La scorsa settimana mi arrivata una mail in cui mi veniva esposto questo problema:

“Come posso riconoscere quali siano le vere priorità di una giornata se tutte per me sembrano priorità?”

Ti è mai capitato di farti la stessa domanda? Scommetto di si! Apparentemente, sembra sempre tutto urgente e importantissimo, ma quasi mai è così.

Per quanto riguarda la differenza tra urgente e importante non mi dilungo, QUI puoi trovare molte informazioni utili.

Per farla breve, e semplificando estremamente per entrare nel vivo del tema di oggi, diciamo che l’urgenza ha una scadenza precisa e richiede la chiusura dell’esecuzione in tempi molto rapidi. Ciò che è importante, invece, potrebbe non avere di suo una scadenza, ma che sia tu a metterne una, ma, soprattutto, è una di quelle attività che ha un notevole impatto nella tua vita, contribuisce al tuo benessere e al raggiungimento dei risultati che ti sei prefissata ed è per questo che serve una buona pianificazione e del tempo da dedicarci in modo costante e consapevole.

Solitamente consiglio di smaltire subito le urgenze, ma ovviamente, ciò che rientra nello specifico di ogni singola attività, siano esse urgenti o importanti, è molto variabile e può dipendere dalla situazione, dal contesto e dal tuo punto di vista specifico che non conosco.

Se qualcosa è importante per me, non è detto che lo sia anche per te e viceversa. Per esempio, prenderti una lunga vacanza può non essere un’attività importante in questo momento, se stai lavorando a un progetto che invece è determinante per un tuo obiettivo, ma può essere importante prenderti una pausa ogni giorno per mantenere focus e lucidità, e pianificare, invece, la lunga vacanza in modo da partire subito dopo la consegna del progetto.

E se, pianificare sul lungo periodo, può apparirti meno complicato, la difficoltà che percepisci come ingombrante è sicuramente nella quotidianità in cui attività in scadenza, importanti e imprevisti vari coesistono e si intersecano tra loro facendoti impazzire e arrivare a sera stravolta.

Come stabilire la priorità

Come si fa, dunque, in mezzo a tutta quella quantità di task, impegni, desideri, necessità e obiettivi, individuare a colpo sicuro il punto esatto in cui mettere la maggior parte della tua energia e del tuo tempo?

Mi piacerebbe tanto darti una formula magica da pronunciare appena ti alzi al mattino che vada indistintamente bene in tutti questi momenti e ti accompagni fino a sera. La verità è che la risposta più breve è: dipende.

Quindi, quello che posso aiutarti a fare, è capire da che cosa dipende questa priorità, quali sono gli elementi che devi prendere in considerazione per farti le domande giuste alle quali puoi rispondere a seconda della situazione in cui ti trovi.

Obiettivo

Dove vai se l’obiettivo non ce l’hai? Lo so, può sembrare tanto fredda e triste una vita orientata sempre e solo a un traguardo da raggiungere e sono la prima a dirti di lasciarti andare a giornate in cui non ci sia nulla di pianificato per seguire solo l’umore, la voglia, l’ispirazione.

Io lo faccio (non regolarmente, se devo fissare pure i giorni vuoti dove sta la libertà?), ogni tanto, quando mi accorgo che sono a buon punto su tutti i fronti e non ho urgenze (sì, pianificando come si deve, le urgenze praticamente spariscono, bello eh!?) non scrivo un bel niente in agenda e lascio che la giornata si riempia, o resti vuota, da sola, seguendo il flusso della corrente che a volte porta in luoghi bellissimi.

Detto questo, avere uno o più obiettivi è fondamentale proprio per non continuare a collezionare giornate in cui ti sembra di girare in tondo, fare milioni di cose (o avere il buon proposito di farle senza riuscirci) e non arrivare mai da nessuna parte.

Avere degli obiettivi di permette di fare quello che serve per individuare la priorità, ovvero: fare una scelta.

Scelta

Quando organizzi la tua giornata mettendo in fila una dietro l’altra tutte le tue attività stai semplicemente continuando a fare delle scelte.

Le scelte sono una responsabilità, ma sono quelle che ci permettono di stabilire di volta in volta quello che riteniamo più importante, più utile per noi e le persone intorno a noi a cui vogliamo bene.

Non avere obiettivi, non scegliere, ti fa cadere nel vortice controproducente del falso mito del multitasking come ti ho spiegato QUI e QUI.

Ecco perché le priorità possono cambiare anche da un giorno all’altro, ma possono rientrare in “macro-categorie” di riferimento che possiamo definire: pilastri.

I 3 pilastri

Questi tra aspetti legati al benessere di cui ti parlo in senso molto ampio, non sono una graduatoria in termini di importanza, ma sono da considerare come tutti gli aspetti della nostra vita che possono coesistere in equilibrio e ai quali dovremmo dedicare il giusto tempo e spazio che meritano nella nostra vita.

Benessere fisico

Trascurare la salute non è mai una buona idea perché il nostro corpo, prima o poi, chiede il conto e, se non stai attenta, può essere salatissimo e potresti pentirti amaramente di non averci pensato per tempo.

Quindi, per quanto tu abbia millemila cose da fare, se hai una mal di denti che ti fa solo venir voglia di sbattere la testa al muro, chiamare il dentista è la priorità numero uno! Sembra una banalità, ma posso scommettere che hai sottovalutato un malessere fisico dando la priorità al lavoro per senso del dovere.

Non dico che sia una scelta sbagliata in assoluto, ricordi? Dipende. Ma, se anteponi il lavoro alla salute e poi non riesci a essere lucida, efficiente, preparata e puntuale perché non sei in forma, che senso ha? Magari la priorità può essere semplicemente prenderti una mezzora di relax per staccare la spina, ricaricarti e riparti alla grande!

Nutrirti in modo sano, fare movimento, dormire bene, sentirti calma e serena… queste sono priorità! Se le stai trascurando devi fare una scelta diversa. Se tu per prima dedichi del tempo a te stessa, a stare bene, tutto il resto di conseguenza sarai in grado di gestirlo con più energia e starai anche dando il buon esempio affinché tutti quelli che ti sono intorno facciano altrettanto.

Benessere affettivo

Voler bene a te stessa e agli altri nel senso più ampio che vuoi dare a questa parola. Dedicare del tempo di qualità per fare ciò che ti fa stare bene, coltivare le relazioni, dare nutrimento a tutti i ruoli che senti di ricoprire come mamma, amica, moglie, amante, collega, titolare, vicina di casa…

Se, per esempio, sei appena diventata mamma e hai una creaturina tra le braccia che dipende in tutto e per tutto da te la tua scelta prioritaria quotidiana andrà in quella direzione perché tutto il resto passerà in secondo piano. E ricorda che se tu per prima non stai bene, non potrai donarti al meglio a tuo figlio.

Quali possono essere le attività che non vuoi più trascurare, che ritieni importanti e che devono diventare una priorità a cui dedicare tutto il tempo e l’energia che meritano?

Benessere economico

Per benessere economico intendo sicuramente il tuo lavoro, la tua produttività in senso specifico, ma anche la gestione dell’economia famigliare, domestica, personale che non sia solo in termini di quantità tra entrate e uscite, ma anche di qualità dell’ambiente in cui vivi e della tua vita in generale tra investimento di tempo, soldi, energia e sogni che si realizzano.

Ogni attività richiede grandi quantità di impegno e, quello che ti serve fare prima di tutto, è avere le idee ben chiare sulla tua motivazione, lo scopo che vuoi raggiungere e pianificare la strada che devi percorrere per arrivarci.

Se lavori in proprio potresti dover ricoprire molti incarichi, essere sotto pressione nel dover imparare sempre cose nuove e non riuscire a deciderti su quale attività dedicarti come prima cosa.

Dipende sempre da ciò che tu vuoi e quali sono gli obiettivi, ma dal punto di vista lavorativo è la produttività quella da considerare sempre prioritaria. Per intenderci, sistemare la grafica della tua newsletter potrebbe non essere prioritario rispetto al tempo che devi dedicare ai tuoi clienti che invece ti pagano per un servizio che stai dando loro, oppure per attività di marketing mirate che ti aiutino a incrementare il numero di clienti a cui magari interessano più i contenuti delle tue mail che la loro grafica.

Ma, ancora una volta, i miei consigli possono essere molto superficiali se non addirittura fuorvianti, non potendo partire da chi sei TU, di cosa di occupi e come vuoi plasmare la tua vita per sentirti davvero libera di viverla come piace a te!

TU sei il punto in comune di tutti e tre i pilastri e il loro benessere dipende dalle tue scelte e dalle tue azioni.

Ogni mattina prendi in esame i tuoi pilastri per valutare in che condizioni sono, quali sensazioni provi, quali bisogni senti di avere, quali obiettivi ritieni di voler raggiungere e vedrai che la nebbia si diraderà e ti sarà chiarissima la tua priorità della giornata.

Ora che sai come individuare le priorità non sai come inserirle nella giornata e affrontare eventuali imprevisti?

Scrivimi subito: carolina@myzenmanager.com . Fissiamo il primo step della consulenza preliminare e analizziamo per bene quali sono queste attività che devi incastrare, insieme le metteremo nel giusto ordine e ti aiuterò a gestire i cambi di programma imparando a padroneggiare solo gli strumenti più efficaci per te!

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager