Se potessi scrivere anche tu una letterina a Babbo Natale per ricevere un regalo speciale. Cosa chiederesti?

Di mangiare senza ingrassare? Di avere successo senza faticare? Di trovare un lavoro? Di avere un figlio? Tempo? Ti piacerebbe avere più tempo?

Caro Babbo Natale quest’anno vorrei avere più tempo per stare con la mia famiglia, per dedicarmi ai miei progetti, per ritagliarmi anche solo pochi minuti per me ogni volta che ne sento il bisogno.

E se, anziché aspettare che sia qualcuno che per magia ti porti ciò che chiedi, te lo prendessi da sola?

Ogni giorno hai a tua disposizione ben 86400 secondi, altrimenti detti 24 ore. Sei proprio sicura che non siano sufficienti e vorresti giornate da 48 ore? Io scommetto che, anche se avessi giornate da 48 ore, non ti basterebbero e ti ritroveresti comunque a dire “Non ho tempo!”.

Il punto non è avere più ore a disposizione, ma fare buon uso di quelle che hai già.

Già, ma come si fa?

Devi partire dalla consapevolezza di ciò che vuoi, hai tu la responsabilità di scegliere a quali attività dedicarti nel tempo che hai a disposizione e un metodo organizzativo adatto a te è il miglior strumento per riuscire a vivere il tuo tempo nel miglio modo possibile.

Mettiamo il caso che tu, proprio oggi, abbia una super giornata impegnativa piena zeppa di cose da fare e voglia prenderti del tempo per te stessa per fare qualcosa che ti piace, che rimandi da giorni e che pensi di non riuscire a fare mai.

Anche se ti trovi in un periodo particolarmente intenso, hai responsabilità importanti, impegni incalzanti, tutti ti cercano, non fai altro che correre e pensi già a quanto dovrai correre pure domani, puoi riuscire a mettere in pausa il mondo.

Oggi ti regalo un sistema davvero semplicissimo che puoi usare tutte le volte che vuoi quando senti un disperato bisogno di fermarti un attimo per prenderti del tempo per te.

N.B.: Questo sistema funziona meglio se lo fai al mattino presto prima di iniziare la giornata oppure la sera per il giorno dopo, quindi come sempre un pizzico di pianificazione rende ogni strategia più efficace.

5 step per regalarti subito del tempo per te

1. Consapevolezza

Devi avere ben chiara la situazione e sapere esattamente cosa ti aspetta in questa giornata.

Prendi carta e penna ed elenca tutto quello che devi fare oggi, proprio tutto: attività di lavoro, di casa, di famiglia…

Fatto? Bene.

Ora assicurati di aver messo in elenco anche ciò che vuoi fare oggi e che è davvero importante per te, compreso prenderti del tempo.

Fatto? Ottimo!

2. Rapidità

Ora guarda il tuo elenco e fai un segno vicino a tutte le attività che puoi iniziare e finire in meno di pochissimo tempo, in 10 minuti al massimo.

Hai fatto? Falle subito, tutte una in fila all’altra e poi torna.

Ricontrolla la lista: c’è ancora qualcosa che puoi spuntare che non ti prenda più di 5 minuti? Falla e poi torna.

3. Improrogabilità

Improro…che? Il non rimandabile, quello che se ne sta lì a fissarti con aria minacciosa e che se non lo fai ti senti in colpa o cose del genere.

Sicuramente la tua lista ora è un po’ meno lunga di quando hai iniziato, ma sono abbastanza altrettanto sicura che sono rimaste le attività più importanti, quelle per cui senti il peso della responsabilità e il senso del dovere, vero?

Va bene.

A questo punto prendi una voce alla volta e, per ciascuna di esse, poniti questa domande:

Devo farla tassativamente entro oggi? Cosa succede se la pianifico in un altro giorno? Quali sono le conseguenze?

Per intenderci:

Sei davvero sicura che se non mandi quella mail entro oggi il tuo lavoro imploderà? Oppure mandarla tra 12 ore sarà indifferente. Se è indifferente allora ripianifica questa attività, se non è indifferente allora lasciala nell’elenco.

Lo stesso discorso vale per quella lavatrice, se non la farai dovrai uscire in Bikini? Sei davvero sicura di non poter preparare una cena sana senza dover stare due ore e mezza ai fornelli? E così via.

Togli dall’elenco tutto quello che, se fatto in un altro momento, non uccide nessuno.

A meno che tu non abbia davvero tra le mani la vita di un altro essere vivente credo che sia solo una questione di priorità (e di pianificazione).

Non ti sto invitando ad alimentare la procrastinazione per due ragioni:

  1. Stiamo parlando di rimandare in modo consapevole (se non sai di cosa sto parlando, leggi QUI, ma anche QUI)
  2. Stiamo parlando di una strategia di emergenza affinché tu possa trovare del tempo che vuoi quando ne senti il bisogno. Anche perchè le liste di cose da fare devono già essere studiate ad arte per non fare i soliti errori (se non sai di che errori sto parlando, leggi QUI).

4. Ordine

Ora la tua lista è ridotta all’osso. Sono rimaste le cose che ti richiedono più tempo di 10 minuti, qualcosa che è urgente e qualcosa di importante. Mi auguro che siano rimaste davvero poche voci da spuntare, 4 o 5 al massimo, altrimenti c’è qualche problema all’origine su cui, se vuoi, possiamo andare a fondo per risolverlo.

Mettiamo il caso che tu sia rimasta con solo una voce urgente e tre importanti. Nel frattempo è passato un po’ di tempo perchè ti sei dedicata a tutto ciò che, indipendentemente dall’urgenza e dall’importanza, ti portava via solo pochi minuti.

Cosa fare nel tempo che ti resta da ora alla fine della giornata?

Trovi tutto il tempo che ti serve per smaltire le urgenze e per ciò che per te è più importante (tra cui il tempo per te).

La prima cosa che devi fare è stabilire un ordine di priorità e una durata.

Segna vicino a ogni voce un numero in ordine progressivo in base a ciò che vuoi fare per prima, per seconda e così via.

Poi, sempre lì accanto, segna anche di quanto tempo hai bisogno (più o meno) per svolgerla.

Fatto? Quanto tempo hai a disposizione per fare tutto? Quanto tempo invece ti serve per depennare tutta la lista?

Se quello che hai a disposizione è sufficiente allora vai! Parti e passa all’ultimo step: appuntamento

Se invece il tempo che manca alla fine della giornata non ti basta devi rivedere il tuo elenco.

Quello che hai segnato come urgente, lo è davvero? Allora deve avere la priorità. C’è qualcosa nel tuo elenco che può essere delegato? Allora delega! Cosa aspetti? Ciò che è importante, ma non urgente e deve avere un suo spazio, ma questo spazio deve essere ben pianificato Per tutte le voci che restano ci vuole l’ultimo step: l’appuntamento.

5. Appuntamento

Prendere un appuntamento non significa solo fissare un incontro con qualcuno, ma anche prendere un impegno con te stessa e solo con te stessa.

Per esempio se studiare per il master è per te importante, ma non urgente, devi prender un appuntamento con i tuoi studi come fossero l’appuntamento con un Notaio altrimenti le urgenze faranno le “bulle” e si prenderanno prepotentemente tutto lo spazio e il tempo che vogliono.

Ma hai mai fatto caso che ciò che ritieni urgente è spesso urgente e importante per qualcun altro e raramente lo è solo per te?

Se non fai che occuparti delle urgenze degli altri chi si prenderà a cuore ciò che è importante per te perchè diventi una priorità?

Se prendere del tempo per te stessa per ricaricarti, per recuperare le energie, per riposare, per divertirti o distrarti dalle preoccupazioni o coccolarti, devi prendere un appuntamento con te stessa come se fossi per te la persona più importante della Terra, e guarda un po’, lo sei davvero.

Ogni volta che desideri avere più tempo, non aspettare che sia un Babbo Natale di turno a portartelo, ma prenditelo!

Segnati un’ora precisa per ciascuna voce importante, compresa la voce “riposo” se è questo che vuoi.

Nel cassetto non lasciare il desiderio di prenderti il tempo da dedicare a ciò che per te è importante, ma, piuttosto, chiudici dentro i sensi di colpa, che non sono utili a nessuno.

“Afferra questo momento, è già passato e non tornerà di nuovo”

detto Zen

Ho abbastanza esperienza per affermare con una certa sicurezza che se seguirai questi passaggi non solo riuscirai a fare tutto, ma avrai tempo in abbondanza e nemmeno gli imprevisti ti faranno paura perchè sarai sempre pienamente consapevole delle tue priorità e di come pianificare o ri-pianificare ogni volta che serve per prenderti tutto il tempo che ti serve.

Se ti sembra sempre tutto urgente e importante e non riesci a pianificare la tua settimana in modo equilibrato e senza stress allora scrivimi: carolina@myzenmanager.com così posso individuare con precisione i tuoi punti deboli e consigliarti la miglior strategia organizzativa che si adatti a  te rispettando il tuo stile di vita e naturale modo di essere.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

La Tua zen manager

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