava degli strumenti di gestione del tempo che tu stessa ti imponi con grande sforzo?

Chi ti dice che sia così grave fare meno di quanto hai preventivato di fare, se poi recuperi? E chi ti dice che invece tu non riesca già a fare molto di più di quando hai programmato?

Puoi anche goderti il viaggio che prende forma strada facendo, mentre lo vivi, in ogni qui e ora.

Scrivimi, posso aiutarti a costruire la tua mappa e un programma che rispecchi i tuoi desideri, ti rappresenti e ti faccia sentire serenamente in equilibrio.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

La Tua zen manager