Quando la mattina ti devi preparare per uscire, di solito, come fai? Infili una calza, lavi i denti, metti la maglia, infili l’altra calza, mangi un biscotto e torni a rilavarti i denti? Non credo. Suona piuttosto assurdo, vero? È molto più semplice e logico fare insieme tutte le azioni che servono per mangiare, lavarsi, vestirsi.

Eppure, quando si tratta di organizzare tutta la giornata, anziché semplificarla te la complichi e non segui la stessa logica. Rimbalzi da un’attività all’altra come una pallina del flipper tra incombenze, urgenze, distrazioni sperperando vagonate di energia e ti lamenti di non aver tempo per fare tutto.

Inizi a lavorare su un progetto, poi arriva quella mail e vai a vedere di che si tratta, poi torni sul tuo progetto, ma poco dopo suona il telefono e quando ritorni sul tuo benedetto progetto hai perso il filo già tre volte. Il tuo livello di concentrazione è… già, dov’è?! E stai già pensando ad altro. Perdi tempo ogni volta che vai e torni con la mente a ciò che stavi facendo e sempre più lentamente entri nel flusso di lavoro, inoltre, distraendoti, potresti anche aver fatto degli errori e perderai altro tempo per correggerli.

Anziché finire il lavoro in un’ora ne sono passate due.

Se ti riconosci in questa situazione e vuoi invertire la rotta, devi darti al batching!

Cos’è il batching?

Il termine, in origine utilizzato in ambito informatico, si riferisce nel time management all’organizzazione della giornata in modo da raggruppare attività simili tra loro per svolgerle nello stesso blocco di tempo. Quando dico “simili” mi riferisco ad attività che rientrano nella stessa tipologia o che richiedono stesse risorse. Quando dico “blocco di tempo” mi riferisco a porzioni definite delle 24 ore a cui assegni un’attività specifica da svolgere.

Se dividi ogni tua giornata in segmenti temporali sarai molto più produttiva. Ben intesi: non vuol dire ammazzarti ancora di più di lavoro, ma gestire meglio i tuoi livelli di energia per ottenere risultati migliori e avere più tempo. In una parola: essere produttiva.

Il principio del batching è molto semplice:

• Pensa a tutto quello che fai per il tuo lavoro, la tua casa, la tua famiglia, per te stessa e cerca di farle in uno stesso lasso di tempo.
• Chiediti se c’è un modo per fare le stesse cose riducendo gli spostamenti (sia fisici che mentali) nel passaggio da un’attività all’altra.
• Fai una cosa alla volta. Devi scrivere? Scrivi. Devi fare ricerca? Cerca. Devi telefonare? Telefona.

Per un batching che dia risultati pazzeschi impara ad ascoltarti, essere consapevole in ogni momento, conoscere il tuo bioritmo, per tener conto delle tue preferenze, dei tuoi livelli di energia che possono variare sia all’interno di una stessa giornata che nell’arco del mese.

Quali attività puoi gestire facendo batching?

Qui di seguito ti faccio un elenco di tipologie di attività che puoi svolgere nello stesso blocco di tempo, ma ovviamente è solo un esempio e sarai tu stessa a individuare quelle che ti riguardano o aggiungerne altre e anche a testare questo sistema per trovare la combinazione più adatta a te.

Sono tutte attività che programmo in maniera più o meno dettagliata e precisa di settimana in settimana a seconda delle scadenze, della mole di impegni e degli obiettivi.

Riordino e archiviazione

Io, per esempio, non sto sempre lì a riordinare continuamente, tutti i momenti. Ho diversi spazi “work in progress“: cartelline sulla scrivania o cartelle del Pc in cui inserisco tutte le attività su cui sto lavorando e che, man mano che completo, vado ad archiviare. Quando però è il momento di archiviare, faccio solo quello, inizio e non esiste nient’altro finchè non finisco.

Blog e social

Separo la fase di ricerca da quella di scrittura e vera e propria. La fase di ricerca può occupare diversi giorni, ma se fai in modo di dedicarti alla scrittura in un momento specifico della tua giornata o addirittura occupando una giornata intera (con le dovute pause!) sarà più facile entrare in uno stato mentale di ispirazione e creatività. Io, per esempio, non riesco a scrivere niente se non sono super tranquilla, se c’è il rischio di essere disturbata, se devo interrompermi obbligatoriamente per andare da qualche parte quindi programmo la settimana in modo da avere un lungo blocco di tempo per la scrittura rispetto a blocchi di tempo più brevi, ma frequenti per la ricerca.  Tengo anche conto del mio ciclo mestruale e delle fasi lunari per pianificare i giorni da dedicare alla scrittura perchè mi conosco e so che incidono sui miei livelli di creatività e ispirazione.

Telefonate e mail

Se c’è una cosa che proprio non sopporto è mettermi a rispondere al telefono o chiamare qualcuno quando sono nel bel mezzo di un’altra attività. Ecco perchè, quando serve, mi isolo completamente dal resto del mondo senza sensi di colpa. Mi possono bastare 20 minuti ben fatti e in quei 20 minuti il mondo sopravvivrà e nessun unicorno si farà male.

Stesso discorso vale per le mail. Tutti i giorni a intervalli abbastanza fissi e regolari dedico del tempo a rispondere o scrivere.  Per ottimizzare la gestione delle mail dai un’occhiata a questo approfondimento che trovi QUI.

Attività lavorativa vera e propria

Per organizzarmi al meglio e dare al momento della consulenza tutta la mia attenzione, ispirazione e concentrazione fisso gli appuntamenti con le clienti in giorni e orari fissi, uno dietro l’altro, da mattina a sera. Ovviamente può capitare di avere qua è là degli appuntamenti in altri giorni, ma tenendo conto di tutte le esigenze e disponibilità, cerco sempre il più possibile di raggrupparli tra loro anche per bilanciare meglio il lavoro con la vita privata.

Appuntamenti e commissioni

Ripensa all’esempio del mattino, quando ti devi preparare per uscire e immagina di fare gli stessi passaggi illogici e spezzettati. Quando fissi gli appuntamenti o esci di casa o dall’ufficio per fare vari giri e commissioni limita sempre il più possibile tutti gli spostamenti e raggruppa gli appuntamenti in base al luogo che devi raggiungere. Per approfondire questo punto, leggi QUI.

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Ci possono essere tante altre attività che puoi organizzare facendo batching, non solo in ambito lavorativo, ma anche nella tua vita privata. Per esempio puoi raggruppare tutte le ore di tempo libero in un’unica mezza giornata per staccare veramente la spina e prenderti cura di te stessa. Puoi anche organizzare in batching anche le faccende domestiche pulendo tutti i vetri in una volta, o cucinando i pasti per più giorni in una sola sera, e così via.

Posso aiutarti a organizzare la tua settimana per riuscire a incastrare i tuoi blocchi di tempo “tematici” con metodo e costanza senza sentirti sballottata di qua e di là come una pallina del flipper.

Prima però devo conoscere le tue abitudini, le tue preferenze e il tuo naturale modo di essere per trasformarli in punti di forza che ti aiuteranno a passare dal caos all’ordine in modo sostenibile e duraturo.

La consulenza preliminare SATORI, ormai lo sai, l’ho ideata proprio per questo. Scrivimi: carolina@myzenmanager.com, ti darò tutte le informazioni necessarie per iniziare la tua rivoluzione con consapevolezza.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager