Quando l’estate si avvicina è facile lasciarsi prendere dalla voglia di vacanza e di relax, così è molto più facile cadere in distrazione e farsi tentare dalla procrastinazione.

Il lavoro si fa più intenso e incalzante, le scadenze impellenti si accumulano, niente ti resta in testa e la tua capacità di organizzarti fa acqua da tutte le parti.

Serve un piano di emergenza per questo sprint finale (più o meno lungo) che ti separa dalle ferie.

Ok, lo so io e lo sai tu che quando lavori in proprio non è che si possono chiamare “ferie”, ma anche se il tuo lavoro non si ferma mai del tutto, tu non sei solo il tuo lavoro e puoi organizzarti per recuperare le forze e ripartire con il pieno di energia.

Quando la stanchezza si fa sentire e il periodo in cui potrai fermarti è ancora lontano, prenditi un po’ di tempo per spegnere i motori e preparati per un nuovo decollo!

“Il decollo è la fase di volo in cui l’aeromobile acquista la velocità necessaria che garantisce la portanza dell’ala quindi il sostentamento in volo”(wikipedia). 

Acquistare velocità in questo caso però non significa correre ancora di più.

Se pensi di essere solo l’ingranaggio di una macchina che deve girare sempre più velocemente per produrre di più, mi spiace, ma sei nel posto sbagliato.

Se invece sei d’accordo con me se ti dico che produttività è fare meglio con meno spreco di tempo, energie, risorse, per lavorare bene, ma avere più tempo libero, allora benvenuta!

Fai decollare la tua produttività con queste 5 semplici regole

Regola n.1: mantieni alta la concentrazione

In altre parole non farti distrarre, in pratica devi controllare l’uso che fai del cellulare, dei social, delle mail, delle telefonate.. e di tutto quello che non ti permette di lavorare con la dovuta attenzione, focalizzata sui tuoi obiettivi.

Stabilisci dei momenti fissi durante la giornata in cui controllare le mail, per esempio, togli tutte le notifiche, anche la connessione a internet se in quel momento non ti serve per lavorare e lascia il telefono in un’altra stanza.

Alterna momenti di concentrazione assoluta isolandoti dal resto del mondo e momenti di svago, relax o attività di ordinaria amministrazione. In questo modo sarai molto più produttiva evitando di sottoporti continuamente allo sforzo nel passare da un’attività a un’altra, distratta e disturbata.

Regola n.2: pianifica e monitora

Hai giornate stra incasinate, ma quante, di tutte le cose che fai, sono davvero importanti? Ti sono realmente e concretamente utili per andare avanti nel tuo lavoro, nel tuo progetto di vita?

Se le energie scarseggiano devi assolutamente dosarle e destinarle solo a ciò che serve davvero.

Per stabilire i momenti dedicati a un’attività specifica rispetto a un’altra devi prenderti del tempo per pianificare, ad esempio la sera per il giorno dopo, e poi verificare che il tuo programma venga rispettato facendo eventuali aggiustamenti in caso di imprevisto.

Ricorda che sei sempre tu a dare una direzione, un’intenzione, alla tua giornata, sapendo sempre esattamente quale sarà la prossima mossa che dovrai fare man mano che le ore passano. Non devi subire gli eventi passivamente disperdendo tempo ed energie.

Regola n.3 : fai la cosa giusta al momento giusto

Nel pianificare le tue giornate devi mettere sul podio ciò che è per te più importante.

Quali sono le ore in cui rendi di più? In quale attività riesci a dare il meglio di te? È in relazione a questi momenti che devi costruire  la pianificazione della tua giornata.

Se lasci per ultime avrai ovviamente perso molto tempo facendo cose di poca utilità e le scadenze impellenti non faranno che accumularsi.

Se hai dei progetti complessi da portare avanti, ridimensiona e suddividili in passaggi intermedi in modo da non farti scoraggiare dall’ imponenza di un compito e di essere certa di riuscire a concluderne una parte con soddisfazione e concederti una meritata e rigenerante pausa prima di passare alla fase successiva.

