Stai lavorando a un progetto e il pensiero va a tutto il resto ancora da fare, così ti affanni tra una cosa e l’altra per non lasciare nulla indietro.

Sono tutte importanti le attività del tuo business, come fai a scegliere? Devi anche affrettare il passo perché ci sono scadenze da rispettare, progetti da consegnare e non vorrai di sicuro trascurare la tua presenza sui social.

Ogni mattina ti ritrovi davanti a un grande bivio: da dove comincio?

I dubbi ti assalgono perché non sai quale direzione prenderà la tua giornata, è sempre più faticoso riuscire a individuare la priorità e il pensiero è fisso su ciò che non hai ancora fatto e ciò che non ti sembra fatto abbastanza bene come vuoi tu.

Meglio iniziare dalle attività urgenti? O da quelle importanti? Ma come distinguo le une dalle altre?

Queste sono alcune delle domande che più spesso mi vengono fatte e non posso fare a meno di pensare alla matrice di Eisenhower per fornire una prima bussola di orientamento.

Partiamo dalle basi: cos’è e perché si chiama così?

Il generale Dwight David “Ike” Eisenhower, che è stato il 34° Presidente degli Stati Uniti, dal 1953 al 1961, aveva sperimentato un sistema che lo aiutava a prendere decisioni importanti individuando la sequenza di attività, per avere chiarezza su cosa fare e quando.

In pratica, divideva un foglio intersecando un’ascissa e un’ordinata che rappresentavano il livello crescente di urgenza l’una, e di importanza, l’altra, formando quattro quadranti in cui scrivere le attività da svolgere in base a un preciso criterio di valutazione.

Come funziona?

Se è un’attività sia urgente che importante: la metti nel primo quadrante in alto a sx che è quello della CRISI.

Significa che sei messa malissimo, sei super in affanno e devi fare tutto subito. Meglio tenere questo quadrante il più vuoto possibile.

Se l’attività è importante ma non è urgente: va nel secondo quadrante, in alto a dx che è quello della QUALITÀ .

Brava! Se qui ci sono poche attività, ma buone, stai facendo un ottimo lavoro di pianificazione perché assegni a ciò che conta tempo di qualità e la tua migliore energia.

Se l’attività è urgente, ma non importante: va nel terzo quadrante, in basso a sx che è quello dell’INGANNO.

Attenta, perché potresti perdere tempo con attività che non ti portano da nessuna parte, che probabilmente puoi delegare, o rimandare o eliminare.

Se l’attività non è urgente e nemmeno importante: va nel quarto quadrante, in basso a destra che è quello dello SPRECO.

Ti stai distraendo con i social? Controlli le mail in continuazione? Ti distrai perdendoti in vicoli ciechi? Libera di fare quello che vuoi, poi però, non darai la colpa al tempo che non hai, vero?!

Questa “matrice” del tempo è stata poi riproposta da Steve Covey autore de “I 7 pilastri del successo” che è uno dei manuali di formazione base per i professional organizer, con tanto di appendice con “Manuale degli esercizi“.

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante” D.D. Eisenhower

È evidente che per Eisenhower era chiarissima la differenza tra le due tipologie di attività, ma probabilmente non è così per tutti.

Cos’è urgente e cos’è importante?

Urgente è ciò che ha una scadenza impellente e richiede di essere fatto entro un brevissimo lasso di tempo per evitare di subire fastidiose conseguenze. Il task urgente è qualcosa che ti fa pensare “Oddio, se non lo faccio subito sarà un disastro”.

Importante è qualsiasi attività che se riceve regolarmente attenzione e cura da parte tua migliorerà la tua vita, è qualcosa che ti permette di raggiungere i tuoi obiettivi e ti sprona a dire “Ok, adesso mi concentro, mi impegno e farò un ottimo lavoro”.

A dire il vero, tutte le attività devono avere una scadenza, anche quelle importanti ce l’hanno, solo che, il più delle volte, sei tu a stabilire quale sia, anche se a lungo termine. Quindi attenta a non farti ingannare da questo parametro di valutazione della scadenza.

Buoni motivi per conoscerla e farne un uso consapevole

È uno strumento decisionale che ti permette di allenare la consapevolezza di come impieghi il tuo tempo. È la bussola che indica la rotta delle tue giornate più intense, la mappa che ti guida per pianificare al meglio e prendere decisioni utili per te.

Serve a capire se stai lavorando in una situazione di crisi perché il tuo primo quadrante è sempre pieno,  o se ci sono attività che puoi passare ad altri magari investendo nella crescita della tua attività, e così via.

È un sistema semplice che non richiede particolari abilità e puoi usarlo regolarmente oppure solo in caso di necessità. È adattabile a qualunque ambito sia per organizzare l’attività lavorativa, ma anche per gestire la casa o organizzare un viaggio.

Ricorda che stiamo parlando di uno strumento, quindi la sua efficacia dipende dall’uso consapevole che ne fai.

Difficoltà ricorrenti

Cosa succede se ti stai occupando di un’attività importante che hai pianificato e si presenta una richiesta urgente?

Mettiamo che tu abbia imparato a individuare rapidamente la differenza tra attività urgenti e importanti, è comunque difficile riuscire ad agire prontamente in modo efficace, ma puoi allenarti a farlo e migliorare volta dopo volta.

Ecco come puoi fare:

Per prima cosa chiediti se è veramente una situazione urgente o se lo è solo in apparenza. Hai verificato la scadenza? Quanto manca al termine? Qual è la conseguenza se la scadenza non venisse rispettata?

A questo punto i casi sono due:

  1. È realmente urgente: smetti di dedicarti a ciò che stavi facendo, ma ti assicuri di inserire l’attività interrotta nella programmazione perché è importante e non va trascurata.
  2. Non è realmente urgente: finisci di fare quello che stavi facendo, perché è importante e l’avevi programmato, ma ti assicuri di inserire nella programmazione la nuova attività urgente assegnandole uno spazio nel tuo tempo.

Un’altra domanda che mi viene posta spesso è:

Come faccio ad avere più tempo per il secondo quadrante della qualità e pianificare meglio le attività importanti?

Le urgenze, abbiamo visto come gestirle, ma non le puoi ignorare, quindi il tempo che ti serve lo devi ricavare dallo spazio occupato nei quadranti 3 e 4. Realtà cruda e semplice.

Prova a osservarti e fare caso a come impieghi il tuo tempo durante il giorno e ti accorgerai anche tu di quanta energia dedichi ad attività che rientrano nel quadrante di ciò che puoi delegare, rimandare o eliminare.

“Qual è, fra le cose che potresti fare nella tua vita personale e professionale, quella che, se facessi con regolarità, apporterebbe un enorme miglioramento nella tua vita? Le attività del II quadrante hanno questo tipo di impatto. Quando le portiamo a termine la nostra efficacia sale in modo vertiginoso” S. Covey

Cosa vuoi tenere nella tua vita che non rientra in questo quadrante?

Pianificare vuol dire fare scelte consapevoli per compiere azioni strategiche in linea con i tuoi valori e obiettivi, non per controllare il tempo, ma per dargli un senso.

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L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager

 

Foto di James Wheeler da Pexels 

Grafica di Sara De Franceschi