Quando lavori come dipendente sei vincolata a stare fuori casa per la maggior parte delle ore della giornata e tutto ciò che non è lavoro viene confinato in pochi scampoli di tempo nelle ore serali e nel week-end. Quando invece lavori per conto tuo, che tu sia in casa o in un ufficio, gli orari si fanno flessibili, i confini più sottili, è difficile non perdersi e trovare un proprio sistema di gestione efficace.

Ci sono vantaggi e svantaggi, ma, in entrambe le situazioni, il comune denominatore è la mancanza di tempo e l’annessa difficoltà di riuscire a occuparsi di tutto, senza annullarsi e rovinarsi la salute.

Lo vedo con le mie clienti, che arrivano da realtà lavorative eterogenee: chi è dipendente a tempo pieno, chi part-time, chi è libera professionista ma lavora in un suo ufficio e chi invece è freelance e lavora da casa con flussi di lavoro discontinui.

Ma l’ho provato anche sulla mia pelle perché prima di aprire la p.iva ho lavorato per quindici anni come dipendente, facendo i lavori più disparati e con gli orari più diversi. Dall’insegnante di ballo, all’assicuratrice, dal museo, al bar e dal negozio all’ufficio.

So cosa vuol dire doversi inventare mille modi per conciliare lavoro e vita privata, in tutti questi anni non sono mancate le difficoltà tra università, figli, casa e anche più lavori contemporaneamente.

Quando ho poi aperto la partiva iva, lasciando il lavoro da dipendente, anche il passaggio al lavoro in proprio mi ha messo in crisi. Dalla notte al giorno mi sono ritrovata con un vero oceano di tempo libero, con alto rischio di affogamento.

Ci ho messo un po’, infatti, a ritrovare l’equilibrio. Le mie giornate e le mie preziose routine erano completamente stravolte rispetto a prima e dovevo costruire nuove metodologie organizzative.

Le ore volavano e, non solo avevo costantemente la sensazione di non riuscire a combinare nulla, ma ogni volta che si presentava qualche nuovo impegno da affrontare ero assolutamente convinta di non avere tempo di aggiungere alcunché nelle mie giornate che mi sembravano già terribilmente incasinate!

Il che era decisamente molto frustrante visto che avevo appena fatto dell’organizzazione il mio unico mestiere!

Forse capita anche a te di sentirti sempre di corsa, sempre impegnata, stressata e senza mai avere un buco libero.

“Dove lo trovo il tempo per fare ANCHE questo?!”

Magari non è qualcosa che hai scelto tu, per esempio potrebbe essere il corso di nuovo che inizia tuo figlio, e tu devi trovare il tempo per accompagnarlo e ti tocca rivedere tutta la tua già malconcia organizzazione settimanale.

Poi in qualche modo ci riesci e trovi il tuo nuovo equilibrio. Non solo, alla fine ti rendi anche conto che non è nemmeno poi così terribile. Tutto sommato se prima facevi, diciamo “dieci”, oggi fai “dodici”, sei sopravvissuta e forse puoi persino aggiungere ancora qualcosa!

Ma allora come facevi prima, quando eri convinta di non avere tempo, se poi, alla fine, il tempo per aggiungere qualcosa l’hai trovato?

Anche io me lo chiedevo: “Ma come facevo prima, con lo stesso numero di ore, a lavorare in ufficio tutto il giorno senza trascurare nulla e trovare anche tempo per me stessa?”

Come facevo a fare il doppio delle cose in metà tempo?

Ma certo! C’è un sistema che ti permette di fare questo, di trovare quasi magicamente il tempo per fare tutto, quando fino a un attimo prima ti sembrava impossibile. È la legge di Parkinson.

La legge di Parkinson

Nel 1955, Cyril Northcote Parkinson, ironizzando sull’inefficienza delle organizzazioni, disse:

“Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo”.

Appassionata di gestione del tempo da una vita, avevo già sentito parlare molti anni prima di questa legge, ma era rimasta sospesa nella pura teoria fino a quando, appunto, appena mi sono messa in proprio, non ho provato l’assurda sensazione di avere sulla carta molto più tempo e sentirne invece di non averne affatto!

Perché mi fosse utile nella quotidianità l’ho poi interpretata nel suo esatto contrario:

Se è vero che con i tuoi impegni occuperai sempre tutto il tempo che hai a disposizione, sarà anche vero che quando hai meno tempo, per fare le stesse cose dovrai metterci meno tempo.

In pratica: più tempo hai e più ne sprechi e più ci metti a finire, meno tempo hai e più ti sarai motivata a darti da fare per essere produttiva.

Se hai 5 minuti per riordinare la cucina, puoi trovare il sistema di farlo in 5 minuti, se hai più tempo, ci metterai più tempo.

Se hai 30 minuti per consegnare un lavoro, troverai il sistema di stare davanti al tuo Pc super concentrata e piena di energia per finire per tempo.

Se il tuo tempo è indefinito, senza scadenze e soprattutto senza la minima consapevolezza di ciò che devi fare e quando farlo, tutto si fa caotico e avrai costantemente la sensazione di non avere mai tempo.

Come applicare la legge di Parkinson nella tua giornata

Mettiamo il caso che tu decida di iniziare un nuovo progetto, di inserire un nuovo obiettivo nella tua pianificazione, di completare una voce della tua to-do-list.

Ora pensa a quanto tempo ti potrebbe servire per finire.

Una settimana? Un’ora?

Se è un’attività che hai già fatto sei più avvantaggiata perché avrai un’idea del tempo che ti serve, se invece è qualcosa che non hai mai fatto prima, vai per ipotesi abbondando per eccesso.

Immaginiamo che tu abbia stabilito che ti servano almeno 4 ore.

Quello che devi fare è darti una scadenza inferiore.

Di quanto inferiore? Della metà più un po’ di margine.

Per esempio, se sono le 9 e pensavi di finire alle 13, ti darai come termine ultimo per finire le 11, ma siccome potrebbe non essere sufficiente, aggiungi ancora una mezzora.

In questo modo sai di non avere tutto il tempo abbondante che pensavi di avere a disposizione, ma dovrai rimboccarti le maniche, lavorare ben concentrata isolandoti da tutto e da tutti perché il tempo scorre e tu vuoi aver finito entro le 11.30.

Secondo la legge di Parkinson, se non ti dai come scadenza le 11.30, sicuramente non finirai prima dell’una, e forse andrai anche oltre!

Invece, pensa a cosa succedesse se davvero riuscissi a finire entro le 11.30!

Avresti tempo per fare una bella pausa e iniziare una nuova attività!

Ricapitolando:

  • Individua l’attività che vuoi fare
  • Se necessario suddividila in vari step più brevi
  • Immagina quanto tempo ti serve per finire
  • Dividi quel tempo a metà e poi aggiungi una percentuale di margine
  • Segui la tua routine per trovare la concentrazione e immergerti in un flusso di lavoro produttivo
  • Imposta il timer e parti!

Devi allenare la tua consapevolezza perché diventi un circolo virtuoso e non deprimente o stressante.

Altrimenti rischi di darti scadenze impossibili e al posto di avere la giusta motivazione ed efficienza, ti deprimi perché non riesci a rispettare nessuna scadenza.

Questo sistema funziona splendidamente se sei una persona che lavora molto bene sotto pressione, e il ticchettio di un timer ti mette addosso il giusto livello di adrenalina per entrare in un flusso di lavoro super concentrato!

Ma come fare quando la scadenza ravvicinata ti mette addosso solo una brutta ansia che ti paralizza?

Niente paura! In questo caso alla legge di Parkison devi affiancare un sistema di pianificazione che tenga conto di questa tua caratteristica.

Se per trovare tutti i buchi nella tua giornata per fare tutto senza sacrificare completamente il tempo per te stessa e per ciò che per te è importante, se vuoi ottenere i risultati che desideri e trovare il tuo equilibrio la teoria non basta!

Per gestire al meglio le tue attività hai bisogno di un metodo che rispetti le tue caratteristiche e si adatti al tuo stile di vita.

Posso aiutarti con SATORI: la consulenza preliminare per fare chiarezza e trovare il tuo metodo. Ti porterò a scoprire i tuoi punti di forza e quelli su cui invece è necessario intervenire per trovare il tempo dove pensi che non ci sia.

Scrivimi! carolina@myzenmanager.com

L’organizzazione rende liberi

Carolina

La Tua zen manager