Arrivi sul posto di lavoro e parti subito con una corsa ad ostacoli per schivare tutto il caos che trovi sul tavolo davanti a te.

Non è il modo migliore per affrontare con la giusta energia la nuova giornata di lavoro.

Ogni piccolo dettaglio può fare la differenza e può incidere molto sul tuo livello di produttività.

La tua scrivania è uno di questi dettagli.

Iniziare la giornata mettendoti davanti al pc e non riuscire nemmeno a muovere il mouse (se lo trovi) perché bloccato da mille fogli e cartelline, non aiuta la tua produttività.

Avere sotto gli occhi mille attività diverse da seguire e passare continuamente da una all’altra senza finire nessun lavoro, ti fa sentire iperattiva e invece è deleterio per la tua produttività.

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Doverti alzare ogni volta che devi stampare un foglio, no aspetta è venuto male, no aspetta si è inceppata la carta, no aspetta devo anche scannerizzare, no aspetta è finito il toner….

Indovina un po’, non è utile alla tua produttività.

“Beh così faccio movimento e mi sgranchisco le gambe!”

Si l’ho pensato anch’io una volta, era un martedì.

Quel giorno di molto tempo fa, ero di fretta perché come al solito me ne erano capitate di tutti i colori e avevo pochissimo tempo per finire un lavoro prima di correre da un cliente.

La sera stessa ho staccato la stampante e l’ho messa a portata di braccio.

In quei momenti ogni secondo conta e l’ultimo dei tuoi pensieri è fare movimento per sgranchirti le gambe, credimi.

Per fare movimento ci sono mille altri momenti utili ed efficaci, ma questa è un’altra storia.

Tornando alla scrivania.

La mia è ordinata solo nel momento in cui non la sto usando, quando lavoro regna felice e orgoglioso il caos.

Però è organizzata e in continua evoluzione, perché quando mi accorgo che c’è un flusso che non scorre fluido, mi inceppo in qualche azione: c’è una cosa che va spostata, sistemata diversamente, organizzata meglio.

È organizzata per ottimizzare gli spazi ed evitare che il caos regni indisturbato in eterno.

È organizzata per ottimizzare il tempo ed evitare di perderlo per cercare o fare qualcosa.

È disordinata quanto basta per stimolare la creatività e circondarmi di cose colorate che fanno bene all’umore, ma senza perdere quel senso di accoglienza rassicurante che uno spazio ordinato e pulito trasmette.

Vorresti anche tu una postazione di lavoro con queste caratteristiche?

Cosa devi fare per avere una scrivania organizzata ed essere produttiva

Il segreto per avere una postazione di lavoro che ti aiuti davvero a lavorare meglio è trovare il giusto equilibrio tra “ispirazione e azione” tra “creatività e concretezza” tra “ordine e disordine” .

Va bene non avere un ordine maniacale perché il processo creativo aiuta a lavorare meglio, ma il caos, se non controllato, ti farà sentire più stanca e meno concentrata.

Quindi come si fa?

Semplice!

La prima cosa che devi fare però, anche se hai la scrivania in casa: vestiti come se andassi in ufficio (un ufficio molto informale se vuoi, ma non lavorare in ciabatte!)

Te ne avevo già parlato qui, ricordi? Freelance organizzata in 10 mosse

Vestita?

Ok! Allora puoi ora seguire i 3 step base del metodo My Zen Manager che ormai conosci:

Prepara – Seleziona – Disponi

 

PREPARA

Sgombera completamente il piano e tutti i ripiani e dai una bella pulita.

Elimina dalla vista tutti i cavi. Fanno subito disordine inutile. Ci sono soluzioni pronte all’uso molto pratiche, ma puoi usare per esempio anche una semplice scatola di cartone (con una bella fantasia che ti piace) da forare per far passare i fili e non averli alla rinfusa sotto gli occhi.

Recupera delle cassette porta corrispondenza e contenitori di varie dimensioni, forme, colori e materiali. Ti serviranno per disporre quello che ti serve secondo un preciso criterio e soprattutto per mantenere un sistema che funzioni nel tempo.

 

SELEZIONA

Penserai che tutto è indispensabile, ma non è così. Scegli cosa tenere a portata di mano e ritira tutto il resto, o la tua scrivania assomiglierà a un magazzino.

Tutto ciò su cui non stai lavorando in questo momento, quello che ti serve solo per consultazione, materiale di scorta, oggetti che non c’entrano con il lavoro… mettilo via e prendilo solo se e quando ti serve.

 

DISPONI

Benissimo!

Ora non ti resta che sistemare tutto in modo da creare una gestualità quotidiana che ti permetta di incanalare tutte le tue energie nelle tue attività senza stressarti.

Per farlo devi sistemare le cose secondo una logica.

Quale sia quella giusta per te non posso ancora saperlo, ma ci sono alcuni suggerimenti generici che puoi mettere subito in pratica.

Punto n.1

Secondo il Feng-shui c’è uno spazio, la “zona attiva”, che deve contenere solo lo stretto indispensabile. Tu + un blocco per gli appunti e una penna + la tastiera e il mouse (oppure il telefono a seconda dell’attività che svolgi) + il progetto su cui stai lavorando, stop.

Appena fuori da questa zona tieni solo ciò che ti potrebbe servire, ma che non usi spesso. L’agenda, materiale di cancelleria di base (gomma, matita, evidenziatori, graffette..) e subito oltre questo spazio, tutto quello che potrebbe servirti per il tuo progetto in corso (cartelline, raccoglitori), cancelleria di uso meno frequente (pinzatrice, forbici, nastro adesivo) e, possibilmente e consigliato, la stampante.

Per riuscire a selezionare pensa a quello che ti porti dietro quando sei in giro per lavoro, in una borsa. Ecco, quello è il tuo stretto indispensabile o poco più.

A questo punto ti sembrerà una scrivania triste e asettica, quindi puoi aggiungere qualcosa di bello, che ti ispiri o che ti aiuti a sentirti in un posto accogliente.

Io per esempio ho la mia fedele coccinella (Te l’ho presentata qui), una piantina grassa, un giochino a forma di tigre e una tazza per il te verde.

In questo modo la tua scrivania sarà essenziale, ma sarà in sintonia con te.

Punto n.2

Per dividere e tenere in ordine il materiale usa i contenitori e le etichette.

Impila i porta documenti e dividi i progetti in base a un criterio di stato di progressione dei lavori. Utilizza dei barattoli per tenere in ordine le graffette, gli elastici e altra piccola oggettistica se non hai a disposizione dei cassetti.

Le etichette sono utilissime sia per cartelline e faldoni, ma anche per cassetti, archivi e scatole soprattutto se usi uno spazio condiviso ed è importante sapere sempre dove e come archiviare.

Leggi anche: Lo Zen e l’arte di Archiviare con cura

Punto n.3

Lascia sempre un po’ di spazio libero, almeno ¼ di tutto quello che potresti occupare.

Se hai un portapenne straripante, una cartellina che non riesci a chiudere e nemmeno pochi centimetri per appoggiare qualcosa sulla scrivania, fermati e togli.

Più spazio lasci libero più semplice sarà riordinare, pulire e trovare quello che cerchi.

L’accumulo soffoca.

Leggi anche: Space clearing e decluttering. L’arte di lasciare andare il passato e creare spazio per il futuro.

Così come puoi sentirti schiacciata dal peso di tanti incarichi da gestire, tante responsabilità da sostenere, allo stesso modo una scrivania troppo affollata impedirà alla tua mente di restare lucida, attiva, produttiva.

Punto n.4

Lascia anche un po’ di caos mentre stai lavorando.

Ci vuole equilibrio, come in tutte le cose.

Ti potrebbe servire tirare fuori molto materiale da consultare, rivedere fogli di appunti di corsi, riprendere in mano pratiche di altri clienti… Va bene.

L’importante è che tu ti prenda alla fine della giornata un momento per rimettere la scrivania come l’hai trovata al mattino.

È un momento molto importante quello del riordino, non sottovalutarlo mai.

Anche se sei stanca e non vedi l’ora di chiudere tutto, ti bastano pochi minuti (e saranno sempre ben spesi) per fare il punto della situazione e riprogrammare le attività del giorno dopo.

Se sei anche tu una libera professionista che non riesce mai a staccare dal lavoro, questo momento di riordino è ancora più prezioso.

Ristabilire l’ordine essenziale sulla tua scrivania sarà di riflesso anche un ordine mentale e ti aiuterà a sentirti meno stanca.

Nella vita, come nel lavoro, abbiamo bisogno di circondarci di bellezza, creatività, ispirazione, ma dobbiamo anche essere capaci di passare all’azione concreta mantenendo sempre concentrazione e attenzione.

Non è facile, ma attraverso la giusta organizzazione, è possibile.

Perché l’organizzazione funzioni e possa essere mantenuta a lungo nel tempo deve essere semplice e intuitiva.

Hai girato, riposizionato e trasformato il tuo angolo di lavoro più volte, ma non hai ancora trovato la soluzione giusta?

Hai dei cassetti? Usi le mensole? Hai un ripiano piccolissimo oppure molto spazioso ma che occupi subito in modo disordinato?

Vorresti migliorare la tua postazione operativa, ma non sai come organizzarti al meglio?

Scrivimi qui e raccontami com’è organizzata la tua scrivania.

Sono qui apposta per approfondire questo argomento e aiutarti a trovare la combinazione di soluzioni perfetta per te.

L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager