Per quanto io sperimenti e testi da anni tantissimi metodi di organizzazione e gestione del tempo, quello che più utilizzo in assoluto in prima persona e che suggerisco durante i miei percorsi di consulenza individuale è conosciuto come “Time blocking” (o “time boxing”).

Come funziona?

Per dirla in modo meno tecnico è quel sistema semplice ed efficace che ti permette di pianificare la tua settimana inserendo le attività in blocchi di tempo prestabiliti.

In questo modo puoi raggruppare le attività assegnando “un argomento” a ogni giornata e poi ogni giornata verrà suddivisa a sua volta in intervalli temporali che vanno da una certa ora ad un altra, con un’attività specifica da svolgere.

L’ampiezza dello slot di tempo è variabile. C’è chi organizza la giornata in slot brevissimi da 5 minuti (abbastanza folle, ma ehi, viva la libertà!) oppure molto più ampi, anche di diverse ore (un po’ rischioso se tendi a distrarti, ma associando ad altri metodi di gestione del tempo può funzionare).

Esistono tantissime varianti di schemi che puoi utilizzare e ci sono molti sistemi per acquisire padronanza nell’utilizzo di questo metodo, che non è per tutti di immediato e facile utilizzo.

Quello che succede, se non hai imparato a costruirlo nel modo più funzionale per la tua specifica situazione, è che già dal primo giorno potresti trovarti in difficoltà e non riuscire a rispettarlo.

Di conseguenza ti scoraggi e convinci di non aver ancora trovato il metodo adatto a te.

La verità è che, adattato e preparato bene, può dare una vera svolta alle tue giornate e migliorare in modo davvero consistente la tua capacità di padroneggiare e dilatare il tempo, per riuscire a fare tutto ciò che vuoi!

Ti sentirai pronta a conquistare il mondo!

Io adoro questo sistema, lo utilizzo per pianificare qualunque periodo della mia vita e lo aggiorno costantemente adattandolo all’evolversi delle situazioni.

Come ti ho detto è anche il metodo che utilizzo per le mie clienti nella quasi totalità dei casi perché ci sono almeno 6 ottime ragioni per imparare a utilizzarlo.

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Le 6 ragioni per usare il Time Blocking

1.Ti salva dal multitasking

Già solo questa ragione potrebbe essere più che sufficiente.

Hai in mente tantissime attività da fare, progetti da portare avanti che si aggiungono a giornate già densissime in cui devi riuscire a incastrare tutti i pezzi del puzzle. Le tue to-do-list sono infinite, continuamente riportate da un giorno all’altro perchè mai esaurite e in compenso tu si, un po’ ti stai esaurendo.

La soluzione a cui ti affidi anche inconsapevolmente è quella di cercare di fare più cose contemporaneamente nella completamente errata convinzione di riuscire a fare tutto e più in fretta.

Leggi anche: Tutte le bugie sul multitasking.

2.Puoi costruirlo in modo creativo e personalizzato

Io parto sempre da carta e penna, ma ti lascio libertà assoluta perchè tu possa:

  • Trovare il sistema che preferisci
  • Abituarti a lavorarci su in autonomia

I modi che puoi utilizzare sono molteplici.

Per esempio puoi usare un quaderno, dividerlo in caselline con i giorni e gli orari e poi riempire le caselline a penna, con i pennarelli o le matite colorate. Oppure puoi usare un foglio grande di cartoncino e tanti post-it colorati. Se sei più portata per la tecnologia puoi usare fogli di lavoro, programmi di grafica e via dicendo.

Puoi iniziare con un time plan giornaliero e poi passare a struttura settimanale, o viceversa.

Anche per imparare a crearlo possiamo seguire percorsi diversi a seconda di quelle che sono le tue esigenze del momento.

3.Previene la procrastinazione e aumenta la consapevolezza

Utilizzando questo sistema ti prendi un impegno con te stessa, e non con qualcun altro come fai di solito segnando in agenda solo gli appuntamenti e lasciando che tutto il resto avvenga fuori dal tuo controllo.

Sei costretta a quantificare il tempo che dovrai dedicare a una determinata attività e ti renderai subito conto di quanto possano essere molto poco realistiche e sostenibili le tue kilometriche “to-do-list”.

Ti abituerai a riconoscere subito le tue priorità e fare delle scelte di conseguenza per dare valore a ciò che per te conta davvero senza trascurare nulla e passare all’azione ritrovando la tua motivazione più autentica.

4.È uno strumento che evolve con te e si adatta ai cambiamenti

La vita non è mai qualcosa di statico, ma è in continuo divenire. Ci sono novità in arrivo, cambiano le situazioni, gli orari, gli impegni… ma il metodo che hai acquisito e su cui hai fondato solide basi resta sempre. Potresti piacevolmente stupirti nello scoprire anche il lato divertente del tuo time-plan, quel momento in cui sostituirai una casellina con un altra, o l’allungherai o accorcerai strada facendo.

Adesso probabilmente penserai che sono un po’ pazza fanatica, lo so, ma un giorno potresti provare anche tu la bellissima sensazione di avere pieno controllo del tuo tempo e non più subirlo passivamente.

5.Ti aiuta ad affrontare gli imprevisti

Ogni tanto va benissimo, è liberatorio e aiuta a mantenere l’equilibrio, lasciarsi andare a giornate completamente libere da ogni programmazione.

Io per esempio ho il venerdì come giorno di “decompressione” in cui raramente prendo appuntamenti e mi dedico principalmente ad attività più fisiche che mentali.

Questo giorno apparentemente vuoto mi permette di avere un “jolly” in cui poter inserire attività che sono saltate a causa di vari imprevisti oppure che decido all’ultimo di aggiungere quando faccio la pianificazione della settimana successiva.

Gli imprevisti per definizione non puoi controllarli, ma puoi fare in modo che quando si presentano non ti travolgano come uno Tzunami, ma che ti trovino invece preparata, pronta ad afforntarli con calma.

Il metodo di pianificazione per blocchi proprio per la sua elasticità e adattabilità ti permette di avere sempre nelle tue mani il controllo del tuo tempo.

Leggi anche: Lo Zen e l’arte di affrontare l’imprevisto

6.In un solo colpo d’occhio hai una visione puntuale e d’insieme

Ti basterà un’occhiata veloce all’agenda per renderti conto di che giornata dovrai affrontare, e dove programmare strategicamente i momenti vuoti necessari anche a mantenere sempre il giusto equilibrio tra attività e relax.

Potrai focalizzarti meglio sulle singole attività perchè saprai esattamente quale sarà il passo successivo che ti aspetta e questo ridurrà notevolmente le tue ansie da “non ce la farò mai!”

Non solo avrai piena consapevolezza della situazione attuale, ma anche di quella passata.

Vuoi mettere la soddisfazione di guardarti indietro e vedere quante cose sei riuscita a fare? E se non ci sei invece riuscita, perchè può capitare, è normale, puoi capire meglio e consapevolmente come sono andate le cose e dove puoi migliorare!

Leggi anche: Scopri come raggiungere i tuoi obiettivi guardando anche indietro soddisfatta (e non solo avanti)

Infine aggiungo un ultimo punto fuori programma: è adattabile a tutti!

  • Non riesci mai ad avere del tempo per te perchè la famiglia, i figli, il lavoro ti assorbono ogni minuto della giornata? Allora sarà quello il primo tassello che andremo a fissare!
  • Sei diventata freelance da poco e tutto questo tempo libero dalle mura di un ufficio non sai come impiegarlo e passi da un attività a un’altra con la costante sensazione di girare in tondo? Raccontami nel dettaglio di cosa ti occupi e troviamo un tempo per ogni cosa!
  • Le tue giornate partono ben organizzate, ma gli imprevisti ti mandano all’aria tutti i piani e le settimane ti scivolano via dalle mani senza portare avanti i tuoi progetti come vorresti? Ci vuole un piano settimanale e una revisione dei tuoi task quotidiani!

Sono solo alcuni esempi di casi diversi, ma, indipendentemente dal problema, si parte sempre dai tuoi obiettivi e da un’analisi consapevole della tua situazione attuale per capire come migliorarla.

Insomma. Come si fa a non amare questo metodo? Cosa aspetti a iniziare?

Mi piacerebbe guidarti passo passo nella creazione della tua pianificazione, ma per poterti aiutare davvero in modo efficace e duraturo, per superare le difficoltà e sciogliere tutti i dubbi, ho bisogno di conoscerti meglio.

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L’organizzazione rende liberi

Carolina

la Tua zen manager