Se usi il metodo delle “to-do-list” fai in modo che i tuoi elenchi siano equilibrati, dando spazio sia ad attività impegnative che più leggere.

Soprattutto: non fare mai elenchi kilometrici che tanto poi lo sai già, farai meno della metà delle cose che hai scritto. Perché abbattere così la tua autostima?

Piuttosto che pensare all’infinità di cose che devi fare concentrati sul tempo che hai a disposizione e assegna a quel tempo solo ciò che sai di poter fare.

Regola n.4: fai una cosa alla volta e mettici sempre una scadenza

Che il multitasking sia ormai del tutto superato è stato detto più e più volte, ma cadere nelle solite vecchie abitudini è questione di attimi, quindi sempre all’erta.  

Per riuscire a fare bene un lavoro, in meno tempo e con minimo dispendio di energie, devi prendere un’attività alla volta e portarla avanti con focus fino a che non hai finito.

Se stai sistemando le fatture non metterti a rispondere alle mail, se stai scrivendo una relazione non rispondere al telefono, se hai una riunione con un collega non preoccuparti di quel progetto da finire…

In fase di pianificazione, a ciascuna attività metti una scadenza entro cui portarla a termine altrimenti non farai che rimandare all’infinito fagocitata da urgenze e imprevisti. 

In fase di monitoraggio controlla che tutto stia procedendo secondo i piani e riadattali nel caso in cui siano cambiate alcune variabili.

In fase di azione: resta semplicemente concentrata sul quel momento e pienamente consapevole e presente a te stessa. 

Regola n.5: circondati di bellezza

Situazioni, persone, ambienti che ti rendono nervosa, ti infastidiscono non aiutano la tua produttività. Se poi sei già stanca e non vedi l’ora di prendere un aereo per andare al mare o dall’altra parte del mondo potresti ingigantire ogni minimo fastidio.

Per ridimensionare e compensare ciò che percepisci come scocciatura serve una bella dose di serenità, piacevolezza, divertimento e bellezza.

Metti dei fiori freschi sulla scrivania, vai a fare una passeggiata, stai insieme alle persone a cui vuoi bene, leggi un romanzo del tuo autore preferito, guardati la tua serie tv preferita.

L’ambiente in cui lavori, le persone che frequenti, possono incidere molto sulla tua resa lavorativa.

Basta poco tempo per sistemare una stanza o riordinare qualche documento e riprendere il lavoro più concentrata e produttiva. Confrontati con persone che possono stimolarti e aiutarti a trovare nuove prospettive e punti di vista.

Anche se il tuo senso del dovere ti spinge a lavorare tante ore al giorno, essere sempre indaffarata e di corsa, la tua produttività ne risentirà se non ti concedi mai una distrazione.

Senza equilibrio tra attività e riposo non andrai molto lontano.

Prenditi del tempo per te, questa regola vale sempre, tutto l’anno.

Ora sei pronta per affrontare questo metaforico decollo, superare l’ultimo tratto di pista e sostenere le tue energie nell’ultimo volo lavorativo fino ad arrivare a destinazione.

Alla fine non è niente di così difficile e probabilmente alcune di questi sistemi per migliorare la tua produttività li conosci già, ma è solo allenandoti a metterli in pratica ogni giorno che riuscirai a trasformare le tue giornate da pensanti e faticose a snelle e leggere.

Per poterci riuscire senza sforzo devi essere ben consapevole di come gestisci ora il tuo tempo e capire dove e come migliorare.

Se ti senti sempre disorganizzata, affaticata dalle responsabilità e ingolfata per gli impegni, ma non sai come uscirne io posso mettere al tuo servizio le mie competenze e la mia esperienza per individuare quali possono essere i tuoi punti di forza e le situazioni che invece ti mettono più in difficoltà.

Scrivimi, ti darò tutte le informazioni per iniziare il tuo percorso personalizzato e studiato apposta per te.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager