Nella seconda scena del primo atto della famosissima opera di Rossini bisogna fare largo al Factotum della città: arriva Figaro!

Come chi è Figaro? È il Barbiere di Siviglia, quello che tutti vogliono, tutti cercano.

Figaro qua e Figaro là, Figaro su, Figaro giù, hai presente?

“Ahimè! Che folla! Uno alla volta per carità!”

dice Figaro piuttosto provato dalla situazione.

Ecco, proprio ieri, mi è venuta in mente questa scena durante una consulenza con una cliente.

È talmente sommersa di cose da fare che non sa da dove cominciare.

Ti suona famigliare vero?

Dì la verità, anche tu ti senti come Figaro ogni tanto.

Tutti ti vogliono, tutti ti cercano è tutto urgente è tutto importante!

Fammelo per ieri! Anzi fai tutto contemporaneamente e non se ne parla più.

“Aiuto! Che ansia!”

Quello che potrebbe succedere è ritrovarti in una o più di queste situazioni:

  • Devi posticipare una scadenza perché non sei riuscita a terminare un lavoro
  • Ti senti frustrata quando pur non essendoti fermata un minuto ti sembra di non aver concluso nulla
  • Tenti di andare avanti annaspando sull’onda dell’emergenze da risolvere dimenticando il motivo per cui lo stai facendo
  • Le cose urgenti (reali o presunte tali) ti assillano, mentre cerchi disperatamente di concentrarti su qualcosa di importante.
  • Ti ritrovi a dover fare solo cose che non sopporti, che ti risucchiano energie che invece dedicheresti volentieri ad altro e non ci riesci.

In generale ti senti lenta, soffocata e in ritardo.

Tutto diventa sfiancante , demotivante e logorante.

Tranquilla, la risolviamo.

C’è un metodo che puoi venire in tuo soccorso.

Come distinguere urgente da importante e uscire dal caos di giornate folli

Il metodo si ispira al Generale Dwight David “Ike” Eisenhower, 34° Presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961, ed è stato poi riproposto da Steve Covey autore di “The Seven Habits of Highly Effective People” ( I 7 pilastri del successo).

È la tua bussola organizzativa e, se usata bene, ti aiuta a trovare il filo rosso per uscire dal labirinto.

Te ne avevo già parlato in parte qui: I 3 strumenti indispensabili per essere subito concentrata e produttiva.

In sostanza si tratta di capire cosa, di tutta la marea di cose che devi fare, è urgente e/o importante e agire di conseguenza.

Facile no?

“Insomma, non tanto.”

Hai ragione. Quando sei lì davanti al tuo pc, alla tua scrivania non è proprio così semplice capire da dove iniziare.

E poi, lo so già cosa succede.

Magari ti sei anche fatta un bel piano strategico di tutta la giornata e poi rispettarlo diventa la più grande sfida di tutti i tempi che Ercole, levati tu e le tue 12 fatiche.

Non è facile, per due motivi:

  • Sapere che esiste un metodo e riuscire ad applicarlo ogni giorno sono due cose diverse.
  • Restare focalizzati su un’attività quando altre dieci cose e/o persone richiedono attenzione è veramente difficile.

La soluzione?

Innanzitutto

definiamo i termini per non navigare nella nebbia:

URGENTE è qualcosa che ha una scadenza impellente, lo devi fare entro un tot di tempo preciso altrimenti ne subirai le conseguenze.

IMPORTANTE è qualcosa che ti permette di andare avanti sulla strada che porta a raggiungere i tuoi obiettivi.

Chiaro fino qui?

C’è ancora un po’ di foschia?

URGENTE è quello che ti fa dire: “Oddio se non lo faccio subito sono nella emme, devo farlo tassativamente e assolutamente entro oggi”

IMPORTANTE è quello che ti fa dire: “Ok adesso mi concentro per bene perché non posso sbagliare e devo fare un ottimo lavoro

Ovviamente ci sono un po’ di sfumature in mezzo a queste due frasi.

La leggenda narra che Eisenhower dividesse la sua scrivania in questi 4 quadranti generati dall’intersezione di due assi: quello dell’urgenza e quello dell’importanza.

 

 

Quindi le situazioni in cui potresti ritrovarti sono queste 4:

1.Devi fare qualcosa che è sia urgente che importante.

In pratica sei messa veramente malissimo.

Se ti trovi in questa situazione sei in costante stato di allerta e il tuo sistema nervoso ne sta risentendo e potresti cedere da un momento all’altro.

L’unica cosa che puoi fare è rimboccarti le maniche e lavorare in modo concentrato con tutta l’energia che riesci a raccogliere.

Ehi! Può succedere di ritrovarti qui, ma per evitarlo puoi fare due cose:

  • Cerca di non arrivarci!
  • Mantieni uno stile di vita sano per avere sempre alti livelli di energia, ti serviranno a palate.

In ogni caso non è una situazione che puoi sostenere a lungo.

Sei in uno stato di CRISI per dirla alla Eisenhower.

 

2.Devi fare qualcosa che è importante ma non urgente.

Brava, se la maggior parte dei tuoi impegni è qui sei nella condizione di lavoro ideale.

Stai portando avanti i tuoi progetti con un buon margine di tempo rispetto alle scadenze.

È quello che viene definito il quadrante QUALITÀ.

Hai pianificato e ti sei organizzata per rispettare la pianificazione.

Applausi.

 

3.Devi fare qualcosa che è urgente ma non importante.

Beh insomma è da fare, ma i casi sono due:

  • Hai qualcuno a cui delegare questa incombenza non troppo delicata
  • È qualcosa per cui non serve particolare attenzione né particolare energia e puoi rimandarla a fine giornata.

Stai attenta perché questo quadrante, definito INGANNO, può farti ritenere qualcosa di urgente o importante quando in realtà non lo è affatto.

Cerca sempre di stabilire il livello di urgenza e chiediti sempre quanto ti è utile, dove ti portano i risultati.

Anche in questo caso una buona pianificazione ti semplifica notevolmente la giornata.

 

4.Devi fare qualcosa che non è urgente e non è importante.

Si chiama “cazzeggio” oppure per dirla fine alla Eisenower: SPRECO.

Ci sta, non è che per forza bisogna sempre essere efficienti e produttivi.

Lo sai che sono la prima a valorizzare il riposo, il relax, il tempo libero, il tempo perso, il tempo in cui non fare assolutamente nulla.

L’importante è, come sempre, che ci sia equilibrio e armonia.

Mantieni una visione d’insieme di quello che sei e di dove stai andando per non avere rimpianti.

 

Ora.

Ricordi la situazione ideale in cui ritrovarti qual è? LA PIANIFICAZIONE.

Come fai a pianificare i tuoi impegni? Quali strumenti usi? Quali metodi? Hai trovato il tuo sistema ideale di gestione del tempo?

Vuoi iniziare la mattina disegnando quadrati impazzendo per riempirli nel modo giusto o preferisci non perdere altro tempo prezioso?

C’è una cosa che puoi fare subito: scrivermi una mail e prendere un appuntamento.

Dimentica Figaro il factotum e riprendi in mano il tuo tempo.

Metterò insieme per te non solo questa matrice, ma anche altre tecniche e altri strumenti per fare in modo che il sistema si adatti perfettamente a TE, alle tue esigenze e ai tuoi orari.

Vuoi saperne di più? Scrivimi qui: carolina@myzenmanager.com

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Carolina

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